Software für das Fördermittelmanagement (Teil 1)

November 21, 2022


Der Digitalisierungsfortschritt nimmt in der Sozialwirtschaft zunehmend an Fahrt auf. Immer mehr spezifische Fachanwendungen werden angeboten. Im Fördermittelmanagement und Fundraisingbereich gibt es mittlerweile eine beträchtliche Auswahl angebotener Softwares und Tools mit den unterschiedlichsten Funktionen und Ausrichtungen. Eine treffgenaue Auswahl in enger Abstimmung mit den Bedürfnissen der eigenen Organisation ist ein aufwändiger Prozess, denn jede Organisation hat andere Anforderungen an die Software für das Fördermittelmanagement.

Eine erste Orientierung und Unterstützung bietet Ihnen dieser zweiteilige Blogartikel. Ich beschreibe Ihnen die Anforderungen an eine integrierte Softwarelösung für das Fördermittelmanagement und gebe einen Überblick über das aktuelle Marktangebot.

Darum ist Software für das Fördermittelmanagement wichtig

Die Verantwortlichen für das Fördermittelmanagement von gemeinnützigen Organisationen haben häufig mehrere Förderprojekte und Aufgaben gleichzeitig laufen:

  • Für eine aktuelle Ausschreibung des Europäischen Sozialfonds muss innerhalb von drei Wochen eine fundierte Interessenbekundung abgegeben werden,
  • eine Kollegin möchte möglichst bald Unterstützung bei der Recherche nach Fördermöglichkeiten für die Ausstattung einer Betreuungseinrichtung,
  • der Zuwendungsbescheid vom Landkreis ist endlich eingegangen und muss überprüft werden,
  • in einem laufenden Förderprojekt muss mit der Buchhaltung besprochen werden, ob die Ausgabenbudgets noch nicht überschritten sind,
  • der Verwendungsnachweis für die letzte Aktion Mensch Förderung wartet auf die Bearbeitung,
  • Zudem möchte ein wichtiger Förderpartner einer privaten Stiftung zeitnah eine Telefontermin.

Unterschiedlichste Aufgabenpakete und Termine müssen geplant und überwacht werden. Dazu läuft die Kommunikation mit einer Vielzahl von internen und externen Ansprechpartnern. Es ist nicht einfach, da den Überblick zu behalten.

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Nicht funktionierende Prozesse im Fördermittelmanagement sind teuer

Wenn ich diese Kolleginnen und Kollegen frage, wie sie ihren Arbeitsalltag organisieren, bekomme ich als Antwort, dass eine Vielzahl von unterschiedlichen Arbeitshilfen genutzt wird: Excel, Word, Outlook, Projektmanagementtools, Papierformulare, das Intranet und gemeinsame Arbeitsordner. Wie die Prozesse dahinter genau ablaufen und wie die Daten in den verschiedenen Systemen zusammengehören, ist aber nicht selten nur im Kopf der Verantwortlichen gespeichert. Zudem werden die gleichen Daten in verschiedenen Systemen doppelt und dreifach geführt.

Ohne Reporting kein Überblick

Neben einem einheitlichen Steuerungsprozess und einer strukturierten Arbeitsplanung ist gerade auch das Erfolgsreporting häufig mit sehr viel Aufwand verbunden. Wie viele Projektskizzen hat man beraten? Wie viele Anträge wurden an welche Förderorganisation gestellt? Wie viele davon waren erfolgreich? Welche Fördersummen wurden eingeworben? Welches Projektvolumen wurde dadurch ermöglicht? Diese Daten müssen mühsam aus verschiedenen Tabellen zusammengetragen werden, wenn sie überhaupt vorhanden sind.

Nicht eingehaltene Termine führen zur Mittelrückforderung

Am Ende vergeudet man einen beträchtlichen Teil seiner wertvollen Arbeitszeit durch ineffiziente Prozesse und das Risiko ist relativ hoch, dass ein wichtiger Termin doch einmal übersehen wird. Und das kann bei Fördermitteln sehr teuer werden, wenn es z.B. zu Mittelrückforderungen kommt oder im schlimmsten Fall eine Förderung vollständig zurückverlangt wird. Und was passiert eigentlich, wenn man mal für ein paar Wochen ausfällt?

Es gibt viele gute Gründe, sich zu überlegen, ob man nicht mit der Hilfe von Software für das Fördermittelmanagement zu besseren Ergebnissen kommt. Die KollegInnen aus dem Spendenfundraising nutzen ja auch schon seit Jahren ihre Fundraisingsoftware.

Wir haben uns in den letzten zwei Jahren im Rahmen eines Beratungsprojekts für sieben größere Träger und Verbände von Diakonie und Caritas intensiv mit dem Thema auseinandergesetzt und uns eine Vielzahl von Lösungen angesehen. Im Folgenden will ich Ihnen von unseren Erfahrungen berichten.

Die Ausgangssituation der einzelnen Organisationen im Fördermittelmanagement ist sehr unterschiedlich

In unserer Beratungspraxis haben wir es tagtäglich mit den unterschiedlichsten gemeinnützigen Einrichtungen und Organisationen in Deutschland zu tun. Die Bearbeitung von Fördermitteln und deren Management ist meiner Erfahrung nach überall sehr unterschiedlich organisiert und aufgebaut:

  • Manchmal ist eine Person für alle Prozessschritte verantwortlich, manchmal gibt es ein Team mit unterschiedlichen Arbeitsschwerpunkten für Recherchen, Antragstellung, Projektumsetzung und Verwendungsnachweis.
  • Bei größeren Verbänden kann es eine Arbeitsteilung in Bezug auf Förderbereiche (z.B. Soziallotterien, EU-Mittel, Stiftungen) geben oder nach Projektarten (Immobilienförderung, Projektförderung).
  • Es gibt FördermittelmanagerInnen, welche sich als BeraterInnen verstehen, die z.B. bei der Recherche und Formulierung von Anträgen unterstützen, aber die Gesamtverantwortung bleibt in den operativen Organisationseinheiten. Bei anderen Trägern möchte man die Verantwortung von Förderprojekten von Konzept bis Verwendungsnachweis an einer Stelle.
  • Gerade überregionale Verbände unterstützen ihre Mitglieder nicht nur durch eine Beratung, sondern schreiben auch eigene Förderungen aus oder reichen staatliche Förderungen weiter. Dafür müssen die Antragstellung, Projektauswahl und der Verwendungsnachweis organisiert werden.
  • Auch das Fördervolumen, welches bewirtschaftet werden muss, ist sehr unterschiedlich. Bei größeren Trägern sprechen wir nicht selten von sechs und siebenstelligen Beträgen.

Zudem ist man als Organisationseinheit natürlich in eine vorhandene Softwarelandschaft eingebettet. Es gibt bereits Programme für die Buchhaltung, Kommunikation, Termin- und Aufgabenplanung, Kunden- / Mitgliederdaten und Ablagesysteme u.ä. Zusätzlich gibt die IT bestimmte Vorgaben zu Datenschutz und Datensicherheit.



Strukturiertes Vorgehen zur Einführung einer Software für das Fördermittelmanagement

Erster Schritt: Anforderungsprofil erstellen

Die Einführung einer Software bedeutet einen großen Aufwand und man bindet sich für die nächsten Jahre oder sogar Jahrzehnte eng an einen Anbieter. Entsprechend sollte man genau analysieren, welche Anforderungen ein Software-Programm erfüllen muss. Und das nicht nur für die aktuellen Anforderungen, sondern auch perspektivisch für die Entwicklungen in den nächsten Jahren.

Im Mittelpunkt der Prozessabbildung steht in der Regel der fünfstufige Prozess des Fördermittelmanagements.

Bezogen auf diesen Prozess müssen folgende Fragen beantwortet werden:

  • Welche Personen/Abteilungen sollen die Software nutzen?
  • Welche Prozesse, Daten, Schnittstellen und Systeme werden aktuell genutzt?
  • Welche vorhandenen Prozesse sollen abgebildet werden?
  • Welche neuen Prozesse sollen abgebildet werden?
  • Wie soll die Buchhaltung angebunden werden?
  • Welche Daten sollen übernommen werden?
  • Welche Schnittstellen müssen berücksichtigt werden?
  • Welche Vorgaben macht die IT?
  • Welche Datenschutzbestimmungen sind zu beachten?
  • Welcher Budgetrahmen soll berücksichtigt werden?

Aus unserer Erfahrung macht es bei dieser Analyse Sinn, nicht nur mit einem Fragebogen zu arbeiten, sondern sich mit den Mitarbeitenden an deren Arbeitsplatz zu setzen, um zu sehen, wie das Geschäft im Arbeitsalltag konkret aussieht.

Die eruierten Anforderungen werden dann auf die typischen Funktionsbereiche einer Softwarelösung für das Fördermittelmanagement heruntergebrochen, z. B. auf:

  • das Beziehungsmanagement (Customer Relation Management CRM) zu Förderern, Kooperationspartnern und interne Ansprechpartnerinnen und -partnern
  • die Pflege einer eigenen Fördermitteldatenbank
  • das Prozessmanagement mit Aufgaben und Termintool
  • das Kommunikationsmanagement
  • die Dokumentenablage
  • die Zeiterfassung
  • das Reporting
  • die Schnittstellen zu anderen Systemen

Kritisches Thema Datenschutz: Bei der Verwaltung von Fördermittelprojekten werden auch viele personenbezogene Daten verarbeitet. Neben Kontaktdaten von internen und externen Ansprechpartnern z.B. auch Personalkostenkalkulationen und personenbezogene Evaluationsdaten. Viele Träger müssen dabei nicht nur die Vorgaben des europäischen Datenschutzrechts einhalten, sondern auch die strengeren Regeln des kirchlichen Datenschutzrechts berücksichtigen.

Beinhalten Ihre Anforderungen an eine Software auch die Verarbeitung personenbezogener Daten?
Welche Datenschutzverordnung muss berücksichtigt werden?
Klären Sie so früh wie möglich, welche Datenschutzbestimmungen eingehalten werden müssen.  

Alle uns bekannten Anbieter behaupten, dass das Einhalten dieser Vorgaben für den gemeinnützigen Bereich kein Problem sei. Wie immer kommt es in der Praxis da aber auf die Details an, insbesondere wenn die Software in einer Cloud betrieben wird. Auf einmal muss man dann doch einen eigenen Server betreiben oder einzelne Funktionalitäten in der Software weglassen.

Am Ende dieser Analysearbeit steht dann ein Anforderungsprofil / Lastenheft, welches die Grundlage für die Auswahl des passenden Anbieters und den Einführungsprozess ist.

Neben den fachspezifischen Anforderungen sollte man auf jeden Fall auch die Nutzerfreundlichkeit der Software für das Fördermittelmanagment im Auge behalten. Die Mitarbeitenden und Beteiligten in diesem Arbeitsbereich sind in der Regel keine Datenbankexperten, sondern benötigen ein intuitiv verständliches Arbeitswerkzeug.

Zweiter Schritt: Vorauswahl und schriftliche Angebot

Mit dem Anforderungsprofil können Sie dann auf die verschiedenen Anbieter zugehen. Neben dem Anforderungsprofil verschicken wir immer auch einen strukturierten Fragebogen, damit sich die Angebote auch gut vergleichen lassen. Zusätzlich zu den einzelnen Funktionalitäten fragen wir hier auch nach:

  • Hostingmodell (Cloudlösung oder ist ein eigener Server notwendig)
  • Kosten (Installation, Einführung, Anpassung, laufender Betrieb)
  • Support und Schulungskonzept
  • Referenzprojekte im gemeinnützigen Bereich
  • Datenschutzstandards

Dritter Schritt: Präsentation und Test

Nach der Auswertung der Rückläufer erscheinen häufig mehrere Angebote als interessant. Sich hier einen persönlichen Eindruck zu verschaffen ist für die weitere Auswahl sehr hilfreich. Die betroffenen Mitarbeitenden müssen ein Gefühl dafür entwickeln, ob sie mit einer Lösung nun täglich arbeiten wollen und können.

Dazu bietet sich zum einen eine Präsentation an, welche man aber mit einer konkreten Agenda vorstrukturieren sollte. Natürlich wird sie ein äußerst eloquenter Vertriebler überzeugen wollen, dass seine Lösung „im Prinzip“ alle Anforderungen erfüllen kann und natürlich die Beste ist. In der Regel bekommen Sie dann auch Testzugänge zu der angebotenen Lösung. Die praktische Arbeit in der Lösung hilft, um Ihren Eindruck abzurunden.

Je konkreter Sie sich die Abbildung von Anwendungssituationen zeigen lassen, umso mehr bekommen Sie einen Eindruck, ob und wie das tatsächlich funktioniert.

Vierter Schritt: Auswahl und Vertrag

Vor der endgültigen Entscheidung macht es Sinn, gemeinsam die Auswahlkriterien und deren Gewichtung zu verabschieden. In einer Tabelle können Sie dann die Ergebnisse der Fragebögen, der Präsentation und der persönlichen Testerfahrungen zusammenfassen. Auf diese Basis sollte eine fundierte Entscheidung möglich sein. Im Anschluss steht dann der Vertragsabschluss.

Fünfter Schritt: Einführung

Die Einführung ist in der Regel ebenfalls ein längerer Prozess, zum Teil auch über mehrere Monate. Dabei ist zu überlegen, wann ein günstiger Zeitraum ist: Mitten im Jahr oder zum Jahreswechsel oder doch besser in der Ferienzeit? Als erstes muss das neue System für sie installiert und eingerichtet werden. Ein großer Arbeitsschritt kann gegebenenfalls die Datenübernahme aus den bisherigen Listen und Systemen sein. Gleichzeitig müssen die User für die neue Software für das Fördermittelmanagement geschult werden.

Bis alles richtig rund läuft, können sicher mehrere Monate vergehen. Die Mitarbeitenden müssen Sicherheit gewinnen und neue Routinen in ihren Arbeitsabläufen etablieren. Zudem wird man durch die Erfahrungen beim praktischen Tun auch noch Optimierungen am System vornehmen wollen.



Auswahl der Software für das Fördermittelmanagement allein oder mit Beratung ?

An diesen fünf Schritten sehen Sie, dass einiges an Arbeit auf Sie zukommen wird. Für die fünf Schritte sollten Sie mit einem Zeitrahmen von drei bis sechs Monaten rechnen, bei größeren und komplexeren Strukturen ihres Fördermittelmanagements auch mit mehr Zeit. Planen Sie sich für die hinzukommenden Aufgaben in diesem Phasen auch ein ausreichendes Zeitbudget an Wo/manpower ein.

Die Auswahl und Einführung einer Software hat selbst Projektcharakter und sollte entsprechend strukturiert geplant werden. Überlegen Sie sich, welche KollegInnen Sie mit ihrem Knowhow benötigen, z.B. aus Buchhaltung, Projektmanagement, Fundraising, IT-Abteilung, etc. und wer von ihnen wie und wann eingebunden werden muss.

Es ist zu entscheiden, ob Sie das Auswahlprojekt allein mit internen Ressourcen stemmen können, oder ob Sie Hilfe einer unabhängigen und spezialisierten Unternehmensberatung nutzen möchten. Mein Unternehmen Förderlotse bietet eine entsprechende Begleitung an. Hier können Sie eine unverbindliche Anfrage an unser Beratungsteam stellen.

Softwareeinführung als Beitrag zur Organisationsentwicklung

Um eine passende Software für das eigene Fördermittelmanagement auszuwählen und einzuführen, müssen Sie sich intensiv mit den eigenen Strukturen und Abläufen beschäftigen. Viele bestehende Prozesse haben sich dabei im Arbeitsalltag quasi von selbst ergeben, ohne dass sie je groß hinterfragt wurden. Ein Projekt zur Softwareeinführung bietet hier eine gute Gelegenheit, die bestehende Organisation auf den Prüfstand zu stellen. Jetzt besteht die Möglichkeit, Abläufe, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen klar und effizient zu gestalten.

Im zweiten Teil unseres Blogartikels gebe ich Ihnen einen Überblick über das aktuelle Angebot auf dem Softwaremarkt für Fördermittelmanagement, beschreibe die notwendigen Investitionen und nenne konkrete Argumente, mit denen Sie Ihre Entscheidungsträger überzeugen, dass die Investition in eine spezialisierte Software lohnend ist.

Zudem veranstalten wir eine Online-Seminar zum Thema. Hier erfahren Sie mehr.

Welche Erfahrungen haben Sie mit speziellen Softwarelösungen für die Aufgaben im  Fördermittelmanagement gemacht? Was für weitere Anforderungen müssen bei Ihnen berücksichtigt werden? Bitte ergänzen Sie gerne Ihre Hinweise zum Thema im Kommentarbereich! Vielen Dank.

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    Torsten Schmotz

    Über den Autor/die Autorin

    Gründer und Geschäftsführer des Unternehmens Förderlotse Torsten Schmotz, Seniorberater, Hochschuldozent und Fachautor, seit 2006 ist das Fördermittel-Fundraising sein beruflicher Schwerpunkt.



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