Wenn man nach langwieriger Konzeption und Antragstellung endlich die Zusage der Förderinstitution in Händen hält ist die Freude groß. Endlich kann es mit dem Vorhaben losgehen! Bei aller Euphorie sollte man aber nicht vergessen, dass die Zusammenarbeit mit dem Förderer jetzt in die entscheidende Phase geht. Durch die externe Förderung haben Sie nun einen zusätzlichen Partner, dessen Wünsche und Vorstellungen Sie in die Projektumsetzung integrieren müssen.
Am Anfang steht der Vertrag
Die eigentliche Vergabe der Fördermittel wird in der Regel in einem Vertrag festgelegt. Sie verpflichten sich darin, alles zu versuchen, die angestrebten Ziele mit den im Antrag beschriebenen Maßnahmen zu erreichen. Darüber hinaus werden die Details der Zusammenarbeit zwischen Förderinstitution und Gefördertem festgelegt. Folgende Punkte stehen dabei im Mittelpunkt:
- Auszahlungsplan (Zu welchen Zeitpunkten und nach Erreichen welcher Meilensteine werden die Fördermittel auf welches Konto überwiesen? Muss die Zahlung jeweils beantragt werden oder erfolgt sie automatisch?)
- Meilensteine und terminliche Rahmendaten (Festlegung von Beginn und Ende des gemeinsamen Projekts, Definition von Meilensteinen)
- Berichtswesen (Wer berichtet wem zu welchem Terminen und in welcher Form?)
- Abrechnungsmodalitäten (Vorgaben für Belege, Vorgehensweise bei Abweichungen, Form und Termin der Endabrechnung)
- Leitlinien für die gemeinsame Außenkommunikation (Einsatz von Logos, Textbausteinen, gegenseitige Freigabe von Pressemitteilungen)
- Genereller Rahmen der Zusammenarbeit (Benennung der Ansprechpartner, ggf. Terminierung von Besprechungen)
Der Vertrag muss von den vertretungsberechtigten Führungskräften Ihrer Organisation fristgerecht unterschrieben und zurückgesandt werden. Die terminlichen Eckpunkte sollten in den operativen Projektplan übernommen werden.
Projekt-Kick-off
Mit dem Start der Projektaktivitäten wechseln oft die für das Förderprojekt verantwortlichen Personen. Oft sind die Verantwortlichen für die Antragstellung nicht für die Umsetzung des Projekts zuständig. Von den externen Kooperationspartnern können neue Personen zum Projektteam stoßen. Die Abrechnung wird vielleicht von einem Experten aus der Buchhaltung übernommen, der von dem Vorhaben noch gar nichts weiß.
Der Projekt-Kick-off stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Informationsstand sind.
Damit keine wichtigen Informationen verloren gehen, empfehle ich, einen Projekt-Kick-off mit allen Beteiligten einzuberufen. Das Ziel ist, einen gleichen Informationsstand über das Vorhaben und die Bedingungen der Zusammenarbeit mit dem Förderpartner sicherzustellen. Seit der Fertigstellung des Antrags sind mehrere Monate vergangen, bestimmte Rahmenbedingungen haben sich vielleicht geändert und Sie haben in der Zwischenzeit neue Erkenntnisse gewonnen. Das Projektkonzept und der Projektplan müssen entsprechend angepasst werden. Mit der folgenden Checkliste können Sie den Projekt-Kick-off vorbereiten.
Checkliste: Vorbereitung des Projektstarts
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| Ziele des Treffens |
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Schlüsselfaktor Außen- und Innenkommunikation
Ein wichtiges Ziel vieler Förderstiftungen ist, durch die Förderprojekte eine positive Öffentlichkeitswirkung zu erzielen. Daher sollte man die generelle Vorgehensweise und die Abstimmungsprozesse für die Öffentlichkeitsarbeit genau absprechen.
Checkliste: Abstimmung der Außenkommunikation
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Gegebenenfalls kann es notwendig sein, Änderungen am Projektkonzept und am Projektplan mit dem Förderpartner abzusprechen. Wenn nach der langwierigen Vorbereitung das Projekt endlich gestartet werden kann, passiert es schnell, dass die Aufmerksamkeit vollständig vom Projektgeschäft in Anspruch genommen wird. Aus diesem Grund sollten Sie die Verantwortung für die Kommunikation mit der Förderinstitution klar zuweisen.
Klären Sie auch mit dem Förderpartner, wer dort die Verantwortung für die Kommunikation mit Ihnen trägt!
Die Form der Zusammenarbeit hängt in hohem Maße von den Wünschen des Förderers ab. Es gibt Partner, die Projekte „an der langen Leine“ laufen lassen und nur bei großen Abweichungen informiert werden wollen. Es gibt aber auch Institutionen, die eine sehr enge Zusammenarbeit wünschen. Die Entscheidungsbefugnisse des Ansprechpartners in der Förderinstitution können stark variieren. Manche Referenten haben weite Entscheidungsspielräume; andere müssen in einem engen Korsett von vorgegebenen Leitlinien agieren. Wie sich die konkreten Bedingungen bei Ihrem Partner darstellen, sollten Sie gezielt herausfinden, um die Kommunikationsprozesse entsprechend gestalten zu können.
[hr]
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