Nicht zu unterschätzen: Der Verwendungsnachweis


Nach erfolgreicher Bewilligung eines Förderantrags und der Durchführung eines Förderprojekts beinhaltet der Prozess der Fördermittelakquise einen weiteren wichtigen Schritt. Die meisten Zuwendungsgeber fordern eine detaillierte Abrechnung wenige Wochen nach Beendigung des Förderzeitraums eines Projekts: den sogenannten Verwendungsnachweis. In vielen Organisationen ist die Motivation zu diesem Zeitpunkt nicht mehr sehr hoch, da das Projekt bereits inhaltlich abgeschlossen wurde und viele den bürokratischen Aufwand scheuen. Wer hier aber nicht sauber arbeitet, kann eine böse Überraschung erleben. Meist werden zudem die letzten 20 Prozent der Fördersumme erst nach Einreichen der Abschlussrechnung ausgezahlt. Was Sie alles grundlegend wissen müssen, um den Verwendungsnachweis von Fördermittelprojekten rechtssicher und termingerecht fertigzustellen, zeige ich Ihnen in diesem Blogartikel gerne auf. Zudem stelle ich Ihnen eine Checkliste zur Vorbereitung der notwendigen Abrechnung und für die Erstellung eines Sachberichts zur Verfügung.

Funktion, Aufbau und Bestandteile eines Verwendungsnachweises

Ein Verwendungsnachweis dient - wie schon der Name sagt - dem Nachweis der korrekten Verwendung der zugesagten Fördermittel für eine Maßnahme oder ein Projekt. Nach der Umsetzungsphase erfolgt daher die Einreichung eines quantitativen als auch qualitativen Berichts. Aus ihm geht hervor, ob die Maßnahmen wie im Förderantrag geplant stattfinden und wie die Ziele erreicht werden konnten. Gibt es hier Abweichungen von den ursprünglichen Planungen, sind diese im Verwendungsnachweis zu begründen und zu belegen.

Kommt es bei der Durchführung eines Förderprojekts zu maßgeblichen Änderungen im Vergleich zur Planung im Antrag, kontaktieren Sie unbedingt Ihren Förderpartner. Eine Mitteilung erst nach Projektabschluss mit der Einreichung des Verwendungsnachweises zeugt nicht von einer transparenten Zusammenarbeit.

Der Verwendungsnachweis aus Sicht des Förderers

Berichte und Abrechnungen haben für den Förderer eine zentrale Bedeutung. Sie dienen unterschiedlichen Zwecken und ermöglichen die Überprüfung wichtiger Punkte:

  • Erreichung des unmittelbaren Förderzwecks und der strategischen Zielen einer Förderorganisation
  • Einhaltung der Vorgaben und Wünsche des Förderpartners
  • sparsamer und wirtschaftlicher Mitteleinsatz des Projektträgers
  • Bewertung der Qualität des Förderpartners (Möchte er auch in Zukunft mit Ihnen zusammenarbeiten?)
  • Weiterentwicklung der Förderaktivitäten (Sollten Förderausschreibungen in Zukunft verändert werden? Hat ein erfolgreiches Projekt Vorbildwirkung?)
  • Nachweis der Sinnhaftigkeit und Relevanz der Förderaktivitäten gegenüber der Gesellschaft: Wirkung
  • Nachweis (als privater Träger) seiner gemeinnützigen Ausrichtung gegenüber den Finanzbehörden
  • Nachweis (als öffentlicher Träger) der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Besonders die Bedeutung der letzten beiden Punkte sind nicht zu vernachlässigen. Damit dokumentieren Förderinstitutionen, dass sie ihren Kontrollpflichten nachgekommen sind: Keine Stiftung will das Risiko eingehen, den Status der Gemeinnützigkeit zu verlieren. Keine Landesbehörde möchte eine generelle Sperre der von ihr verwalteten EU-Mittel riskieren, weil übergeordnete Institutionen bei der Vergabe Unregelmäßigkeiten entdeckt haben.

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Die Bestandteile eines Verwendungsnachweises

In der Regel setzt sich ein Verwendungsnachweis aus drei verschiedenen Bereichen zusammen. Diese Bestandteile decken sowohl den qualitativen als auch den quantitativen Aspekt einer ordnungsgemäßen Mittelverwendung ab. Dem Förderpartner wird daraus ersichtlich, ob die gesteckten Projektziele mit den geplanten Ressourcen erreicht werden konnten und wie der geplante Mitteleinsatz erfolgt ist.

1. Der Sachbericht: Das haben wir erreicht

Hier wird beschrieben, wie das ursprüngliche Konzept aus dem Förderantrag tatsächlich umgesetzt wurde. Dabei stehen Indikatoren im Fokus, die den Projektfortschritt abbilden (z. B. Meilensteine, Teilnehmerzahlen). Abweichungen müssen beschrieben und erklärt werden. In der Evaluation werden die Zielerreichung und die gesammelten Erfahrungen bewertet.

2. Die Abrechnung: Das hat es gekostet

In der Abrechnung werden die Einnahmen- und Ausgabenströme dokumentiert. Abweichungen im Budgetplan müssen dabei aufgezeigt und erklärt werden. In der Regel gibt es Vorgaben zur Strukturierung der Abrechnung (z. B. Gliederung nach bestimmten Kostenarten, Aufteilung nach Geschäftsjahren).

3. Die Belege: Das können wir nachweisen

Mithilfe von Sachnachweisen werden die Aussagen des Sachberichts belegt. Das sind z. B. unterschriebene Teilnehmerlisten oder ausgefüllte Evaluationsbögen. Die meisten Förderer wollen für alle Zahlungen zudem Belege haben. Hier ist es wichtig zu wissen, ob die Originale oder Kopien eingereicht werden müssen, bzw. wie dies bei digitaler Rechnungsstellung vorgelegt werden soll.

Weiterer Bestandteil eines Verwendungsnachweises ist oftmals auch ein Nachweis der Öffentlichkeitsarbeit. Damit will der Förderpartner sicherstellen, dass Sie auf die Förderpartnerschaft in geeigneten Medien aufmerksam gemacht haben.

Unterschiedliche Vorgaben für Verwendungsnachweise

Bei größeren und längerfristigen Projekten ist es durchaus üblich, dass der Förderer nicht erst am Ende eines Förderprojekts einen Nachweis möchte, sondern bereits im Projektverlauf sogenannte Zwischenberichte anfordert. Diese gehen oft mit einem sogenannten Mittelabruf einher. Das heißt, Sie als Projektträger können einen Teil der bewilligten Fördergelder in Tranchen ausbezahlt bekommen und weisen hierfür den Stand im aktuellen Projektverlauf nach. Dadurch stehen Sie im Kontakt mit der Förderorganisation und haben die Möglichkeit im Austausch zu bleiben. Der abschließende Verwendungsnachweis ist dann oftmals eine Zusammenfassung der bereits erstellten Zwischenberichte. 

Die Vielfalt und Komplexität der Förderlandschaft findet sich auch in den unterschiedlichen Vorgaben für die Berichterstattung bei den einzelnen Förderern wieder. Bei kleinen Förderinstitutionen ist man in der Berichterstattung vielleicht frei. Professionellere Förderer machen einen Gliederungsvorschlag und haben sogar eigene Formulare. Bei öffentlichen Programmen auf Landes-, Bundes- oder EU-Ebene oder auch den großen Soziallotterien gibt es elektronische Verfahren und Systeme. Die Berichte und Belege müssen dann in eine Software eingepflegt werden. Je nach Funktionalität des Online-Systems kann dies den Aufwand erhöhen oder eben auch vereinfachen. 


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Praxistipp: Gliederung des Sachberichts

Macht Ihr Förderpartner keine konkreten Vorgaben zum Aufbau und Umfang des geforderten Sachberichts, lesen Sie nachstehend die typischen Punkte für die Struktur eines Sachberichts. Legen Sie sich für die Ausarbeitung unbedingt den ursprünglichen Antrag, das Bewilligungsschreiben und die Informationen zur Förderorganisation bereit. Was hatten Sie im Antrag ursprünglich geplant und damit dem Förderer versprochen? Mit welchen Ressourcen hatten Sie kalkuliert? Erstellen Sie sozusagen einen SOLL-IST - Vergleich mit folgendem Aufbau:

Gliederung Sachbericht Verwendungsnachweis

Den Verwendungsnachweis rechtssicher abgeben

Auch bei der Abgabe des Verwendungsnachweises sind bestimmte Formalien einzuhalten. Es gibt Terminvorgaben für die Einreichung eines Verwendungsnachweises, die beachtet werden müssen. Denken Sie dabei auch daran, wie es auf Ihren Förderpartner wirkt, wenn Sie Ihren Nachweis "auf den letzten Drücker" abgeben. Es könnte der Eindruck entstehen, dass Sie bzw. Ihre Organisation nicht dringend auf die Fördergelder angewiesen sind. Achten Sie bei der Abgabe des Verwendungsnachweises auch darauf, dass der Bericht in der Regel mit einer rechtsgültigen Unterschrift versehen werden muss. Planen Sie dies auch bei Ihren zeitlichen Planungen ein. Nicht immer sind die legitimierten Personen kurzfristig verfügbar. Nach fristgerechter Einrichtung muss zudem beachtet werden, dass Sie als Geförderter verpflichtet sind bestimmte Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Diese unterscheiden Sie normalerweise nach Art der geförderten Kosten und betragen bei investiven Förderungen einen längeren Zeitraum. Auch sollte sichergestellt werden, dass Sie vom Förderer eine Eingangs- und Prüfungsbestätigung erhalten.

Idealerweise etablieren Sie in Ihrer Förderorganisation ein einheitliches Vorgehen, um entsprechende Förderunterlagen analog der erforderlichen Aufbewahrungsfristen zu dokumentieren.

Unterschiedliche Prüfinstanzen eines Verwendungsnachweises

Bei der öffentlichen Förderung kann der Verwendungsnachweis nicht nur von der direkt verwaltenden Vergabebehörde überprüft werden, sondern auch von weiteren Prüfbehörden, wie dem Landesrechnungshof oder dem Bundesrechnungshof. Dabei werden die rechtlichen Rahmenbedingungen der öffentlichen Haushaltsordnungen, das Steuerrecht und die Abgabenordnung sowie das Vergaberecht berücksichtigt.

Teilweise wird es dem Förderpartner übertragen, eine externe Prüfung vornehmen zu lassen. Dieser muss die Abschlussabrechnung dann z. B. von einem Wirtschaftsprüfer testieren lassen. Auch diesen Schritt gilt es in den Zeitplanungen zu berücksichtigen!

Nicht selten hat man bei der Endabrechnung den Eindruck, dass das Einhalten der formalen Vorschriften wichtiger ist als der inhaltliche Projekterfolg. Angesichts der meist externen Anforderungen an den Förderer und der mit der Prüfung beauftragten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist das aber nachvollziehbar.

Selbst bei einem inhaltlich hervorragend abgeschlossenen Projekt kann eine fehlerhafte und unvollständige Abrechnung die Bewertung durch den Förderer extrem verschlechtern und im schlechtesten Fall zu einer teilweisen oder vollständigen Rückforderung der Mittel führen.


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Am Anfang schon an das Ende denken: Der Verwendungsnachweis als Teil der Projektplanung

Das Thema Verwendungsnachweis verliert deutlich an Schrecken, wenn man sich angemessen vorbereitet hat. Dabei hilft Ihnen die folgende Checkliste, die Sie bereits zum Projekt-Kick-off nutzen sollten:

Checkliste: Vorbereitung des Verwendungsnachweises und der Abrechnung 


Haben wir alle verfügbaren Informationen zur Förderung vorliegen und ausgewertet?
  • Fördervertrag / Bewilligungsbescheid / ursprünglicher Antrag
  • Verwendungs- und Finanzhilfe-Richtlinien
  • Fördermittelausschreibung mit allen dazugehörenden Informationen
  • Erfahrungen innerhalb der eigenen Organisation mit dem Förderer
  • Erfahrungen von befreundeten Organisationen / aus dem eigenen Verband / von Kolleginnen und Kollegen

Sind folgende Rahmenbedingungen bekannt und geklärt?
  • Finanzierungsart
  • Förderfähige Aufwendungen
  • Belegführung und Aufbewahrungsfristen
  • Nachweis von Eigenleistungen
  • Nutzung externer Dienstleistungen und Sachmittel (Vergleichsangebote, Ausschreibungen)
  • Erfassung und Nachweis von Indikatoren, Berichts- und Mitteilungspflichten (Form, Termine)
  • Mittelabruf und Mittelauszahlung
  • Gab es wichtige Änderungen zur ursprünglichen Ausschreibung?
  • Ist ein Änderungsantrag zu empfehlen / notwendig?

Ist die Erfassung der sachlichen Nachweise vorbereitet?
Ist die Buchhaltung auf die Erfassung der Finanzbelege und die Abschlussrechnung vorbereitet?
  • Verantwortlichkeiten
  • Aufgabenpakete
  • Termine
  • Prozesse und Tools
  • Reviews
  • Eskalationsprozesse

Förderer behalten sich häufig vor, Gelder zurückzufordern, die nicht ordnungsgemäß ausgegeben wurden. Das kann bei größeren Projekten schnell zu einer Summe anwachsen, die den Fortbestand einer Organisation gefährdet. Ein Hauptfehler wird leider immer wieder gemacht: Es wird kein laufendes Projektcontrolling für die Finanzmittel vorgenommen. Solange genügend Geld auf dem Projektkonto ist, scheint alles in Ordnung und die Rechnungen werden nicht selten unsortiert gesammelt. Die Aufarbeitung wird bis nach dem Projektende verschoben! Im Nachhinein ist es oft unmöglich oder extrem zeitaufwendig, bestimmte Vorgaben zu erfüllen (wenn Sie z. B. Fahrscheine im Original einreichen müssen und diese nicht gesammelt wurden, oder wenn Sie nachweisen müssen, dass Sie vor einer Beauftragung von externen Dienstleistungen Vergleichsangebote eingeholt haben).

Die folgende Grafik verdeutlicht die häufigsten Gründe für ein Scheitern in dieser Phase:

Verwendungsnachweis häufige Fehler

Lassen Sie sich beraten und qualifizieren - auch beim Verwendungsnachweis

Wie schon bei der Erstellung des Finanzplans, bei der Konzeption und bei der Antragstellung, sollten Sie bei der Abrechnung und der Einreichung des Verwendungsnachweises erst recht die Unterstützung durch Fachkräfte anfordern. Wenn Sie keine Erfahrung in der Buchhaltung haben, sollten Sie diese Aufgabe auch nicht selbst übernehmen. Im Sinne eines Vier-Augen-Prinzips macht hier eine Aufgabentrennung sehr viel Sinn.

Große Landes- und Bundesprogramme bieten aber auch für Verantwortliche, die schon Erfahrung in der Fördermittelabrechnung haben, eine gewisse Herausforderung. Vielfältige Beratungs- und Qualifizierungsangebote machen z. B.:

  • Die Förderinstitution selber (z. B. regelmäßige Workshops zur Abrechnung von Förderungen durch den Europäischen Sozialfonds (ESF))
  • Die Dachverbände z. B. für Wohlfahrt, Sport, Kunst und Kultur oder Umwelt
  • Private Dienstleister (Steuerberater, Wirtschaftskanzleien)

Auf jeden Fall würde ich mich auch mit anderen Projektträgern im gleichen Förderprogramm austauschen. Dadurch kann man von den gegenseitigen Erfahrungen profitieren, aber auch gemeinsam mit Anliegen und Vorschlägen auf die Förderinstitution zugehen. 

Stufenweise vorgehen - nichts übersehen

Wenn Sie dann zum Projektende in der Verantwortung stehen, die Abschlussabrechnung und den Verwendungsnachweis fertigzustellen, hilft Ihnen die folgende Grafik, um die einzelnen Arbeitsstufen nachzuvollziehen und umzusetzen:

Verwendungsnachweis Ablauf

Zum Schluss – nach dem Antrag ist vor dem Antrag

Unabhängig davon, ob der Antrag erfolgreich war oder abgelehnt wurde, haben Sie für die nächste Antragstellung wichtige Erfahrungen gemacht. Auch bei einer Absage haben Sie vielleicht neue Projektideen entwickelt oder mögliche Kooperationspartner gefunden. Wenn die Förderinstitution regelmäßig ausschreibt, haben Sie zudem die Chance, sich mit einem modifizierten Projekt erneut zu bewerben.

Bei einer erfolgreichen Kooperation mit einem Förderpartner sollten Sie die Zusammenarbeit systematisch ausbauen. Am besten haben Sie bei Ihrem ersten Antrag bereits das Folgeprojekt skizziert (z. B. die Verbreitung der Ergebnisse eines Pilotprojekts). Wenn Sie eine gute Arbeit abliefern, bekommen Sie vielleicht die Chance, sich als fester Partner der Förderorganisation zu etablieren. Oft beauftragen z. B. Förderstiftungen erfolgreiche Projektpartner mit der kompletten Abwicklung von Förderbereichen oder fortlaufenden Projekten.

Als Förderpartner können Sie von weiteren Dienstleistungen der Förderinstitution profitieren. Nicht selten werden die Verantwortlichen von verschiedenen Projektträgern zu Konferenzen und Seminaren eingeladen – eine hervorragende Gelegenheit, das eigene Netzwerk auszubauen und von den Erfahrungen anderer zu profitieren.


Welche Erfahrungen haben Sie bei der Erstellung und Einreichung von Verwendungsnachweisen gemacht? Schildern Sie gerne Ihre Praxistipps im unten stehenden Kommentarbereich.


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Torsten Schmotz

Über den Autor/die Autorin

Gründer und Geschäftsführer des Unternehmens Förderlotse Torsten Schmotz, Seniorberater, Hochschuldozent und Fachautor, seit 2006 ist das Fördermittel-Fundraising sein beruflicher Schwerpunkt.



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