Erst persönlich fragen – dann den Förderantrag schreiben

Fördermittel 123In meinen Seminaren und bei Beratungsmandaten werde ich immer wieder gefragt, ob man vor der Antragstellung Kontakt zur Förderinstitution aufnehmen soll oder darf.

Meine Antwort ist: Ich würde immer versuchen zuerst mit einem Ansprechpartner des Förderers zu sprechen, bevor ich mich an die Ausarbeitung des Antrags mache.

In der Regel freuen sich die Mitarbeiter der Förderinstitution, wenn sie behilflich sein können. Das gehört mit zu ihrer Stellenbeschreibung. Klären Sie in einem persönlichen Gespräch alle Punkte der Förderbedingungen, bei welchen Sie unsicher sind.

Durch die persönliche Ansprache können Sie Folgendes erreichen:

  • Sie erfahren, ob ein Antrag überhaupt Sinn macht und ob es offene oder verdeckte Ausschlusskriterien gibt
  • Sie erhalten Informationen über die augenblickliche Antragssituation
  • Sie gewinnen zusätzliche Informationen über die Rahmenbedingungen eines Antrags
  • Sie finden einen persönlichen Ansprechpartner und bauen eine Beziehung zu ihm auf

Die Förderinstitution profitiert ebenfalls von diesem Gespräch

  • Potentielle Anträge, welche grundsätzlich nicht in das Förderspektrum passen werden gar nicht erst gestellt
  • Die Kontaktaufnahme ist ein erster Hinweis auf das hohe Engagement des Antragstellers
  • Die Qualität der Anträge kann durch konkrete Vorschläge gesteigert werden

Ich habe auf diesem Weg immer wieder hilfreiche Tipps bekommen, die in den Ausschreibungsunterlagen nicht zu finden waren.

Folgende Kommunikationswege stehen ihnen in der Regel offen:

  • Telefonischer Kontakt (ist unaufwendig, hat sehr persönlichen Charakter und verursacht auch beim Angerufenen relativ wenig Aufwand)
  • E-Mail (flexibel, verbindlicher als das Telefon, Gefahr der „Schludrigkeit“ bei der Formulierung, zusätzlich geeignet zur Ergebnissicherung in Form einer Zusammenfassung eines Telefongesprächs)
  • Brief (hat förmlichen Charakter und hohe Verbindlichkeit, ist relativ aufwendig in der Bearbeitung)
  • Persönlicher Kontakt im Rahmen eines Besuchs oder Treffens (hat sicher die stärkste Wirkung, ist aber nur im Ausnahmefall möglich)

Nach meiner Erfahrung sind die meisten Gespächspartner bei der mündlichen Kommunikation deutlich auskunftsfreudiger. Dabei gilt aber die Grundregel: Beachten Sie, welche Kommunikationswege die Ansprechpartner beim potenziellen Förderer bevorzugen.

Die Kontaktaufnahme sollte gut vorbereitet sein. Es ist schon sehr peinlich, wenn man Fragen stellt, die man mit einem Blick in die Ausschreibung sofort selbst beantworten könnte.

Sie sollten sich Ihre Konzeption bereit legen und überlegen, wie Sie Ihr Vorhaben mit drei oder vier Sätzen anschaulich darstellen können. Auch wenn Ihr Gesprächspartner Sie bittet, doch schnell mal eine Projektskizze zu e-mailen, sollte Sie das nicht in Verlegenheit bringen. Zur Vorbereitung des Erstkontakts können Sie die folgende Checkliste nutzen.

Checkliste: Vorbereitung des mündlichen Erstkontaktes mit der Förderinstitution

Welche Person in Ihrer Organisation ist am besten für den Erstkontakt geeignet? (kommunikative Fähigkeiten, Bekanntheit oder bestehende Beziehungen zur Förderinstitution)

Genaue Analyse der verfügbaren Informationen über die Förderorganisation, die Ausschreibung und die Ansprechpartner

Mindestens zwei bis drei Fragen vorbereiten
(am besten inhaltlicher Art)

Kurzanschreiben mit Projektskizze bereithalten
(maximal eine Seite!)

Immer ein guter Start: Gesprächseröffnung über Empfehlung oder Referenz

Seien Sie also nicht schüchtern, sondern nutzen Sie diese hervorragende Möglichkeit zusätzliche Informationen zu gewinnen und eine persönliche Beziehung aufzubauen.

Copyright Foto: © pio3 – Fotolia.com

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