Wie schreibe ich erfolgreiche Förderanträge? (Häufig gestellte Fragen)

Seit 15 Jahren schreibe ich Projekt- und Förderanträge für gemeinnützige Organisationen. Im US-amerikanischen Sprachraum spricht man von „grantwriting“ (grant = Zuschuss, Förderung; writing = schreiben). In der deutschen Sprache gibt es nicht einmal eine gute Bezeichnung für diese Tätigkeit. Dabei kann die Gestaltung eines Förderantrags über die Vergabe von ein paar Tausend, aber auch Millionen Euro entscheiden. In Deutschland werden über 50 Milliarden Euro jährlich in Form von Fördermitteln vergeben – von öffentlichen Zuwendungsgebern und privaten Förderorganisationen. Damit ist der Fördermarkt etwa fünfmal so groß wie das jährliche Spendenaufkommen in Deutschland.

In meinen Lehrveranstaltungen zum Thema „Wie schreibe ich erfolgreiche Förderanträge?“ werden bestimmte Fragen immer wieder gestellt. Eine kleine Auswahl von häufig gestellten Fragen – und kurze Antworten darauf – finden Sie in diesem Blogartikel.

Beispiele für die Themen: In welchem Stil sollte ich Förderanträge schreiben? Was antworte ich, wenn nach der Nachhaltigkeit meines Projekts gefragt wird? Welche einfachen Tipps gibt es für die Verbesserung von Projektanträgen? Kann ChatGPT für mich Anträge schreiben? Wieviel Geld beantrage ich? Welche Rolle spielt „Wirkungslogik“ bei Antragstellungen?

„Zur Stilfrage: Soll ich Förderanträge in einem nüchternen und sachlichen Stil schreiben oder mitreißender und emotionaler?“

Die goldene Regel: Förderanträge sollten so geschrieben sein, dass sie denen gefallen, die sie lesen. Einen Förderantrag, der an eine Behörde geht und dort nach streng definierten Kriterien geprüft wird, sollte in einem sachlichen Stil geschrieben sein. Dies gilt tendenziell für Ausschreibungen der öffentlichen Hand, die u. a. in der Förderdatenbank von Bund und Ländern veröffentlicht sind.

Ein Antrag, der an eine private Stiftung geht, die besonders gerne Projekte „mit Herz“ fördert, kann durchaus emotionaler und frischer geschrieben sein und auch mit Fallbeispielen und Bildern ergänzt werden. Beispiele für diesen Typus von Förderorganisationen sind beispielsweise Hilfs-, Medien- und Spendenfonds. Ein anderes Beispiel: Die Regine Sixxt Kinderstiftung arbeitet unter dem Motto „Tränchen trocknen“. Noch Fragen?

Es gibt bei der Ansprache von Förderorganisationen ein stilistisches Kontinuum, in dem man sich bewusst bewegen kann (wenn Ihre Schreibfähigkeiten es zulassen).  Ein Antrag sollte aber grundsätzlich klar strukturiert, prägnant und verständlich geschrieben sein. Sehr gefühlsbetonte oder dramatische Appelle, wie sie z. B. im Privatspenden-Fundraising vorkommen, haben in einem Förderantrag nichts verloren. Andererseits gilt: Gemeinnützige Förderanträge sollten auch keine „Doktorarbeiten“ mit komplizierten Erörterungen und Dutzenden von Fußnoten sein. Letzteres ist bei Forschungsprojekten üblich.

„Im Antragsformular wird nach der ‚nachhaltigen Fortsetzung‘ meines Projekts gefragt. Was antworte ich?“

Meistens ist damit gemeint: Wie werden die Projektaktivitäten fortgesetzt, wenn der Förderzeitraum vorüber ist? Häufig will die Förderorganisation insbesondere wissen, wie die Aktivitäten nach dem offiziellen Projektende weiterfinanziert werden. Die Beantwortung dieser Frage fällt vielen Menschen schwer. Ein (Förder-)Projekt zeichnet sich ja dadurch aus, dass es ein Ende hat (und die damit verbundene Finanzierung endet).  

Versuchen wir, diese Frage aus der Perspektive der Förderorganisationen zu verstehen. Diese wollen häufig „Impulse schaffen“ oder „etwas Neues anstoßen“. Damit ist verbunden, dass die neuen Impulse mit dem Ablauf der Förderung nicht verschwinden, sondern eine langfristige soziale Wirkung erzielen. Möglichkeiten für Argumente sind:

• Die Aktivitäten werden ehrenamtlich fortgesetzt.
• Die Projektergebnisse oder -aktivitäten werden in bestehende Strukturen integriert.
• Es werden Anfragen bei weiteren Förderpartnern und Kooperationspartnern gestellt, um Anschlussförderungen einzuwerben (Akteure nennen, wenn sie schon bekannt sind).
• Die Aktivitäten werden über andere Fundraising-Instrumente (z. B. Spenden, Förderkreise) weiterfinanziert.

Sie sollten bei der Beantwortung dieser Frage in Förderanträgen nicht lügen oder unhaltbare Versprechungen machen. Empfehlenswert ist, plausible Ideen vorzustellen. Dies genügt häufig. Es besteht meistens ein stillschweigendes Einverständnis darüber, dass Fortsetzungsperspektiven im Projektverlauf entwickelt werden müssen.

Die gute Nachricht ist, dass in den seltensten Fällen praktisch kontrolliert wird, ob ein Projekt nachhaltig fortgeführt wird. Für die meisten Förderorganisationen endet ein Förderprojekt formal mit dem Abschlussbericht und Verwendungsnachweis.

„Ich habe noch nie einen Förderantrag geschrieben. Welche einfachen Tipps kann ich berücksichtigen, um meinen Förderantrag schnell zu verbessern?“

Hier einige Tipps, die für Neueinsteiger/innen einfach umzusetzen sind („Erste Hilfe für Antragstellungen“):

• Vermeiden Sie „Bleiwüsten“ (unstrukturierte, lange Fließtexte). Gliedern Sie Texte mit Absätzen und Zwischenüberschriften. Dies ist auch in Antragsformularen möglich.
• Vermeiden Sie alle Formulierungen mit Möglichkeitscharakter („wir könnten…“ „möglich ist…“ „eine Idee ist…“ „eventuell …“). Schreiben Sie, was Sie tun werden.
• Nennen Sie Zahlen, insbesondere in Bezug auf Ausgangslagen und Projektziele (Kennzahlen und Indikatoren).
• Verschaffen Sie sich Zugang zu einem erfolgreichen Antrag und lesen Sie ihn. Manchmal liegen solche wertvollen Vorlagen unbeachtet in den Datei-Ordnern von Organisationen herum.
• Geben Sie Ihre Texte einer unbeteiligten Person (z. B. einer freundlichen Kollegin) und holen Sie sich Feedback ein.

Ansonsten: Besuchen Sie gerne unser Online-Seminar zum Thema. Hier vermitteln wir fundierte Grundlagen zur erfolgreichen Antragstellung.

„Stichwort ChatGPT - Kann KI für mich Anträge schreiben?“

Die Anwendungsmöglichkeiten der sogenannten Künstlichen Intelligenz haben die Gesellschaft in kürzester Zeit verändert und werden es weiter tun. Erste Erfahrungen mit dieser neuen Technologie machten Millionen von Nutzer/innen ab 2022 mit dem Chatbot ChatGPT, der auf einem Large Language Model basiert. Auf den ersten Blick bieten Programme wie ChatGPT verblüffende Nutzungsmöglichkeiten. Man kann sie damit beauftragen, ein Gedicht oder einen Songtext zu schreiben, aber auch einen Fachartikel, eine Hausarbeit oder eben einen Förderantrag. Und sie liefern das Ergebnis in wenigen Sekunden. Die Ergebnisse sind auf den ersten Blick überraschend gut. Natürlich kommen clevere Anwender/innen schnell auf die Idee, mühevolle, zeitaufwändige und langweilige Textarbeiten dann von der KI erledigen zu lassen. Die Antwort lautet also: Ja, ChatGPT kann Förderanträge schreiben.

Allerdings sind KI-Tools immer noch Werkzeuge. Werkzeuge sind nur so gut wie diejenigen, die sie benutzen. Wenn man ChatGPT lediglich anweist, einen tollen Förderantrag für eine Stiftung zu schreiben, dann kommt ein Text heraus, der viele Züge eines Projektantrags aufweist und sogar gut geschrieben sein kann. Allerdings wird der Text an vielen Punkten banal oder mangelhaft sein. Denn die KI muss „gefüttert“ werden. Sie müssen der KI erklären, welche Antragsstruktur sie verwenden soll; auf welche Förderausschreibung sich ein Antrag beziehen soll; welchen sprachlichen Stil sie verwenden sollte; was die besondere Idee ist, die Ihr Projekt auszeichnet und warum Ihre Organisation besonders gut geeignet ist, das Projekt umzusetzen. Dies alles weiß die KI zunächst nicht. Sie versucht, die Absichten des menschlichen Nutzers „zu erraten“. Dies gelingt manchmal überraschend gut – manchmal auch nicht. Je genauer die Anweisungen sind, die die KI vom menschlichen Interaktionspartner erhält, desto besser ist das Resultat. Man kann KI-Systemen beibringen, bestimmte Schritte eines vorab definierten Arbeitsprozesses einzuhalten und von den Nutzer/innen weitere Informationen einzufordern, die dann in den Text eingebaut werden.

Damit ein KI-Tool einen wirklich überzeugenden Antrag produziert, sind Nutzer/innen erforderlich, die die KI bedienen und anleiten können. Kompetenzen im Bereich der KI-unterstützten Antragstellung vermitteln wir in einer Online-Fortbildung zum praktischen Einsatz von KI-Tools für die Fördermittelgewinnung.

Für weniger komplexe Aufgaben lässt sich ein Programm wie ChatGPT auch sofort unterstützend einsetzen - zur Arbeitserleichterung, für die Erstellung erster Textentwürfe oder sogar auch als kreativen Sparringspartner.

„Wieviel Geld soll ich beantragen? (wenn mir die Förderorganisation nicht sagt, wieviel ich beantragen kann?)“

Manche Förderorganisationen teilen potentiellen Antragstellenden genau mit, wieviel Geld sie für ein Projekt beantragen können. So informiert Aktion Mensch darüber, dass in der Förderlinie „Projektförderung Beratung, Begleitung und Selbsthilfe“ Projekte mit bis zu 450.000 € bei einer Laufzeit von maximal 5 Jahren gefördert werden. Im Mikroförderprogramm der Deutschen Stiftung für Engagement und Ehrenamt DSEE werden kleinere Vorhaben zur Unterstützung des bürgerschaftlichen Engagements mit bis zu 2.500 Euro gefördert.

Andere Förderorganisationen veröffentlichen jedoch keine Informationen über die Förderhöhe. Manchmal erfolgt der Hinweis, dass jedes Projekt „so viel Geld erhalten kann, wie es eben benötigt“ oder dass „Gelder je nach Haushaltslage“ vergeben werden. Wirklich hilfreich sind diese Auskünfte nicht. Beantragt man nun 2.000 Euro, oder 500.000 Euro, oder etwas dazwischen?

Die Festlegung der Summe für einen Förderantrag kann schwerwiegende Konsequenzen haben. Anträge, in denen nach erheblich mehr Geld gefragt wird, als Förderorganisationen vergeben wollen, werden in der Regel sofort abgelehnt. Manche Förderorganisationen lehnen aber auch Projekte ab, die als „zu klein“ betrachtet werden.

In den meisten Fällen dürfte es nicht hilfreich sein, mit Förderorganisationen eine Grundsatzdiskussion über Transparenz bei der Fördermittelvergabe zu führen. Was können Sie tun, um die Höhe der Anfragesumme zu ermitteln, wenn keine Informationen vorliegen? Hier sind einige Vorschläge:

• Recherchieren Sie, wie hoch das jährliche Fördervolumen einer Einrichtung ist (oder die Gesamtausstattung eines Programmes). Informationen dazu können sich z. B. in Jahresberichten befinden. 
• Manche Förderorganisationen veröffentlichen in ihren Berichten Informationen darüber, wieviele Organisationen gefördert wurden. Wenn das Fördervolumen bekannt ist, kann man einen Durchschnittswert (als erste Orientierungsgröße) bilden.
• Manche Förderorganisationen veröffentlichen Beispiele von geförderten Projekten auf ihrer Website – manche mit den konkreten Fördersummen. Wieviel haben vergleichbare Projekte erhalten?
• Auf den Webseiten von anderen Organisationen „spionieren“ – wieviel Geld haben diese vom entsprechenden Förderer erhalten? („Die Anschaffung unseres Kältebusses wurde von der Stiftung XYZ mit 8.000 Euro unterstützt“).
• Treten Sie mit Ansprechpartner/innen der fördernden Einrichtung in Kontakt (wenn möglich) und führen Sie ein gut vorbereitetes Gespräch.

„Wieviel Geld soll ich beantragen? (wenn die Förderorganisation eine Maximalsumme nennt)?“

Häufig ist mit dieser Frage gemeint: „Wenn wir nach weniger Geld fragen (als maximal bewilligt wird), steigen dann unsere Chancen auf eine Bewilligung?“ Die Antwort ist: Nicht immer. Manche Organisationen wollen beispielsweise eine ausgewählte Anzahl von größeren, besonders innovativen Projekten fördern. Man darf die maximale Fördersumme gerne ausschöpfen. Andererseits: Manche Organisation möchten viele Projekte fördern, erhalten viele Anfragen und haben gleichzeitig nur beschränkte Mittel zur Verfügung.  Dann kann es sinnvoll sein, etwas bescheidener zu kalkulieren und damit die Bewilligungschancen zu erhöhen. Ein Beispiel ist die Verbändeförderung des Umweltbundesamtes, bei denen Neu-Antragstellenden in den Vorjahren empfohlen wurde, lieber unter der maximal möglichen Fördersumme pro Jahr zu bleiben. 

Wichtig ist: Im Verlauf der Antragstellung können Fördersummen zusammengestrichen werden (= es wird weniger Geld bewilligt, als angefragt wurde). Dass eine Förderorganisation vorschlägt, die Förderung zu erhöhen, ist ausgesprochen selten. Es kann strategisch sinnvoll sein, bei einer Voranfrage mit einer (etwas) höheren Summe ins Rennen zu gehen. Wichtig ist, dass die Kommunikation mit der Förderorganisation diese Art von Verhandlung zulässt! Weiterhin muss der Umfang der Förderung auch dem Umfang der Aktivitäten und der Wirkung des Projekts entsprechen. Ansonsten gilt: Wer hier – innerhalb des formal Erlaubten – „zu hoch pokert“, kann auch frühzeitig aussortiert werden (siehe Antwort auf die vorherige Frage).

„Ein Fördermittelgeber verlangt, dass ich die ‚Wirkungsziele‘ meines Projekts beschreiben. Was schreibe ich?“

In manchen Antragsverfahren wird mittlerweile nach Wirkung, Wirkungstreppen oder „IOOI“ (Input, Output, Outcome, Impact) gefragt. Häufig orientiert sich die Förderorganisation an der sogenannten Wirkungslogik von Phineo. Phineo ist eine gemeinnützige Aktiengesellschaft und nach eigenen Angaben ein Analyse- und Beratungshaus für strategisches gesellschaftliches Engagement. Finanziert wird die Organisation durch seine Gesellschafter (wie z. B. die Bertelsmann Stiftung), projektbezogene Förderpartner und Auftragsarbeiten. Phineo hat in den letzten Jahren selbstentwickelte Wirkungskonzepte verbreitet und bietet u. a. auch Fortbildungen zur „Wirkungsmanagerin“ / zum „Wirkungsmanager“ an. Das Phineo-Wirkungskonzept und Begriffe wie Wirkungstreppen und IOOI werden im kostenlos verfügbaren „Kursbuch Wirkung“ erläutert.

(Manche) Förderorganisationen berücksichtigen die Phineo-Konzepte in ihrer Fördermittelvergabe und bei der Antragstellung. Ein Beispiel ist die Stiftung für Umwelt und Entwicklung NRW, die ihr im Jahr 2024 veröffentlichtes Online-Antragsformular anhand der Phineo-Wirkungslogik gegliedert hat.

Eine fachliche Auseinandersetzung mit den von Phineo entwickelten und verbreiteten Wirkungskonzepten soll hier nicht erfolgen. Aus einer neutralen Fundraising-Perspektive kann festgehalten werden: Wenn Förderorganisationen auf „Wirkungslogik“ Wert legen, dann müssen Antragstellende dies bei der Gestaltung von Anträgen berücksichtigen, wenn sie die Bewilligungschancen für ihre Förderanfragen erhöhen wollen. Darüber hinaus kann eine stärkere Auseinandersetzung mit der Wirkung der eigenen Aktivitäten zu Erkenntnissen beitragen und Konzepte schärfen. Ein Blick ins Kursbuch Wirkung ist hierbei ein erster, pragmatischer Schritt. Im Internet gibt es mittlerweile auch zahlreiche (teilweise) kostenlos Informationsangebote zum Thema Wirkungslogik.

Zusatzfrage: Sollte man eine Fortbildung zur Wirkungsmanager/in absolvieren, um die Chancen für erfolgreiches Fördermittel-Fundraising zu erhöhen? Einige Überlegungen hierzu (erneut aus der neutralen Fundraising-Perspektive): 

• Bei vielen Förderorganisationen spielen Wirkungskonzepte von Phineo bislang keine oder eine untergeordnete Rolle.
• In vielen Fällen ist es möglich, Wirkungslogik in Anträgen ohne eine vertiefende Weiterbildung zu beschreiben (z. B. Wirkungstreppen zu erstellen).
• Der Anteil der Förderorganisationen, die sich an Wirkungskonzepten orientieren, hat sich in den letzten Jahren erhöht (z. B. Ministerien).
• Bei Organisationen oder Programmen, die stark von der Phineo-Wirkungslogik beeinflusst sind, sind Kenntnisse der entsprechenden Konzepte vorteilhaft oder Voraussetzung.

„Warum wollen Förderorganisationen überhaupt Anträge? Warum diese ganze Bürokratie?“

Viele Menschen sind frustriert darüber, dass sie sich mit aufwändigen Antragsprozeduren herumschlagen müssen, obwohl sie eigentlich ihre wichtige soziale Arbeit machen wollen und dafür eine Finanzierung benötigen. Menschlich ist diese Reaktion völlig verständlich. Bislang haben viele Förderorganisationen keinen besseren Weg gefunden, um über die Vergabe ihrer Fördermittel zu entscheiden, als über formale Antragsverfahren. Hinzu kommt, dass Stellen, die Fördergelder vergeben, in der Regel einer Kontrolle durch übergeordnete Instanzen unterliegen. Sie müssen die Vergabe ihrer Mittel dokumentieren und rechtfertigen. Dafür bietet sich die Schriftform an. Besonders bei der Vergabe von größeren Fördersummen dient ein hoher bürokratischer Aufwand als Prüfkriterium, um zu ermitteln, welche besonders motivierten Antragstellenden die begrenzt verfügbaren Fördermittel erhalten sollen. Manche Förderorganisationen fördern bewusst den Wettbewerb um die besten Projektideen und -konzepte.

Ein weiterer Punkt wird häufig vergessen: Förderorganisationen müssen nach einer Bewilligung weiter mit Fördermittelempfänger/innen zusammenarbeiten. Ein Beispiel dafür sind Mittelabrufe oder die Berichterstattung inklusive der korrekten „Abrechnung“ des Projekts. Insofern betrachten die Förderorganisationen die Antragstellung als einen Test für die weitere Zusammenarbeit. Sie vermuten: Wenn Antragsteller/innen bereits im Antragsprozess „schwierig sind“ und viele Fehler machen, dann wird die Projektabwicklung wahrscheinlich ebenfalls schwierig.

Im Förderlotse Online-Seminar "Erfolgreich Förderanträge schreiben" erläutert „Antrags-Profi“ Daniel Pichert, wie Sie einen guten Förderantrag schreiben. Der Fokus liegt hierbei auf der Gestaltung der Antragsinhalte und -texte. Welche typischen Fragen stellen Förderorganisationen? Wie beantwortet man sie am besten? Wie überzeugt mein Konzept Förderorganisationen? Welche Fehler kann ich vermeiden? Das vermittelte Antrags-Know-how hilft bei der Fördermittelgewinnung bei Soziallotterien, Stiftungen, öffentlichen Förderprogrammen, EU-Programmen und Hilfs-, Spenden- und Medienfonds.