Fördermittel Budgetplanung (Teil 1): Grundregeln

Mit diesem Artikel starten wir eine dreiteilige Miniserie über die richtige Budgetplanung für Förderanträge.

Angesichts der Unsicherheitsfaktoren vieler Projekte ist die Erstellung eines vollständigen und realistischen Budgetplans auch für den erfahrenen Fördergeldexperten eine Herausforderung. Besonders dann, wenn Sie mit Ihrem Förderprojekt einen neuen methodischen Ansatz erproben möchten und Neuland betreten, ist es nicht immer einfach, alle Kosten und Einnahmen genau zu schätzen.

Finanzpläne sind eine Wissenschaft für sich

Wie komplex es im Einzelfall werden kann, sieht man an den unterschiedlichen Vorstellungen der Förderer was bei den Personalkosten angesetzt werden darf:

  • Manche Förderinstitutionen akzeptieren nur die Bruttobezüge der Beteiligten
  • Andere tragen zusätzlich die Lohnnebenkosten durch die Sozialversicherungen
  • Einige Förderinstitutionen akzeptieren auch kalkulatorische Lohnnebenkosten z.B. für Ausfallzeiten
  • Viele schließen Gratifikationen und Sonderbezüge (z.B. Weihnachtsgeld) aus
  • Eine Frage kann auch sein ob Urlaubs- und Weiterbildungstage anerkannt werden
  • Bei öffentlicher Förderung gilt meist das Besserstellungsverbot, d.h. die Projektmitarbeiter dürfen nicht mehr verdienen, als vergleichbare Angestellt im öffentlichen Dienst. Wenn Sie aber auf bereits auf angestellte Mitarbeiter zurückgreifen, die nach Ihrem Verbands- oder Haustarif angestellt sind, müssen die Abweichungen genau berücksichtigt werden
  • Bei manchen Förderern kann man auch für ehrenamtliche Kräfte eine Kostenpauschale veranschlagen, die Höhe kann dabei aber stark variieren.

Wenn Sie nicht selbst ein Buchhaltungs- und Controllingexperte sind, ist es vor diesem Hintergrund nachvollziehbar, dass Sie fachliche Unterstützung von den Profis benötigen.

Die wichtigste Grundregel: Holen Sie sich fachliche Unterstützung von den Finanzexperten in Ihrem Haus

Wenn Sie diese Know-how nicht intern haben, nutzen Sie jemand externes. Vielleicht haben Sie einen Steuerberater oder Buchhalter als Dienstleister oder Sie können Jemanden mit diesem Wissen als ehrenamtlichen Unterstützer gewinnen.

Grundsätzliche Vorgehensweise

Für einen soliden Budgetplan müssen die Einnahmen und Ausgaben getrennt beschrieben werden. Die beantragten Mittel werden als Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben dargestellt.

Manchmal werde ich in Seminaren gefragt, ob man bei der Budgetplanung eher großzügig sein soll, um ggf. anfallende kategorische Kürzungen abzufangen oder ob es von Vorteil ist, ein möglichst günstiges Angebot zu machen, um ggf. billiger als die Konkurrenz zu sein. Wenn man mit den Referenten der Förderinstitutionen spricht, werden etwa gleich viele Förderanträge wegen zu hoher Budgets abgelehnt, wie wegen zu niedriger Kostenansätze.

Beim Ansatz der einzelnen Ein- und Ausgabenposten und der Zusammenstellung des Gesamtbudgets sollten Sie die folgenden Grundsätze beachten:

  • Orientieren Sie sich bei allen Posten an den branchenüblichen Vergleichswerten.
  • Berücksichtigen Sie die genauen Vorgaben des Förderers für die Personalkosten
  • Achten Sie auf Obergrenzen für Kostensätze, z. B. Besserstellungsverbot im Vergleich zum TVÖD, maximale Honorarsätze für externe Mitarbeiter (Referenten, Berater)
  • Überprüfen Sie die Möglichkeiten, ehrenamtliche Arbeit (z. B. in Form von Pauschalen) zu berücksichtigen.
  • Prüfen Sie, inwieweit Personal, Sachmittel und Infrastruktur unentgeltlich für das Vorhaben genutzt werden können und welche Kosten anfallen würden, wenn man diese nicht umsonst nutzen könnte. Wie lässt sich dadurch der Eigenanteil erhöhen?
  • Können Sachinvestitionen durch Mieten, Leasen oder Sachspenden reduziert werden?
  • Wie hoch ist das Risiko, dass einzelne Budgetansätze nicht eingehalten werden und lässt sich dafür eine nachvollziehbare Reserve einplanen?
  • Erstellen Sie ein „Worst case“-Szenario. Welche Kosten entstehen im schlechtesten Fall und wie können Sie dieses Risiko abfangen?
  • Wenn Sie bei einzelnen Posten unsicher sind, immer direkten Kontakt mit der Förderinstitution aufnehmen!

Im nächsten Teil unserer Miniserie sehen wir uns dann zusammen die Elemente der Einnahmenseite genauer an.

Fotonachweis: istock MsLexx

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