Nicht zu unterschätzen: Der Verwendungsnachweis

Was man wissen muss, um den Verwendungsnachweis von Fördermittelprojekten rechtssicher und termingerecht fertigzustellen

Mit Checkliste zur Vorbereitung von Abrechnung und Sachbericht

Die meisten Zuwendungsgeber fordern eine detaillierte Abrechnung wenige Wochen nach Beendigung des Förderprojekts. In vielen Organisationen ist die Motivation zu diesem Zeitpunkt nicht mehr sehr hoch, da das Projekt bereits inhaltlich abgeschlossen wurde und viele den bürokratischen Aufwand scheuen. Wer hier aber nicht sauber arbeitet, kann eine böse Überraschung erleben. Meist werden auch die letzten 20 Prozent der Fördersumme erst nach Einreichen der Abschlussrechnung ausgezahlt.

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Lernen Sie aus den Fehlern anderer

Förderer behalten sich häufig vor, Gelder zurückzufordern, die nicht ordnungsgemäß ausgegeben wurden. Das kann bei größeren Projekten schnell zu einer Summe anwachsen, die den Fortbestand einer Organisation gefährdet. Ein Hauptfehler wird leider immer wieder gemacht: Es wird kein laufendes Projektcontrolling für die Finanzmittel vorgenommen. Solange genügend Geld auf dem Projektkonto ist, scheint alles in Ordnung und die Rechnungen werden nicht selten unsortiert gesammelt. Die Aufarbeitung wird bis nach dem Projektende verschoben!

Im Nachhinein ist es oft unmöglich oder extrem zeitaufwendig, bestimmte Vorgaben zu erfüllen (wenn Sie z. B. Fahrscheine im Original einreichen müssen und diese nicht gesammelt wurden, oder wenn Sie nachweisen müssen, dass Sie vor einer Beauftragung von externen Dienstleistungen Vergleichsangebote eingeholt haben).

Die folgende Grafik verdeutlicht die häufigsten Gründe für ein Scheitern in dieser Phase:

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Berichterstattung aus Sicht des Förderers

Berichte und Abrechnungen haben für den Förderer eine zentrale Bedeutung. Sie dienen folgenden Zwecken:

• Prüfung der Erreichung seiner unmittelbaren Förderziele und eines Beitrags zu den strategischen Zielen

• Prüfung der Einhaltung seiner Vorgaben und Wünsche durch den Förderpartner

• Prüfung des sparsamen und wirtschaftlichen Mitteleinsatzes

• Bewertung der Qualität des Förderpartners (Möchte er auch in Zukunft mit Ihnen zusammenarbeiten?)

• Weiterentwicklung der Förderaktivitäten (Sollten Förderausschreibungen in Zukunft verändert werden? Hat ein erfolgreiches Projekt Vorbildwirkung?)

• Nachweis der Sinnhaftigkeit und Relevanz seiner Förderaktivitäten gegenüber der Gesellschaft

• Nachweis (als privater Träger) seiner gemeinnützigen Ausrichtung gegenüber den Finanzbehörden

• Nachweis (als öffentlicher Träger) der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Besonders die letzten beiden Punkte sind entscheidend. Damit dokumentieren Förderinstitutionen, dass sie ihren Kontrollpflichten nachgekommen sind: Keine Stiftung will das Risiko eingehen, den Status der Gemeinnützigkeit zu verlieren. Keine Landesbehörde möchte eine generelle Sperre der von ihr verwalteten EU-Mittel riskieren, weil übergeordnete Institutionen bei der Vergabe Unregelmäßigkeiten entdeckt haben.

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Unterschiedliche Prüfinstanzen

Bei der öffentlichen Förderung kann der Verwendungsnachweis nicht nur von der direkt verwaltenden Vergabebehörde überprüft werden, sondern auch von weiteren Prüfbehörden, wie dem Landesrechnungshof oder dem Bundesrechnungshof. Dabei werden die rechtlichen Rahmenbedingungen der öffentlichen Haushaltsordnungen, das Steuerrecht und die Abgabenordnung sowie das Vergaberecht berücksichtigt.

Teilweise wird es dem Förderpartner übertragen, eine externe Prüfung vornehmen zu lassen. Dieser muss die Abschlussabrechnung dann z. B. von einem Wirtschaftsprüfer testieren lassen.

Nicht selten hat man bei der Endabrechnung den Eindruck, dass das Einhalten der formalen Vorschriften wichtiger ist als der inhaltliche Projekterfolg. Angesichts der meist externen Anforderungen an den Förderer und der mit der Prüfung beauftragten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist das aber nachvollziehbar.

Selbst bei einem inhaltlich hervorragend abgeschlossenen Projekt kann eine fehlerhafte und unvollständige Abrechnung die Bewertung durch den Förderer extrem verschlechtern und im schlechtesten Fall zu einer teilweisen oder vollständigen Rückforderung der Mittel führen.

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Bestandteile des Verwendungsnachweises

Der Verwendungsnachweis setzt sich in der Regel aus drei Bereichen zusammen:

1. Der Sachbericht: Das haben wir erreicht

Hier wird beschrieben, wie das ursprüngliche Konzept tatsächlich umgesetzt wurde. Dabei stehen Indikatoren im Fokus, die den Projektfortschritt abbilden (z. B. Meilensteine, Teilnehmerzahlen). Abweichungen müssen beschrieben und erklärt werden. In der Evaluation werden die Zielerreichung und die gesammelten Erfahrungen bewertet.

2. Die Abrechnung: Das hat es gekostet

In der Abrechnung werden die Einnahme- und Ausgabeströme dokumentiert. Abweichungen im Budgetplan müssen dabei aufgezeigt und erklärt werden. In der Regel gibt es Vorgaben zur Strukturierung der Abrechnung (z. B. Gliederung nach bestimmten Kostenarten, Aufteilung nach Geschäftsjahren).

3. Die Belege: Das können wir nachweisen

Mithilfe von Sachnachweisen werden die Aussagen des Sachberichts belegt. Das sind z. B. unterschriebene Teilnehmerlisten oder ausgefüllte Evaluationsbögen. Die meisten Förderer wollen für alle Zahlungen Belege. Hier ist es wichtig zu wissen, ob die Originale oder Kopien eingereicht werden müssen.

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Das Berichtswesen – unterschiedliche Vorgaben

Bei größeren und längerfristigen Projekten ist es durchaus üblich, dass der Förderer im Projektverlauf schon Zwischenberichte anfordert. Das ist an sich eine feine Sache, weil man dann eine Rückmeldung erhält, ob alles so passt, und der Endbericht dann einfach eine Zusammenfassung der Zwischenberichte sein kann.

Die Vorgaben für die Berichterstattung sind sehr unterschiedlich. Bei kleinen Förderinstitutionen ist man in der Berichterstattung vielleicht frei. Professionellere Förderer machen einen Gliederungsvorschlag und haben sogar eigene Formulare. Bei öffentlichen Programmen auf Landes-, Bundes- oder EU-Ebene gibt es elektronische Verfahren. Die Berichte und Belege müssen dann in einer Software eingepflegt werden. Der Aufwand dafür kann ganz erheblich sein.

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Gliederung des Sachberichts

Der typische Aufbau eines Sachberichts umfasst die folgenden Punkte:

• Rahmendaten

• Projektablauf und Zielerreichung

• Abschlussrechnung mit Erläuterung

• Evaluation, Fazit und Ausblick

• Verbreitung der Ergebnisse
• Dokumentation der Öffentlichkeitsarbeit

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Den Verwendungsnachweis rechtssicher abgeben

Auch bei der Abgabe des Verwendungsnachweises sind bestimmte Formalien einzuhalten:

• Es gibt Terminvorgaben für die Einreichung eines Verwendungsnachweises.

• Die Berichte müssen mit einer rechtsgültigen Unterschrift versehen werden.

• Der Geförderte verpflichtet sich, bestimmte Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

• Man sollte sicherstellen, dass man vom Förderer eine Eingangs- und Prüfungsbestätigung erhält.

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Am Anfang schon an das Ende denken

Das Thema Verwendungsnachweis verliert deutlich an Schrecken, wenn man sich angemessen vorbereitet hat. Dabei hilft Ihnen die folgende Checkliste, die Sie bereits zum Projekt-Kick-off nutzen sollten:

Checkliste: Vorbereitung des Verwendungsnachweises und der Abrechnung schon beim Projektstart

Haben wir alle verfügbaren Informationen zur Förderung vorliegen und ausgewertet? – Fördervertrag / Bewilligungsbescheid – Verwendungs- und Finanzhilfe-Richtlinien – Fördermittelausschreibung mit allen dazugehörenden Informationen (z. B. FAQ, Hinweise zur Antragstellung, …) – Erfahrungen innerhalb der eigenen Organisation mit dem Förderer – Erfahrungen von befreundeten Organisationen / aus dem eigenen Verband / von Kolleginnen und Kollegen

Sind folgende Rahmenbedingungen geklärt? – Finanzierungsart – Förderfähige Aufwendungen – Belegführung und Aufbewahrungsfristen – Nachweis von Eigenleistungen – Nutzung externer Dienstleistungen und Sachmittel (Vergleichsangebote, Ausschreibungen) – Erfassung und Nachweis von Indikatoren, Berichts- und Mitteilungspflichten (Form, Termine) – Mittelabruf und Mittelauszahlung – Gab es wichtige Änderungen zur ursprünglichen Ausschreibung? – Ist ein Änderungsantrag zu empfehlen / notwendig?

Ist die Erfassung der sachlichen Nachweise vorbereitet? – Verantwortlichkeiten – Aufgabenpakete – Termine – Prozesse und Tools – Reviews – Eskalationsprozesse

Ist die Erstellung der Sachberichte vorbereitet? – Verantwortlichkeiten – Aufgabenpakete – Termine – Prozesse und Tools – Reviews – Eskalationsprozesse

Ist die Buchhaltung auf die Erfassung der Finanzbelege und die Abschlussrechnung vorbereitet? – Verantwortlichkeiten – Aufgabenpakete – Termine – Prozesse und Tools – Reviews

Ist der Einkauf von externen Dienstleistungen und Sachmitteln förderkonform vorbereitet? – Verantwortlichkeiten – Aufgabenpakete – Termine – Prozesse und Tools – Reviews

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Lassen Sie sich beraten und qualifizieren

Wie schon bei der Erstellung des Finanzplans, bei der Konzeption und bei der Antragstellung, sollten Sie bei der Abrechnung erst recht die Unterstützung durch Fachkräfte anfordern. Wenn Sie keine Erfahrung in der Buchhaltung haben, sollten Sie diese Aufgabe auch nicht selbst übernehmen. Im Sinne eines Vier-Augen-Prinzips macht hier eine Aufgabentrennung sehr viel Sinn.

Große Landes- und Bundesprogramme bieten aber auch für Verantwortliche, die schon Erfahrung in der Fördermittelabrechnung haben, eine gewisse Herausforderung. Vielfältige Beratungs- und Qualifizierungsangebote machen z. B.:

• Die Förderinstitution selber (z. B. regelmäßige Workshops zur Abrechnung von Förderungen durch den Europäischen Sozialfonds (ESF))

• Die Dachverbände z. B. für Wohlfahrt, Sport, Kunst und Kultur oder Umwelt

• Private Dienstleister (Steuerberater, Wirtschaftskanzleien)

Auf jeden Fall würde ich mich auch mit anderen Projektträgern im gleichen Förderprogramm austauschen. Dadurch kann man von den gegenseitigen Erfahrungen profitieren, aber auch gemeinsam mit Anliegen und Vorschlägen auf die Förderinstitution zugehen.

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Stufenweise nichts übersehen

Wenn Sie dann zum Projektende in der Verantwortung stehen, die Abschlussabrechnung und den Verwendungsnachweis fertigzustellen, hilft Ihnen die folgende Grafik, um die einzelnen Arbeitsstufen nachzuvollziehen:

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Zum Schluss – nach dem Antrag ist vor dem Antrag

Unabhängig davon, ob der Antrag erfolgreich war oder abgelehnt wurde, haben Sie für die nächste Antragstellung wichtige Erfahrungen gemacht. Auch bei einer Absage haben Sie vielleicht neue Projektideen entwickelt oder mögliche Kooperationspartner gefunden. Wenn die Förderinstitution regelmäßig ausschreibt, haben Sie zudem die Chance, sich mit einem modifizierten Projekt erneut zu bewerben.

Bei einer erfolgreichen Kooperation mit einem Förderpartner sollten Sie die Zusammenarbeit systematisch ausbauen. Am besten haben Sie bei Ihrem ersten Antrag bereits das Folgeprojekt skizziert (z. B. die Verbreitung der Ergebnisse eines Pilotprojekts). Wenn Sie eine gute Arbeit abliefern, bekommen Sie vielleicht die Chance, sich als fester Partner der Förderorganisation zu etablieren. Oft beauftragen z. B. Förderstiftungen erfolgreiche Projektpartner mit der kompletten Abwicklung von Förderbereichen oder fortlaufenden Projekten.

Als Förderpartner können Sie von weiteren Dienstleistungen der Förderinstitution profitieren. Nicht selten werden die Verantwortlichen von verschiedenen Projektträgern zu Konferenzen und Seminaren eingeladen – eine hervorragende Gelegenheit, das eigene Netzwerk auszubauen und von den Erfahrungen anderer zu profitieren.

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Dieser Blogartikel ist ein Auszug aus dem Förderlotse Handbuch Fördermittel: In fünf Schritten zur Förderung Ihres gemeinnützigen Vorhabens.