Im ersten Teil des Blogartikel wurde deutlich: Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Förderanträgen ist keine rein technische Frage. Vertrauen, Qualität und Verantwortung sind zentrale Voraussetzungen dafür, dass KI im Fördermittelfundraising überhaupt sinnvoll eingesetzt werden kann. Ohne fachlichen Kontext, klare Ziele und eine bewusste Steuerung bleibt ihr Einsatz beliebig oder riskiert gar die Qualität der Anträge.
Auf dieser Grundlage geht es nun einen Schritt weiter. Wie kann KI den Schreibprozess von Förderanträgen konkret unterstützen, ohne fachliche Substanz zu ersetzen?
Konkrete Einsatzmöglichkeiten von KI im Schreibprozess
Wenn wir KI beim Schreiben von Fördermittelanträgen einsetzen, tun wir das in der Regel mit zwei Zielen: Wir wollen Zeit sparen und die Qualität unserer Texte verbessern. Vor diesem Hintergrund lohnt sich ein Blick darauf, wie KI den Schreibprozess ganz konkret unterstützen kann.
1. Formatieren
Ein naheliegender und inzwischen weit verbreiteter Einsatzbereich ist die sprachliche und formale Optimierung von Texten. KI kann dabei helfen, Texte zu lesen, zu analysieren und auch aufzubereiten.KI kann dabei unterstützen, Passagen zusammenzufassen, Texte zu übersetzen und Formulierungen zu kürzen oder zu vereinheitlichen, besonders dann, wenn Zeichenbegrenzungen eingehalten werden müssen.
2. Brainstorming
Das Schreiben von Förderanträgen ist häufig eine Einzelarbeit. KI kann in diesem Prozess als reflektierendes Gegenüber dienen. Sie hilft, Gedanken zu strukturieren, Alternativen zu entwickeln und neue Perspektiven einzunehmen.
Beispiele für den Einsatz:
- Generierung verschiedener Vorschläge für Projekttitel, um neue Denkanstöße zu erhalten.
- Entwicklung alternativer Ansätze zur Zielerreichung – etwa die Frage, ob ein Ziel durch Workshops, Ideenwerkstätten oder andere Formate besser erreicht werden kann.
- Unterstützung bei der Formulierung von Key Performance Indicators (KPIs), um definierte Ziele messbar zu machen.
Insgesamt trägt KI in dieser Phase dazu bei, Denkprozesse zu erweitern und den Blick über den gewohnten Rahmen hinaus zu öffnen.
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3. Recherchieren
Viele Systeme, darunter ChatGPT, Perplexity oder Claude, verfügen heute über Internetzugriff und liefern Quellenlinks mit, die eine Überprüfung ermöglichen. Dies eröffnet neue Möglichkeiten, etwa für eine erste Orientierung in einem Themengebiet oder für das gezielte Filtern relevanter Studien für die Bedarfsbeschreibung.
Gleichzeitig bestehen weiterhin Risiken. Studien zeigen, dass die Zahl an Falschinformationen und sogenannten Halluzinationen zugenommen hat. Wenn man sagt, dass ein KI-System halluziniert, meint man damit, dass das KI-Modell Antworten erzeugt, die plausibel klingen, aber faktisch falsch, frei erfunden oder nicht belegt sind.
Ein Grund dafür ist, dass KI-Systeme heute fast immer eine Antwort liefern, selbst dann, wenn keine verlässlichen Informationen vorhanden sind. Gerade bei politisch sensiblen Themen werden Falschinformationen bewusst im Internet gestreut, sodass häufig unzutreffende Inhalte übernommen werden. Hinzu kommt, dass KI bislang Schwierigkeiten hat, Informationen zeitlich richtig einzuordnen, was zu veralteten oder aus dem Kontext gelösten Aussagen führen kann.4. Feedback einholen
KI eignet sich gut dafür, Texte und Ideen zu hinterfragen: Wo bleibt die Argumentation unklar? Fehlen Daten? Gibt es logische Brüche?
Solche Rückmeldungen helfen, blinde Flecken zu erkennen und die Plausibilität des Projekts zu prüfen, um Vorhaben realistischer einzuschätzen und mögliche Schwächen frühzeitig zu erkennen.
5. Kuratieren vorhandener Materialien
Viele Organisationen verfügen bereits über Textbausteine, frühere Anträge oder interne Papiere. Bei der KI-Nutzung geht es nicht darum, alle Texte von Grund auf neu zu schreiben, sondern vorhandene Anträge, Konzepte oder Hintergrunddokumente gezielt zu sichten, zu strukturieren und für neue Vorhaben wiederzuverwenden. KI kann dabei unterstützen, indem sie große Textmengen durchsucht, relevante Passagen erkennt, Zusammenfassungen erstellt und ähnliche Inhalte zusammenführt. So lassen sich bewährte Formulierungen, Argumentationslinien und Beschreibungen effizient weiternutzen und an neue Fördervorgaben anpassen.
6. Korrigieren und feinjustieren
Im letzten Schritt unterstützt KI bei der sprachlichen Feinarbeit. KI kann als Erweiterung zur klassischen Rechtschreib- und Grammatikkorrektur genutzt werden, um:
- Synonyme oder alternative Formulierungen vorzuschlagen,
- Satzstrukturen zu variieren,
- unklare Passagen präziser zu formulieren.
Dies ermöglicht, Texte flüssiger, konsistenter und adressatengerechter zu gestalten – ein entscheidender Aspekt in der Fördermittelkommunikation.
Der K.I.A.D.-Ansatz: Vom Ausprobieren zum strategischen Einsatz
Die bisherigen Beispiele zeigen: KI kann an vielen Stellen im Schreibprozess unterstützen.
Ohne klaren Kontext, ohne strukturierten Input in Form von Arbeitsanweisungen und ohne reflektierten Umgang entstehen schnell unpräzise, generische oder falsche Ergebnisse. Genau hier setzt der K.I.A.D.-Ansatz an.
In vielen Organisationen beginnt die Nutzung von KI eher experimentell: Man probiert Prompts aus, testet verschiedene Tools oder lässt sich erste Textentwürfe generieren. Diese ersten Schritte sind wertvoll und gleichzeitig müssen wir ab einem bestimmten Punkt aus dem Trial-and-Error-Modus ausbrechen und einen strategischen Ansatz verfolgen. Hierzu wurde der K.I.A.D-Ansatz von der Fördermittelberaterin Mira Pape entwickelt.
Der Ansatz ist aus der praktischen Arbeit mit gemeinnützigen Organisationen und einer Vielzahl von Weiterbildungsveranstaltungen mit insgesamt über 3.000 Teilnehmenden entstanden.
Der K.I.A.D.-Ansatz beschreibt vier Handlungsfelder, mit denen KI im Antragsprozess so eingebunden wird, dass sie tatsächlich entlastet und nicht zusätzliche Unsicherheiten erzeugt:
K = Kontext
I = Input & Interaktion
A = KI-Assistenten
D = Dokumentation
Dabei beantwortet er Fragen wie:
- Welche Informationen braucht die KI, um relevante Ergebnisse zu liefern?
- Wie entwickeln wir präzise Arbeitsanweisungen?
- Wie bauen wir Werkzeuge, die unser Team langfristig unterstützen?
- Und wie stellen wir sicher, dass wir im Laufe der Zeit besser, schneller und konsistenter werden?
K wie Kontext: Ohne Grundlagenwissen keine relevanten Ergebnisse
Die Ergebnisse von KI-Tools sind nur so gut wie die Informationen, die wir ihnen zur Verfügung stellen. Gerade bei Förderanträgen, die komplexe Sachverhalte beschreiben und einen hohen fachlichen Anspruch haben, ist es unverzichtbar, der KI ausreichend Hintergrundwissen zu geben.
Dazu gehören zum Beispiel:
- bestehende Antragstexte und Projektskizzen
- Berichte, Studien und Evaluationen
- Beschreibungen der Zielgruppen und Wirkungsmodelle
Je klarer der Kontext ist, desto weniger muss die KI „raten“ – und desto geringer ist das Risiko für generische, austauschbare Texte.
I wie Input & Interaktion: Von der Suchmaschine zum Dialogpartner
Viele von uns sind es gewohnt, mit Suchmaschinen in Stichworten zu sprechen. KI funktioniert anders. Wenn wir nur eingeben „Schreibe mir einen Förderantrag für ein Umweltschutzprojekt“, bekommen wir genau das: einen sehr allgemeinen, austauschbaren Text.
Besser ist es, die KI wie einen neuen, fachlich versierten Kollegen zu behandeln, der noch nicht alles über uns und unsere Arbeit weiß und eindeutige Anweisungen braucht. Das bedeutet:
- ausführliche Projektbeschreibungen mitgeben
- Zielgruppe, Ziele, Maßnahmen und Rahmenbedingungen klar benennen
- Rückfragen der KI beantworten und Ergebnisse Schritt für Schritt nachschärfen
Je präziser der Input und je dialogischer wir mit der KI arbeiten, desto besser werden die Ergebnisse und desto eher spürt man unsere Haltung und unseren fachlichen Anspruch im Text.
A wie KI-Assistenten: Aus Tools digitale Teammitglieder machen
Statt jedes Mal bei Null anzufangen, lohnt es sich, wiederkehrende Aufgaben zu dokumentieren und eigene KI-Assistenten zu entwickeln. Diese Assistenten „kennen“ unsere Organisation, die Arbeitsabläufe und unseren Schreibstil.
Mögliche Assistenten sind zum Beispiel:
- ein Projektentwicklungs-Assistent, der aus ersten Ideen eine förderfähige Projektskizze macht
- ein Schreib-Assistent, der bei der Formulierung und Strukturierung von Anträgen unterstützt
- ein Feedback-Assistent, der fertige Texte anhand von Förderrichtlinien und Wirkungszielen prüft
In der Praxis kann das so aussehen: Eine Teilnehmerin des 6-wöchigen Intensivprogramms hat für BMZ-Anträge einen Leitfaden-Assistenten eingerichtet, der alle relevanten Programmlinien und Kriterien „im Kopf“ hat. Eine andere nutzt einen Feedback-Assistenten, um Lücken und Unklarheiten im finalen Entwurf sichtbar zu machen.
D wie Dokumentation: Lernen, was funktioniert – und was nicht
Der letzte Schritt wird oft unterschätzt: die Dokumentation. Wenn wir festhalten, welche Prompts gut funktioniert haben, welche Assistenten hilfreich sind und wo Schwierigkeiten aufgetreten sind, entsteht nach und nach ein organisationsweites Erfahrungswissen.
Die Vorteile:
- wir müssen nicht jedes Mal bei Null anfangen
- wir lernen unterschiedliche Ansätze von Kolleg*innen kennen
- wir erkennen, wo sich Prozesse verbessern lassen
- wir machen den KI-Einsatz Schritt für Schritt effizienter und verlässlicher
Dokumentation ist damit weniger „lästige Nacharbeit“, sondern der Hebel dafür, dass KI nicht nur ein Experiment bleibt, sondern ein tragfähiger Bestandteil der Fördermittelarbeit wird.
Unsere aktuellen Weiterbildungen:
Der K.I.A.D.-Ansatz beschreibt, wie KI im Antragsprozess sinnvoll eingesetzt werden kann. In der Praxis zeigt sich schnell: Viele dieser Schritte funktionieren am besten, wenn man sie gemeinsam mit anderen ausprobiert, Vorlagen teilt und sich über Erfahrungen austauscht. Genau darauf ist das 6-wöchige Intensivprogramm ausgelegt.
Im Intensivprogramm erhalten die Teilnehmenden fachlichen Input über kompakte Lernvideos, die die einzelnen Schritte des K.I.A.D.-Ansatzes verständlich erklären und anhand von praxisnahen Beispielen darstellen. In den begleitenden Praxisseminaren und Coworking-Sessions setzen die Teilnehmenden diese Inhalte direkt an ihren eigenen Beispielen um und erhalten Feedback der Kursleiterin. Gleichzeitig profitieren die Teilnehmenden vom Austausch mit anderen Fördermittelverantwortlichen, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen und ihre Erfahrungen, Strategien und funktionierenden Prompts untereinander teilen.
Livevorstellung der Fortbildung Praktischer Einsatz von KI-Tools für die Fördermittelgewinnung
Am 13. Januar 2026 von 11:00 bis 12:00 Uhr laden wir Sie herzlich zu unserem Info-Webinar zur 6-wöchigen Online-Fortbildung ein. Torsten Schmotz und Mira Pape als Leiterin der Weiterbildung stellt das Qualifizierungsangebot genauer vor. Weitere Infos und Anmeldung zum kostenlosen Info-Webinar: KI-Kurs – Förderlotse Torsten Schmotz
