Der Kosten- und Finanzierungsplan in Förderanträgen

Die Budgetplanung und der Kosten- und Finanzierungsplan sind wichtiger Bestandteil jedes Projektantrages. Sie sind quasi die Beschreibung des Projektes in Zahlen und sind auch für die Entscheider über Förderanträge von großer Bedeutung. Allerdings ist die Erstellung eines Kosten- und Finanzierungsplanes gleichzeitig eine herausfordernde Aufgabe, bei der einige Dinge beachtet werden müssen. Daher möchten wir uns dem Thema heute mit einem Artikel widmen, der sowohl die Einnahmenseite als auch die Ausgabenseite behandelt.

Der Kosten- und Finanzierungsplan ist eine Wissenschaft für sich

Besser eine realistische Schätzung als keine Zahlen

Angesichts der Unsicherheitsfaktoren vieler Projekte ist die Erstellung eines vollständigen und realistischen Budgetplans auch für den erfahrenen Fördermittelexperten eine Herausforderung. Besonders dann, wenn Sie mit Ihrem Förderprojekt einen neuen methodischen Ansatz erproben möchten und Neuland betreten, ist es nicht immer einfach, alle Kosten und Einnahmen genau zu schätzen.

Trotzdem muss der Kosten- und Finanzierungsplan immer nachvollziehbar und logisch gestaltet sein, denn so können Sie auch mit eventuell geschätzten Zahlen einen potentiellen Förderer überzeugen.

Ein realistischer Kosten und Finanzierungsplan ist ein zentrales Auswahlkriterium für Ihren Förderantrag

Die Erstellung eines Kosten- und Finanzierungsplans ist eine große Aufgabe – die Qualität des Plans hat enorme Auswirkungen auf die Erfolgschancen eines Förderantrages. Außerdem muss der Budgetplan realistisch abbilden, mit welchen Mitteln das Projekt durchgeführt werden kann - und das oftmals Monate vor der eigentlichen Durchführung. Ist das Budget nicht gut geplant, werden Sie große Probleme während der Projektdurchführung bekommen.

Wenn Sie dieses Know-how nicht intern haben, nutzen Sie jemand externes. Vielleicht haben Sie eine Steuerberatung oder eine/n Buchhalter/in als Dienstleister oder Sie können jemanden mit diesem Wissen als ehrenamtlichen Unterstützer gewinnen. Professionelle Unterstützung bei der Erstellung des Kosten- und Finanzierungsplans ist vor allem dann wichtig, wenn Personalkosten ins Spiel kommen und die Projekte sich über mehrere Jahre ziehen. Auch bei größeren Bauvorhaben sollte die Expertise vom Architekturbüro und ggf. der eigenen Bank mit einfließen. 

Für einen soliden Budgetplan müssen die Einnahmen und Ausgaben getrennt beschrieben werden. Die beantragten Mittel werden dann als Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben dargestellt. Im Folgenden schauen wir uns sowohl die Einnahmen- als auch die Ausgabenseite eines Kosten- und Finanzierungsplanes genauer an.

Die Einnahmenseite im Kosten- und Finanzierungsplan

Da eine Vollfinanzierung durch den Förderer in der Regel ausgeschlossen ist, sollten auf der Einnahmeseite des Budgetplans mehrere Posten stehen.

Beteiligen Sie die Nutzer an den Kosten

Auch bei gemeinnützigen Aktivitäten sollte man zuerst genau prüfen, ob es nicht möglich ist, Einnahmen zu generieren. Das können bei kulturellen Veranstaltungen Eintrittsgelder sein und bei Qualifizierungsmaßnahmen oder sozialen Dienstleistungen die Eigenbeiträge der TeilnehmerInnen und KlientInnen. Vielleicht lässt sich die Projektdokumentation als Fachbuch vermarkten oder die gewonnenen Konzepte und Erfahrungen können in Form von kostenpflichtigen Seminaren und Tagungen verbreitet werden.

Überlegen Sie in der Projektplanungsphase im Team, wie eventuell Einnahmen generiert werden könnten – dies trägt auch zur Projektnachhaltigkeit bei, wird aber auch die Projektplanung beeinflussen. Starten Sie hier nicht zu spät im Planungsprozess.

Darstellung von mehreren Förderungen für das gleiche Projekt

Vielleicht haben Sie bereits Förderanträge an mehrere Institutionen gestellt und entsprechende Förderzusagen erhalten. Diese müssen ebenfalls auf der Einnahmeseite verzeichnet werden.

Ganz wichtig – Der Eigenanteil im Kosten- und Finanzierungsplan

Fast alle Förderprogramme fordern einen angemessenen Eigenbeitrag des Antragstellers zum Projekt. Meist liegt er zwischen 25 und 50 Prozent der Gesamtkosten. Wenn Sie eine höhere Eigenleistung als verlangt aufbringen können, wird das in der Regel zu Ihren Gunsten ausgelegt. Manche Institutionen nennen einen festen Höchstfördersatz, andere fordern einen „substanziellen Eigenbeitrag“. Im Zweifelsfall fragen Sie bei der Förderorganisation noch vor der eigentlichen Antragstellung nach.

Teilweise unterscheidet sich der geforderte Eigenanteil auch bei einem Förderer je nach Projektumfang. Bei der Aktion Mensch können zum Beispiel kleine Projekte mit bis zu 100% gefördert werden, mittlere und große Projekte haben eine Förderquote von 20 - 90%. Die Deutsche Bundesstiftung Umwelt fördert Vereine mit bis zu 50%, für Universitäten gibt es Förderquoten von 100%.  In der Mikroförderung der Deutschen Stiftung für Ehrenamt und Engagement sind 10% Eigenanteil gefordert - also eine Förderquote von 90%.

Der Eigenanteil muss nicht immer in Form von Geld erbracht werden

Den meisten Organisationen fällt es leichter, vorhandene Sach- und Personalmittel in ein Projekt einzubringen, als Finanzmittel. Daher wird man immer versuchen, die nicht-monetären Beiträge des Antragstellers und seiner Kooperationspartner auf der Einnahmenseite zu berücksichtigen. In vielen Fällen ist das vonseiten der Förderinstitution auch möglich. Die Details sind meist in der Ausschreibung definiert oder können nachgefragt werden.

Orientieren Sie sich dabei aber immer an den branchenüblichen Vergleichskosten. Zu beachten ist insbesondere bei Personalkosten, dass Sie die Mitarbeitenden im Förderprojekt häufig auch formell (z. B. als Zusatz zum Arbeitsvertrag) für die Projektarbeiten freistellen müssen. Geübten Antragstellern gelingt es so, den Eigenanteil fast vollständig abzudecken.

Vielleicht haben Sie zusätzlich auch noch weitere Spenden- und Sponsorenbeiträge für das Projekt gesammelt, die Sie als Eigenmittel ansetzen können.

Förderer bieten verschiedene Finanzierungsarten

Bei einem Förderprojekt kalkulieren Sie auf der Einnahmenseite Ihres Kosten- und Finanzierungsplans auch mit dem zu beantragenden Zuschuss beim jeweiligen Fördermittelgeber. Hier sind bei Ihrer Planung die unterschiedlichen Finanzierungsarten zu beachten. Unter anderem bieten einige Förderer eine sogenannte Anteilsfinanzierung, das heißt es errechnet sich ein prozentualer Anteil der zuwendungsfähigen Ausgaben. Bei der Fehlbedarfsfinanzierung kalkuliert man mit dem Betrag, der die Lücke zwischen den anerkannten zuwendungsfähigen Ausgaben einerseits und den Eigenmitteln und sonstigen Einnahmen des Zuwendungsempfängers andererseits schließt. Zudem gibt es Zuwendungen über einen festen Betrag (Festbetragsfinanzierung) sowie die (leider seltene) Möglichkeit einer Vollfinanzierung.

Berücksichtigen Sie bei der Zusammenstellung der Einnahmenseite die folgende Checkliste:

Wenn Sie diese Posten systematisch durchgegangen sind, sollten Sie die Einnahmenseite im Budgetplan vollständig abgebildet haben.

Die Ausgabenseite im Kosten- und Finanzierungsplan 

Die größte Schwierigkeit bei der Erfassung der Ausgaben besteht darin, dass nicht alle Kosten für die Umsetzung des Projekts exakt bekannt sind. Unvorhergesehene Änderungen und Probleme können zu deutlichen Abweichungen von der Kostenschätzung führen.

Auf der anderen Seite sind die Förderinstitutionen verpflichtet, die Fördergelder streng nach den beantragten Budgetplänen zu vergeben. Eine nachträgliche Erhöhung der Fördersumme ist fast immer ausgeschlossen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, von vornherein eine Reservesumme zu berücksichtigen und das im Budgetplan transparent zu machen.

Ein vollständiger, sparsamer und realistischer Ausgabenplan ist ein Beleg für die Kompetenz des Antragstellers, verantwortlich mit den zur Verfügung gestellten Ressourcen umzugehen. Er zeigt auch, dass die antragstellende Organisation sich im Thema gut auskennt und Spezialist für die Durchführung des Projektes ist.

Die Struktur des Ausgabenplans gibt der Förderer vor

Die Darstellung der Kostenseite orientiert sich an den Vorgaben der Förderinstitution. Einige fordern eine Übersicht nach den verschiedenen Projektphasen, andere möchten eine Aufteilung nach Kostenarten. Hier gibt es oftmals genaue Vorgaben, denen Folge zu leisten ist. Viele Förderer geben auch eine Tabelle vor, die für die Aufstellung des Kosten- und Finanzierungsplans zu nutzen ist. Hier einige Beispiele für Vorgaben, die auf den jeweiligen Internetseiten sowie in den Förderausschreibungen zu finden sind: 

• Das Deutsch-Französische Jugendwerk hat ein Dokument zum Ausfüllen des Kosten- und Finanzierungsplans veröffentlicht.
• Die Heidehof Stiftung stellt eine Vorlage sowie weitere Anleitungen zum Ausfüllen im Download-Bereich ihrer Internetseite zur Verfügung.
• Die Kulturstiftung des Bundes hat auf ihrer FAQ-Seite eine ganze Sektion mit dem Thema Kosten- und Finanzierungsplan.

Zur Erfassung der verschiedenen Kosten empfehle ich, den Projektplan zur Hand zu nehmen und für jeden Projektschritt und für jedes Teilprojekt aufzulisten, welche Personal- und Sachressourcen sie erfordern. Vielleicht haben die Finanzverantwortlichen in Ihrer Organisation dafür Vorlagen. Bei investiven Vorhaben erfolgt die Angabe der Ausgaben bei einigen Fördermittelgebern getrennt nach den Kostengruppen der DIN 276. Achten Sie hier darauf, ob der Förderer eine Kostenschätzung, d.h. die Angaben der Kosten auf Grundlage der Vorplanung, oder eine Kostenberechnung ( = Angaben aus der Entwurfsplanung) fordert. 

Um die Kosten vollständig zu erfassen, sollten folgende Punkte schrittweise abgearbeitet werden:

Als verantwortliche Person für die Antragstellung sollten Sie den fertigen Budgetplan von der Finanzabteilung und der Geschäftsführung freigeben lassen. Nichts ist ärgerlicher, als wenn man erst bei der Projektumsetzung merkt, dass ein wesentlicher Kostenblock übersehen wurde.

Interne Reserven einplanen

Ebenfalls ist mit der Geschäftsleitung abzustimmen, inwieweit man Eigenmittel für eventuelle Notfälle reserviert. Fünf bis zehn Prozent des Gesamtbudgets sind als Reserve zu empfehlen. Es ist schon vorgekommen, das kleine, finanzschwache Projektträger durch unvorhergesehene und unbeeinflussbare Kostensteigerungen in große Schwierigkeiten geraten sind, die im schlimmsten Fall bis zur Insolvenz geführt haben.

Besonders im Budgetplan – Personalkosten

Personalkosten stellen oftmals einen beträchtlichen Anteil der Posten im Kosten- und Finanzierungsplan dar – hier wird es auch schnell kompliziert. Einerseits gibt es sehr unterschiedliche Vorstellungen der Förderer, was bei den Personalkosten angesetzt werden darf, andererseits müssen auch Dinge wie Gehaltserhöhungen und Tarifgruppen abgebildet werden. 

Hier möchten wir nochmal aufzeigen, welche unterschiedlichen Vorgaben es bei den Personalkosten von Förderinstitutionen geben kann:

• Manche Förderinstitutionen akzeptieren nur die Bruttobezüge der Beteiligten.
• Andere tragen zusätzlich die Lohnnebenkosten durch die Sozialversicherungen.
• Einige Förderinstitutionen akzeptieren auch kalkulatorische Lohnnebenkosten z.B. für Ausfallzeiten.
• Viele schließen Gratifikationen und Sonderbezüge (z.B. Weihnachtsgeld) aus.
• Eine Frage kann auch sein, ob Urlaubs- und Weiterbildungstage anerkannt werden.
• Bei öffentlicher Förderung gilt meist das Besserstellungsverbot, d.h. die Projektmitarbeiterinnen und -mitarbeiter dürfen nicht mehr verdienen, als vergleichbare Angestellte im öffentlichen Dienst. Wenn Sie aber auf bereits angestellte Mitarbeiter zurückgreifen, die nach Ihrem Verbands- oder Haustarif angestellt sind, müssen die Abweichungen genau berücksichtigt werden.
• Bei manchen Förderern kann man auch für ehrenamtliche Kräfte eine Kostenpauschale veranschlagen; die Höhe kann dabei aber stark variieren.

Im Blogartikel "Fördermittel für Personalkosten einwerben" zeigen wir Ihnen zudem anhand von Hinweisen aus der Praxis auf, wie sich Personalkosten in einem Förderantrag darstellen lassen und welche Besonderheiten zu berücksichtigen sind.

Sie brauchen das Know-how aus Ihrer Personalbuchhaltung

Wenn Sie nicht selbst ein Buchhaltungs- und Controllingexperte sind, ist es vor diesem Hintergrund nachvollziehbar, dass Sie fachliche Unterstützung von den Profis benötigen. Während manche Förderer, wie zum Beispiel das Bundesamt für Naturschutz die Bedingungen für die Förderung von Personalkosten sehr detailliert aufschlüsseln, kann es in anderen Fällen nötig sein, direkt beim Förderer nachzufragen um die entsprechenden Informationen zu erhalten. Auch hier ist es immer besser, im Vorhinein auf Nummer sicher zu gehen, anstatt am Ende ein böse Überraschung zu erleben, wenn bestimmte Kosten nicht gefördert werden können. 

Weitere Tipps für die Erstellung des Kosten- und Finanzierungsplans

Beim Ansatz der einzelnen Ein- und Ausgabenposten und der Zusammenstellung des Gesamtbudgets sollten Sie die folgenden Grundsätze beachten:

• Orientieren Sie sich bei allen Posten an den branchenüblichen Vergleichswerten.
• Berücksichtigen Sie die genauen Vorgaben des Förderers für die Personalkosten.
• Achten Sie auf Obergrenzen für Kostensätze, z. B. Besserstellungsverbot im Vergleich zum TVÖD, maximale Honorarsätze für externe Mitarbeiter (ReferentInnen, BeraterInnen)
• Überprüfen Sie die Möglichkeiten, ehrenamtliche Arbeit (z. B. in Form von Pauschalen) zu berücksichtigen.
• Prüfen Sie, inwieweit Personal, Sachmittel und Infrastruktur unentgeltlich für das Vorhaben genutzt werden können und welche Kosten anfallen würden, wenn man diese nicht umsonst nutzen könnte. Wie lässt sich dadurch der Eigenanteil erhöhen?
• Können Sachinvestitionen durch Mieten, Leasen oder Sachspenden reduziert werden?
• Wie hoch ist das Risiko, dass einzelne Budgetansätze nicht eingehalten werden und lässt sich dafür eine nachvollziehbare Reserve einplanen?
• Erstellen Sie ein „Worst Case“-Szenario. Welche Kosten entstehen im schlechtesten Fall und wie können Sie dieses Risiko abfangen?
• Wenn Sie bei einzelnen Posten unsicher sind, immer direkten Kontakt mit der Förderinstitution aufnehmen!

Man scheitert auch, wenn man zu wenig Geld haben will

Manchmal werde ich in Seminaren gefragt, ob man bei der Budgetplanung eher großzügig sein sollte, um ggf. anfallende kategorische Kürzungen abzufangen oder ob es von Vorteil ist, ein möglichst günstiges Angebot zu machen, um billiger als die Konkurrenz zu sein. Wenn man mit den Referentinnen und Referenten der Förderinstitutionen spricht, werden etwa gleich viele Förderanträge wegen zu hohem Budget abgelehnt, als wegen zu niedriger Kostenansätze. Auf der sicheren Seite ist man also wohl, wenn man realistisch plant. Puffer für eventuelle Kostensteigerungen kann man natürlich – transparent – einplanen.

Haben Sie noch weitere Tipps oder Erfahrungen zur Erstellung eines Kosten- und Finanzierungsplans und für die Budgetplanung? Teilen Sie diese gerne in den Kommentaren.