In vielen Veranstaltungen bekomme ich die Frage gestellt: „Wo kriegen wir den Eigenanteil her, der bei einem Förderantrag verlangt wird?“. In diesem einführenden Blog-Artikel erkläre ich zunächst, wie der Eigenanteil bei Förderprojekten gehandhabt wird – und welche Fallstricke es gibt.
Vorweg möchte ich Ihnen eine kleine Warnung mit auf den Weg geben: Welche Regeln für Eigenmittel bei Förderprojekten gelten, ist von Fall zu Fall unterschiedlich! Förderorganisationen haben hier unterschiedliche Anforderungen. Deswegen ist der erste Schritt die Diagnose: Welche Fragen sollte ich mir vor einer Antragstellung stellen, wenn ich mich mit dem Eigenanteil beschäftige?
Ich erläutere Faustregeln und verwende vereinfachte Beispiele. Dies soll dazu dienen, die Darstellung für Einsteiger/innen zu vereinfachen. Die Beispiele im Text decken viele Fälle ab. In der Praxis der Fördermittelgewinnung haben Sie es mit hoher Wahrscheinlichkeit mit Variationen und Ausnahmen zu tun. Die unten vorgestellte Kofinanzierungs-Checkliste hilft Ihnen, abzuklären, was in einem spezifischen Fall gilt.
Was ist der Eigenanteil?
Welche Rolle spielt dieser sogenannte Eigenanteil eines Förderprojekts bei der Kosten- und Finanzierungsplanung überhaupt? Betrachten wir die Finanzplanung eines typischen Förderprojekts. Bei den meisten geförderten Projekten gilt die Regel: Die Einnahmen müssen den Ausgaben eines Projekts entsprechen.
Ausgaben
Auf die Ausgabenseite gehört alles, was im Rahmen eines Projekts ausgegeben werden soll. Dazu gehören z. B. Personalkosten, Honorarkosten, andere Sachkosten oder Investitionskosten. Für das in der Grafik dargestellte Projekt fallen in einem Zeitraum von zwei Jahren Ausgaben in Höhe von 100.000 Euro an. Diese Ausgaben müssen sich auf das Projekt beziehen und im Projektzeitraum getätigt werden.
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Einnahmen
Der Begriff „Einnahmen“ sorgt manchmal für Verwirrung, da Förderprojekte in seltenen Fällen Einnahmen erzielen, indem sie z. B. etwas verkaufen. Die „Einnahmen“ beziehen sich allgemeiner darauf, aus welchen Geldern die Ausgaben des Projekts finanziert werden. Da wir von einem Förderprojekt sprechen, ist der wichtigste Teil der Einnahmen im Finanzplan meistens der Förderanteil, also das Geld, das Antragstellende von der Förderorganisation erhalten (auch: Zuwendung, Förderzuschuss). In der Grafik beträgt der beantragte Förderzuschuss 80 Prozent, also 80.000 Euro.
Wenn der Projektantrag bewilligt wird, dann muss die geförderte Organisation 100.000 € ausgeben und abrechnen. Sie erhält von der Förderorganisation 80.000 Euro. Die restlichen 20.000 Euro sollen aus anderer Quelle kommen bzw. „mitgebracht“ werden. Dies wird häufig als Eigenanteil bezeichnet.
Der Mindest-Eigenanteil (im Beispiel: 20 Prozent) ist in vielen Förderprogrammen festgelegt und eine formale Voraussetzung für die Antragstellung. Erklärt eine Organisation im Antrag, dass sie die geforderten Eigenmittel nicht erbringen kann, dann wird die Förderanfrage in der Regel abgelehnt.
Eigenmittel bei Förderprojekten: Beispiele für die Erwartungen von Förderorganisationen*
Die Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt (DSEE) unterstützt mit ihrem Mikroförderprogramm Projekte von Vereinen im ländlichen oder strukturschwachen Raum in Höhe von maximal 2.500 Euro. Die DSEE übernimmt bis zu 90 % der Gesamtausgaben.
Die Deutsche Postcode-Lotterie fördert in einer ihrer Förderrichtlinien gemeinnützige Projekte mit einem maximalen Förderzuschuss von 30.000 Euro. Sie erwartet einen Eigenanteil in Höhe von mindestens 20 %. Dies entspricht mindestens 7.500 Euro bei Gesamtausgaben eines Projekts in Höhe von 37.500 Euro (Beispiel hier).
Eine ähnliche Vorgabe finden wir bei der Stiftung Umwelt und Entwicklung Nordrhein-Westfalen: „Der Regelfall unserer Förderung ist eine Anteilsfinanzierung in Höhe von höchstens 80 % der förderfähigen Kosten“.
Im ESF Plus des Bundeslandes Baden-Württemberg 2021 – 2027 beträgt der EU-Anteil der Gesamtausgaben des Fonds sogar nur 40 %. Der „restliche Anteil“ soll aus anderen „privaten bzw. öffentlichen Finanzierungsquellen“ oder eben vom Projektträger beigesteuert werden (siehe hier). Hier muss geklärt werden, was für eine spezifische Antragstellung gilt.
*Stand: August 2024
In den oben genannten Beispielen tauchen bereits unterschiedliche (Sprach-)Regelungen und Förderquoten auf. Zentral ist in jedem Fall zunächst, folgendes zu verstehen:
- Wie hoch sind die maximal möglichen Projektausgaben?
- Wie hoch ist der maximal mögliche Förderzuschuss?
- Wie hoch ist der mindestens geforderte Eigenanteil?
Wieso bereitet der Eigenanteil häufig Probleme?
Bei einem Gesamtbudget eines Projekts von 2.000 Euro und einem geforderten Eigenanteil von 10 Prozent (200 Euro) sollte es möglich sein, diesen Eigenanteil aufzutreiben. Andernfalls geht eine angefragte Förderorganisation davon aus, dass eine antragstellende Organisation nicht motiviert ist. Was ist aber nun, wenn der geforderte Eigenanteil höher ausfällt (z. B. 50 Prozent) oder es sich um ein großes Projekt handelt? Hier kann der Eigenanteil durchaus im sechsstelligen Bereich liegen!
Wir bleiben beim oben dargestellten Beispiel eines Förderprojekts mit einem Gesamt-Umfang von 100.000 Euro bei einer Förderquote von 80 Prozent. Der geforderte Eigenanteil beträgt immerhin schon 20.000 Euro. Viele kleine und mittelgroße gemeinnützige Organisationen würden dies als Finanzierungslücke empfinden, da ihre Mittel generell begrenzt sind. Kurz: Sie haben keine 20.000 Euro an „eigenen Mitteln“, die ungenutzt auf dem Konto herumliegen.
Eigenmittel...? Kofinanzierung.
Der von Förderorganisationen häufig verwendete Begriff „Eigenmittel“ (oder Eigenanteil) ist etwas irreführend. Häufig sind die „eigenen Mittel“ bei der Beantragung von Förderprojekten nicht in dem Umfang vorhanden, wie man sich das wünscht (falls doch, dann müssen Sie kaum diesen Artikel lesen, oder?).
Ich bevorzuge den Begriff Kofinanzierung (im Sinne von Mitfinanzierung oder Bei-Finanzierung). Dieser Begriff verdeutlicht, dass der „fehlende Anteil“ eines Förderprojekts zum Zeitpunkt der Antragstellung nicht unbedingt in Form von eigenen Mitteln vorhanden sein muss. Er kann z. B. über weitere Fundraising-Maßnahmen eingeworben werden. Dies kann häufig später im Projektverlauf geschehen. Ein solches Vorgehen ist in vielen Antragstellungen möglich. Es ist allerdings auch mit Risiken verbunden, auf die ich weiter unten eingehe.
Die wichtigste Schlussfolgerung für das Beispiel ist: Sie brauchen (in den meisten Fällen) nicht 20.000 Euro an „eigenen Mitteln“ auf dem Vereinskonto, um einen Antrag zu stellen.
Ein kurzer Hinweis in eigener Sache: Der Begriff „Kofinanzierung“ ist zwar fachlich passender, aber weniger geläufig. Aus diesem Grund haben wir unser Förderlotse-Online-Seminar am 13.11.2024 zum Thema „Die verflixten Eigenmittel“ genannt (siehe auch Veranstaltungshinweis unten).
Die Checkliste. Welche Fragen müssen vor einer Antragstellung geklärt werden?
Zentral ist: Die Erwartungen von Förderorganisation in Bezug auf die Kofinanzierung sind sehr unterschiedlich. Das gleiche gilt für die formalen Regeln und die konkrete Verwaltungspraxis. Die folgenden Fragen müssen vor einer konkreten Antragstellung geklärt werden – und zwar für jede spezifische Förderanfrage!
Kofinanzierungs-Checkliste
Haben wir alle verfügbaren Informationen zur Förderung vorliegen und ausgewertet?
1. Wann muss die Kofinanzierung vorliegen?
Bei manchen Programmen muss der Kofinanzierungs-Anteil bei der Antragstellung gesichert vorliegen. Dann muss z. B. mit einer Landesbehörde ausgehandelt werden, dass diese die erforderlichen Mittel beisteuert.
Häufiger ist anzutreffen, dass der „Kofinanzierungs-Ball“ bei Antragsverfahren zu den Antragstellenden herübergespielt wird. Die gute Nachricht ist: In vielen Fällen muss die Kofinanzierung zum Zeitpunkt der Antragstellung nicht gesichert vorliegen. Man kann trotzdem einen Antrag stellen. Viele Förderorganisationen erwarten lediglich eine aussagekräftige Beschreibung oder Planung innerhalb des Antrags, wo die Organisation im Falle der Bewilligung des Förderprojekts die Kofinanzierung her bekommen soll. Manche Einnahmequellen entstehen weiterhin erst durch das Projekt. Organisiert eine Organisation beispielsweise eine große Fachkonferenz und verlangt dafür von den Teilnehmenden einen (angemessenen) Teilnahmebeitrag, dann können diese Gelder als Kofinanzierung ( = Einnahmen) eingesetzt werden.
Die entsprechenden Fragen in Antragsverfahren können häufig so beantwortet werden, dass die Kofinanzierung durch Fundraising-Maßnahmen für das Projekt aktiv eingeworben wird. Hier sollten aber unbedingt zwei Dinge berücksichtigt werden.
Erstens: Zum einen muss diese Ankündigung (einigermaßen) plausibel beschrieben werden. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Solche Absichtserklärungen werden in der Praxis weniger streng geprüft, als man denkt, und vielfach „durchgewunken“. Mit etwas Geschick lässt sich in vielen Antragsverfahren gut beschreiben, wo die Kofinanzierung (zukünftig) herkommen soll, und dies genügt für eine erfolgreiche Antragstellung tatsächlich. Hier aber Vorsicht! (siehe Punkt „Was passiert, wenn im Projektverlauf zu wenig Einnahmen für die Kofinanzierung entstehen?“).
Zweitens: Viele Förderorganisationen möchten mit ihren Fördergeldern nicht direkt Fundraising-Aktivitäten unterstützen. Dies klingt angesichts der bislang beschriebenen Anforderungen etwas absurd, ist aber häufig der Fall. In vielen Programmen ist es nicht erlaubt oder zumindest riskant, Arbeitspakete zum Thema Fundraising oder Fundraising-Stellen in ein Projekt aufzunehmen. Es gibt allerdings Möglichkeiten, vielleicht doch etwas Fundraising im Projekt zu betreiben.
Unser Beratungsangebot:
2. Welche Art von Geldern oder Leistungen werden als Kofinanzierung akzeptiert?
Vorweg: Nicht immer muss es sich um Geld handeln. Manche Fördermittelgeber akzeptieren beispielsweise, dass ehrenamtliches Engagement zu bestimmten Stundensätzen als Kofinanzierung angerechnet werden kann. Andere tun dies nicht.
Ein Beispiel: Die BINGO-Umweltlotterie in Schleswig-Holstein akzeptiert, dass in ihrer Projektförderung ehrenamtliche Mitarbeit im Wert von 15,00 € pro Stunde angesetzt werden kann, um den Eigenanteil zu erbringen (Eigenleistungen Stand Sept 2024).
In anderen Fällen können Dinge, die eine Organisation sowieso bezahlt (z. B. anteilige Mietkosten oder Personalstellen) in ein Projekt hineingerechnet werden, wenn diese Ressourcen für das Projekt genutzt werden.
Wenn tatsächlich ein Mittelfluss nachgewiesen werden muss, dann sind Beispiele für typische Einnahmemöglichkeiten z. B. Spenden von Privatpersonen, Beiträge von Fördermitgliedern, Unternehmens-Sponsoring, Zuschüsse der Stadt / Gemeinde, projektbezogene Einnahmen oder weitere Fördermittel.
3. Dürfen Förderungen miteinander kombiniert werden?
Eine Möglichkeit, die Kofinanzierung zu erbringen, sind weitere Förderanfragen. Wenn bei unserem Beispiel 80.000 Euro des Projektbudgets von einem öffentlichen Förderprogramm bereitgestellt werden, dann können wir z. B. eine lokale Stiftung ansprechen. Im besten Fall steuert die Stiftung die fehlenden 20.000 Euro in Form einer Spende bei und ermöglicht damit das Förderprojekt. Manche Förderer sind grundsätzlich damit einverstanden, dass ihre Förderungen mit anderen Fördermöglichkeiten kombiniert werden. So schreibt zum Beispiel die Oberfrankenstiftung auf ihrer Website: „Die Oberfrankenstiftung beteiligt sich in der Regel im Rahmen einer Kofinanzierung an Projekten und Investitionen von überregionaler bzw. gesamtoberfränkischer Bedeutung.“ Dann wird beispielhaft auf eine Reihe von weiteren bayerischen und bundesweiten Fördermöglichkeiten verwiesen.
Bei der Ansprache von weiteren Förderern können zwei Probleme auftreten – ein kommunikatives und ein formales.
Das kommunikative Problem: Manche Förderorganisationen wollen (leider) nicht als finanzielle „Lückenschließer“ angesprochen werden. Hier ist eine geschickte Ansprache der weiteren Fördermittelgeber erforderlich.
Das formale Problem: Manche Förderorganisationen wollen oder dürfen nicht mit anderen Förderorganisationen „zusammengehen“. So dürfen die Fördergelder der bundesweit tätigen Soziallotterien (Aktion Mensch, Deutsche Fernsehlotterie und Glückspirale) nicht in einem Projekt miteinander kombiniert werden.
4. In welcher Form muss der Eigenanteil nachgewiesen („abgerechnet“) werden? Welche Belege sind erforderlich?
In vielen Förderprojekten sind die Projektdurchführenden zu einem Nachweis verpflichtet – entweder projektbegleitend (z. B. Zwischenberichte) und / oder am Ende des Projekts. Hierfür gibt es den etwas bürokratischen Begriff des Verwendungsnachweises (Wie wurden die Mittel verwendet?). Umgangssprachlich spricht man von der „Abrechnung“.
Vorgaben und Anforderungen für den Nachweis können unterschiedlich sein. Beispiele:
- Beim Einsatz von Ehrenamtlichen im Projekt (wenn erlaubt) muss ein Zeitnachweis in Form einer Liste geliefert werden: Wieviel Stunden hat der / die Ehrenamtliche im Projekt gearbeitet?
- Eine Förderorganisation verlangt den Nachweis, dass eine Spende für das Projekt auf dem Konto der Organisation eingegangen ist (Kontoauszug).
Größere Projekte erfordern häufig, dass verschiedene Förderungen miteinander kombiniert werden. Hier kann die Sache schnell kompliziert werden. Plötzlich hat man es mit einer Abrechnung eines Projekts „an verschiedenen Fronten“ zu tun – und die beteiligten Förderer haben jeweils unterschiedliche Vorgaben.
5. Wer kümmert sich um die Belege oder Nachweise?
Wenn Belege erforderlich sind, dann ist es auch eine gute Idee, sie zu erbringen. In der Buchhaltung gilt das eiserne Prinzip: Vorgänge ohne (korrekten) Beleg gibt es nicht! Wenn die erforderlichen Belege nicht erbracht werden können, kann dies schwerwiegende Folgen haben – sowohl in Bezug auf die Projektfinanzen mit Blick auf den Verwendungsnachweis (Reduktion von Fördersummen, Rückforderungen) als auch im Hinblick auf das Vertrauensverhältnis zu Geldgebern.
Der folgende Hinweis mag zwar banal klingen, entstammt aber langjähriger (teilweise leidvoller) Beratungserfahrung: Es muss sich jemand darum kümmern, dass die Nachweise fristgerecht so vorliegen, wie die Förderorganisation es vorgibt. Wer macht das? Die Verwaltung? Die Projektleitung? Die Geschäftsführung? Die Vorgaben zur Belegführung von öffentlichen Fördermittelgebern kann dabei durchaus von der üblichen internen Verwaltungspraxis abweichen! Förderprojekte beschäftigen in der Regel verschiedene Bereiche von Organisationen. Deswegen ist interne Kommunikation erforderlich (Absprachen, Weitergabe von Informationen, Festlegung von Zuständigkeiten).6. Was passiert, wenn im Projektverlauf mehr Einnahmen für die Kofinanzierung entstehen?
Vielleicht entstehen ja höhere Einnahmen bei der Kofinanzierung als ursprünglich geplant. Oben wurde eine geförderte Veranstaltung erwähnt, deren Teilnehmenden einen Beitrag bezahlen sollen. Diese Einnahmen werden als Kofinanzierung eingesetzt. Die Förderorganisation akzeptiert dieses Vorgehen. Die Bewerbung für die Veranstaltung ist aber so erfolgreich, dass doppelt so viele Teilnehmende kommen wie prognostiziert. Die Teilnehmenden zahlen alle brav ihre Beiträge.
Auch hier aufgepasst – bei manchen Förderformen kann dies dazu führen, dass eine Förderorganisation den Förderzuschuss um den entsprechenden Betrag senkt und sich für die Organisation ein Nullsummenspiel ergibt. Ein typisches Beispiel dafür ist die Fehlbedarfsfinanzierung im Bereich der öffentlichen Förderung. Auch hier gibt es verschiedene Strategien, um zu verhindern, dass zusätzliche Einnahmen „verpuffen“.
7. Was passiert, wenn im Projektverlauf zu wenig Einnahmen für die Kofinanzierung entstehen?
Dieser Fall ist in der Praxis weitaus häufiger: Man kündigt im Antrag an, dass eine Kofinanzierung in einer bestimmten Höhe erbracht wird. Die erforderlichen Einnahmen kommen aber nicht oder nicht in voller Höhe zustande. Ein Grund dafür kann sein, dass im hektischen Arbeitsalltag die entsprechenden Fundraising-Anforderungen untergegangen sind. Nun rückt das Projektende näher, und die Kofinanzierung fehlt. Es wurden keine Spenden eingeworben, keine weiteren Anträge gestellt und reale Restmittel in der Organisationskasse sind auch nicht vorhanden.
Auch hier ist zunächst wichtig zu wissen, was passieren würde. Bei manchen Förderungen sind die Auswirkungen gering. Eventuell erhält man eine Rüge. Bei anderen Förderprogrammen können die Konsequenzen katastrophal sein – von der Senkung der Fördersumme (bei bereits getätigten Ausgaben!) bis hin zur Rückforderung. Sowohl für die Förderorganisation als auch für die Projektverantwortlichen ist dies ein sehr unangenehmer Fall, der unbedingt vermieden werden muss.
Kofinanzierung planen
Zugegeben: Das Thema Kofinanzierung nervt. Zu einer erfolgreichen Antragstellung (und Projektumsetzung) gehört aber, sich dieser Herausforderung zu stellen. Die Finanzen eines Projekts müssen genauso solide geplant werden wie die inhaltliche Projektumsetzung. Fehler können gerade bei größeren Projekten schwerwiegende Konsequenzen haben. Beispiele dafür sind finanzielle Verluste, das „Verbrennen“ von Förderbeziehungen oder eine erhebliche administrative Mehrbelastung.
Wenn Sie sich gerade mit einer Förderanfrage beschäftigen, dann ist der erste Schritt, die Antworten auf die Fragen in der Kofinanzierungs-Checkliste zu kennen.
In unserem Online-Seminar „Die verflixten Eigenmittel. Strategien für Gewinnung und Management des Eigenanteils in Förderprojekten“ am 13.11.2024 beschäftigen wir uns mit weiteren Lösungsansätzen, Tipps und Denkanstößen rund um das Thema Kofinanzierung.
