Fördermittel Budgetplanung (Teil 3): Die Elemente der Ausgabenseite

Im dritten Teil unserer dreiteilige Miniserie über die richtige Budgetplanung für Förderanträge widmen wir uns der Ausgabenseite.

Die größte Schwierigkeit bei der Erfassung der Ausgaben besteht darin, dass nicht alle Kosten für die Umsetzung des Projekts exakt bekannt sind. Unvorhergesehene Änderungen und Probleme können zu deutlichen Abweichungen von der Kostenschätzung führen.

Auf der anderen Seite sind die Förderinstitutionen verpflichtet, die Fördergelder streng nach den beantragten Budgetplänen zu vergeben. Eine nachträgliche Erhöhung der Fördersumme ist fast immer ausgeschlossen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, von vornherein eine Reservesumme zu berücksichtigen und das im Budgetplan transparent zu machen.

Fördersummen werden fast nie nachträglich aufgestockt!

Ein vollständiger, sparsamer und realistischer Ausgabenplan ist ein Beleg für die Kompetenz des Antragstellers, verantwortlich mit den zur Verfügung gestellten Ressourcen umzugehen.

Die Darstellung der Kostenseite orientiert sich an den Vorgaben der Förderinstitution. Einige fordern eine Übersicht nach den verschiedenen Projektphasen, andere möchten eine Aufteilung nach Kostenarten.

Zur Erfassung der verschiedenen Kosten empfehle ich, den Projektplan zur Hand zu nehmen und für jeden Projektschritt und für jedes Teilprojekt aufzulisten, welche Personal- und Sachressourcen sie erfordern. Vielleicht haben die Finanzverantwortlichen in Ihrer Organisation dafür Vorlagen.

Um die Kosten vollständig zu erfassen, sollten folgende Punkte schrittweise abgearbeitet werden:

Ausgaben nach Projektphasen

  • Planungs- und Konzeptionsphase
  • Durchführungskosten
  • Kontroll- und Abschlusskosten

Ausgaben nach Kostenarten

 Personalkosten

  • Gehaltskosten
  • Lohnnebenkosten
  • Honorare
  • Aufwandsentschädigungen (für ehrenamtliche Mitarbeiter)

Sachkosten

  • Laufende Verwaltung
  • Büromiete
  • Kommunikation (Telefon, Internet, Porto)
  • Büromaterial
  • Reisekosten
  • Transport
  • Verpflegung
  • Übernachtungen
  • Externe Dienstleistungen
  • Versicherungen
  • Rechtsberatung
  • Übersetzungen
  • Transport
  • Miete von Räumen und Ausrüstung
  • Marketing und Öffentlichkeitsarbeit
  • Anzeigen
  • Broschüren
  • Internetseiten

Investitionskosten

  • Langlebige Wirtschaftsgüter
  • Grundstücke, Gebäude
  • Abschreibungen

Als Verantwortlicher für die Antragstellung sollten Sie den fertigen Budgetplan von den Finanzexperten und der Geschäftsführung freigeben lassen. Nichts ist ärgerlicher, als wenn man erst bei der Projektumsetzung merkt, dass ein wesentlicher Kostenblock übersehen wurde.

Ebenfalls ist mit der Geschäftsleitung abzustimmen, inwieweit man Eigenmittel für eventuelle Notfälle reserviert. Fünf bis zehn Prozent des Gesamtbudgets sind als Reserve zu empfehlen. Es ist schon vorgekommen, das kleine, finanzschwache Projektträger durch unvorhergesehene und unbeeinflussbare Kostensteigerungen in große Schwierigkeiten geraten sind, die im schlimmsten Fall bis zur Insolvenz geführt haben.

Hiermit ist unsere Miniserie über die Budgetplanung abgeschlossen. Hier finden Sie Teil1 Grundregeln und Teil2 Einnahmeseite unserer Miniserie zur Budgetplanung.

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