Unterstützung durch Künstliche Intelligenz (KI) beim Verfassen von Fördermittelanträgen

Künstliche Intelligenz (KI) ist längst kein Science-Fiction-Konzept mehr, sondern ein fester Bestandteil unseres Alltags geworden. Sie hilft uns, schneller und klüger zu arbeiten, indem sie Daten in Echtzeit analysiert, Routineaufgaben automatisiert und uns intelligente Entscheidungshilfen an die Hand gibt. Auch im gemeinnützigen Sektor hat KI in den letzten Monaten ihren Weg in den Arbeitsalltag vieler Kolleg*innen gefunden. Sprach- und textbasierte Chatbots wie ChatGPT, Microsoft Bing, Google Bard und Co. unterstützen dabei, E-Mails zu schreiben oder Social Media Beiträge zu verfassen. Doch wie steht es um die Unterstützung von Künstlicher Intelligenz bei Fördermittelanträgen? Kann KI hier ebenfalls eine Rolle spielen?

Kann KI die Antragstellung für Fördermittel vollständig übernehmen?

Die rasante Entwicklung der Künstlichen Intelligenz, insbesondere multi-modaler Sprachmodelle, hat in der jüngsten Vergangenheit beeindruckende Fortschritte gemacht. Diese Modelle können Texte generieren und könnten daher theoretisch Fördermittelanträge von Anfang bis Ende selbstständig verfassen. Vielleicht haben Sie diese Technologie sogar schon einmal aus Neugier an einem fiktiven Projekt ausprobiert? Ich gebe zu, bei meinem ersten Versuch war ich von der Qualität des generierten Textes beeindruckt. Aber wenn es um die Erstellung von Anträgen für konkrete, reale Projekte geht, zeigen sich schnell die ersten Grenzen.

Die Herausforderungen von Künstlicher Intelligenz bei Fördermittelanträgen

Die KI ist nicht in der Lage, Gedanken zu lesen oder den spezifischen Kontext eines Projekts vollständig zu erfassen. Sie ist auf die Eingabeaufforderungen, sogenannte "Prompts", angewiesen, die ihr gegeben werden. Dies führt zu einer Reihe von ethischen und praktischen Herausforderungen:

Kontextsensibilität: KI-Modelle können die Nuancen und den spezifischen Kontext, die oft entscheidend für die Ausarbeitung eines Fördermittelantrags sind, nicht vollständig erfassen. Sie können grundlegende Informationen verarbeiten, aber ein tiefgehendes Verständnis für die spezifischen Bedürfnisse und Ziele der Organisation fehlt ihnen.

Ethische Überlegungen: Die Möglichkeit, Anträge vollautomatisch zu generieren, könnte die Tür für Missbrauch und Fehlinformation öffnen. Eine genaue und ethische Darstellung des Projekts ist entscheidend, und die Übertragung dieser Verantwortung an eine Maschine könnte problematisch sein.

Menschliche Überprüfung: Selbst wenn ein KI-Modell einen ersten Entwurf eines Antrags generieren könnte, ist eine menschliche Überprüfung unerlässlich. Nur ein Mensch kann sicherstellen, dass der Antrag alle erforderlichen Informationen enthält und den komplexen Anforderungen des Fördermittelgebers gerecht wird.

Anpassungsfähigkeit: Fördermittelanträge erfordern oft spezifische Anpassungen, die sich aus Gesprächen mit den Förderinstitutionen ergeben können. KI-Modelle sind nicht in der Lage, solche interaktiven Anpassungen vorzunehmen.

Qualitative Elemente: Viele Anträge enthalten nicht nur quantitative Daten, sondern auch qualitative Elemente wie Erfolge und Zitate der Zielgruppen oder spezielle Anforderungen des Fördergebers. Diese sind für KI-Modelle oft schwer zu generieren.

Aktualität und Relevanz: KI-Modelle sind nur so gut wie ihre letzte Aktualisierung. Sie können nicht proaktiv neue Trends oder politische Entwicklungen berücksichtigen, die nach ihrer letzten Schulung relevant geworden sind.

Insgesamt kann die KI eine nützliche Ergänzung im Prozess der Antragstellung für Fördermittel sein, etwa durch die Automatisierung von Routineaufgaben oder die schnelle Generierung von Textentwürfen. Eine vollständige Übernahme des Schreibens von Fördermittelanträgen durch KI erscheint jedoch, zumindest zum gegenwärtigen Zeitpunkt, nicht realistisch oder ratsam. 

Wie kann KI beim Verfassen von Fördermittelanträgen unterstützen? 

Während die vollständige Automatisierung der Antragstellung für Fördermittel durch Künstliche Intelligenz derzeit weder realistisch noch empfehlenswert erscheint, gibt es dennoch verschiedene Bereiche, in denen KI eine wertvolle Unterstützung bieten kann. Die Technologie hat das Potenzial, den Prozess der Antragstellung erheblich zu vereinfachen, zu beschleunigen und sogar qualitativ zu verbessern. Im folgenden Abschnitt werfen wir einen Blick auf die konkreten Vorteile und Anwendungsmöglichkeiten, die Künstliche Intelligenz für Fördermittelanträge bieten kann. 

Zeitersparnis beim Verfassen von Fördermittelanträgen durch KI

Einer der größten Vorteile der KI ist ihre Fähigkeit, uns Zeit zu sparen. Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Idee für Ihren Antrag, aber die Ausformulierung benötigt sehr viel Zeit. Hier kann KI ins Spiel kommen: Sie nimmt Ihre Stichpunkte und verwandelt sie in ausgereifte Textabschnitte. Das gibt Ihnen die Freiheit, sich auf die Feinheiten Ihres Projekts zu konzentrieren. Hierbei müssen Sie aber berücksichtigen, dass für die optimale Nutzung der KI-Technologie eine sorgfältige Einarbeitung und ständige Weiterbildung unerlässlich sind. 

Verbesserte Antragstexte durch KI

Ein guter Antrag kann den Unterschied zwischen einer Zusage und einer Absage ausmachen. KI-Technologie kann nicht nur bei der Generierung von Texten helfen, sondern auch die Qualität der Anträge erhöhen, indem sie Feedback zu Texten gibt, Anregungen zur Verbesserung liefert und bei der zielgerichteten Umformulierung von Sätzen hilft. Der offensichtlichste Anwendungsfall ist die Korrektur von Rechtschreib- und Grammatikfehlern sowie weitere stilistische Optimierungen. So kann eine durch KI gestützte Lösung die menschlichen Schwächen, wie beispielsweise das Übersehen kleiner Fehler, ausgleichen. Dies ist besonders hilfreich, wenn nur wenige Möglichkeiten zur Verfügung stehen, um den Text von weiteren Personen Korrektur lesen zu lassen. Zudem können durch eine intelligente Textanalyse Inkonsistenzen, Wiederholungen oder Fachjargon, der für das Bewertungsgremium unklar sein könnte, erkannt und überarbeitet werden. Hierdurch wird die Verständlichkeit und Überzeugungskraft des Antrags erhöht, was die Chancen auf eine Förderzusage verbessern kann.

Unterstützung durch KI bei kreativen Schreibaufgaben

Kreative Schreibaufgaben, wie die Namensfindung für Projekte, können eine Herausforderung darstellen. Hier können textbasierte Chatbots wie ChatGPT eine echte Hilfe sein, indem sie mit wenigen Informationen zu einem Projekt kreative Projektvorschläge erstellen, die als Ausgangspunkt für weitere Überlegungen dienen können. Sie können einfach eine Anfrage stellen wie: „Wir planen ein Umweltbildungsprojekt für Kinder und Jugendliche. Gib uns 20 Vorschläge für Projektnamen.“ Auch wenn vielleicht nicht der perfekte Name dabei ist, bekommen Sie eine Menge unterschiedlicher Ideen, die als Inspiration dienen können.

Das Tolle daran ist, dass Sie nicht bei Null anfangen müssen. ChatGPT nimmt Ihnen die Last des leeren Blattes ab und liefert erste Ideen, auf die Sie aufbauen können. So wird der Prozess der Namensfindung einfacher und Sie können die Vorschläge weiterentwickeln, bis Sie einen Projektnamen finden, der wirklich zu Ihnen passt.

Unterstützung beim ersten Entwurf von Fördermittelanträgen

Das Ausarbeiten eines ersten Entwurfs für einen Fördermittelantrag kann sich oft als zeitintensive Aufgabe entpuppen. Hier kommt die Künstliche Intelligenz ins Spiel, die den Prozess erheblich beschleunigen kann. Sie ist in der Lage, aus Notizen oder sogar Tonaufnahmen strukturierte und kohärente Texte zu generieren. Stellen Sie sich vor, Sie halten ein Projekttreffen ab, in dem alle relevanten Rahmenbedingungen und Fragen des Antrags besprochen werden. Dieses Treffen kann einfach mit einem Smartphone oder einem anderen Aufnahmegerät dokumentiert werden. Anschließend kann eine Transkriptionssoftware, wie zum Beispiel CastMagic, die gesprochenen Worte in Text umwandeln.

Nach dieser Umwandlung kann die KI beauftragt werden, die wichtigsten Informationen zu extrahieren und in einen ersten Entwurf für den Antrag zu integrieren. Ein entscheidender Vorteil dieser Methode ist, dass sie auf den eigenen, im Treffen gesammelten Informationen basiert. Dadurch ist der Kontext von Anfang an klar definiert, was das Risiko von Missverständnissen oder Fehlinterpretationen erheblich reduziert.

Hintergrundrecherchen für Fördermittelanträge

KI-Tools, die Zugang zum Internet haben, können eine echte Unterstützung bei der Recherche sein. Sie sind besonders nützlich, wenn es darum geht, Informationen zur Zielgruppe zu finden oder das Projekt im gesellschaftlichen Kontext besser zu verstehen. Zum Beispiel hat mir Perplexity dabei geholfen, Arbeitslosenquoten für ein bestimmtes Stadtgebiet zu finden, die ich durch eine normale Google-Suche nicht gefunden habe.

Außerdem können generative KI-Anwendungen uns dabei unterstützen, den gesellschaftlichen Mehrwert unseres Projekts im Auge zu behalten. Sie können ChatGPT daher auch gezielt Fragen zu gesellschaftlichen Herausforderungen stellen, zum Beispiel, was passiert, wenn Geflüchtete nicht richtig integriert werden. ChatGPT kann Ihnen dann eine Liste mit verschiedenen gesellschaftlichen Problemen geben. Diese Informationen können ihnen helfen, die Argumentation für das Projekt zu verfeinern. Durch die Zusammenarbeit mit KI wird sichergestellt, dass die Projektziele nicht nur intern, sondern auch im größeren gesellschaftlichen Kontext betrachtet werden.

Wiederverwendung und Anpassung von alten Antragstexten

Bestehende Texte von vergangenen Projektanträgen oder der Organisationswebseite können als Ausgangspunkt für neue Fördermittelanträge dienen. Es gibt Teile eines Fördermittelantrags, die man aus bestehenden Anträgen leicht abgewandelt sehr gut übernehmen kann. Dazu gehören häufig die Vorstellung der eigenen Organisation oder auch die Beschreibung bestehender Evaluationsmethoden in der Organisation. Vielleicht wurde auch ein Antrag nicht bewilligt und nun versucht man sein Glück noch einmal bei einer anderen Organisation. Softwarelösungen, die sich auf das Verfassen von Fördermittelanträgen spezialisiert haben, wie beispielsweise grantable, ermöglichen es, bestehende Texte hochzuladen und sie an die aktuelle Ausschreibung anzupassen. Die KI kann so dabei helfen, Textpassagen schnell zu finden sowie den Text zu kürzen oder zu erweitern, je nach Anforderungen des neuen Antrags.

Verbesserung der Textqualität von Fördermittelanträgen

Die Qualität eines Fördermittelantrags kann den Unterschied zwischen einer Bewilligung und einer Ablehnung ausmachen, da manche Förderer daraus Rückschlüsse auf die Professionalität und die Gewissenhaftigkeit Ihrer Organisation ziehen. Künstliche Intelligenz, wie sie in verschiedenen Textverarbeitungstools eingesetzt wird, kann Ihnen dabei helfen, Ihren Antrag auf Vordermann zu bringen. Sie kann nicht nur Rechtschreib- und Grammatikfehler aufspüren, sondern auch den Textfluss verbessern und sicherstellen, dass alles inhaltlich stimmig ist. Languagetool bietet etwa die klassischen Vorteile einer Rechtschreib- und Grammatikkorrektur und liefert ebenso Vorschläge für Synonyme, die den Text professioneller wirken lassen. Zudem warnt es vor wiederholten Satzanfängen und schlägt Alternativen vor. Die KI kann sogar ganze Sätze neu formulieren, wenn Sie mit der grundlegenden Aussage zufrieden sind, jedoch Anpassungsbedarf bei der Formulierung sehen.

Erstellung von Kostenplänen

ChatGPT und Co. können dabei unterstützen, den Kostenplan für ein Projekt zu erstellen. Auf Grundlage der unterschiedlichen Ausgabenpositionen kann die KI zunächst eine Internetrecherche für Preise und Referenzwerte durchführen. Anschließend können die Informationen in Tabellenformat aufbereitet werden. Hierbei kann auch auf das gewünschte Format des Fördermittelgebers Rücksicht genommen werden. Besonders angenehm ist, dass immer zuerst die Berechnungsgrundlage und eine präzise Beschreibung der einzelnen Ausgabenposten genannt wird. Bei Änderungen in den prognostizierten Ausgaben passt die KI den gesamten Plan automatisch an. Das hilft, Fehler zu vermeiden, die sonst bei vielen Änderungen passieren könnten. Bei festen Budgets kann die KI helfen, die Ausgaben so anzupassen, dass sie insgesamt das Budget nicht überschreiten. Sie kann auch vorschlagen, wo man Kosten reduzieren kann, wenn sie zu hoch werden.

Projektorganisation von Fördermittelanträgen

Auch im Bereich des Projekt- und Kalendermanagements kann KI nützliche Unterstützung bieten. Die Erstellung von Fördermittelanträgen besteht aus vielen kleinen Arbeitsschritten, wie der Projektentwicklung, der Erstellung des Antragsgerüsts, der Wiederverwertung alter Textteile, Projektmeetings, Absprachen mit der Buchhaltung für den Finanzplan, der Einholung von Stellungnahmen der Stadt oder weitere Absprachen mit Stakeholdern. Um hier den Überblick zu behalten, können zu Beginn alle relevanten Aufgaben mit Fristen in ein KI-gestütztes Aufgabenmanagementtool eingetragen werden. Die Künstliche Intelligenz unterstützt dann dabei, dass alle Aufgaben rechtzeitig erledigt werden, indem sie die Aufgaben nach Priorität und Frist in den Kalender organisiert. Dieser automatisierte Ansatz bietet besonders bei komplexen Prozessen, wie sie in der Antragstellung für Fördermittel oft vorkommen, erhebliche Vorteile. Er minimiert das Risiko, wichtige Aufgaben zu übersehen oder zu vergessen – ein Aspekt, der in einem so kritischen und zeitgebundenen Kontext von besonderer Bedeutung ist. Wenn Aufgaben nicht innerhalb des dafür vorgesehenen Zeitfensters erledigt werden, beispielsweise, weil man sich im Zeitaufwand verschätzt hat, weil es eine Terminverschiebung gab oder weil die verantwortliche Person krank war, wird automatisch ein neues Zeitfenster nach Priorität und First der Aufgabe ausgewählt und alle weiteren Aufgaben dementsprechend angepasst. 

Schlussgedanken

KI ist nicht mehr nur eine Zukunftsvision, sondern eine unverzichtbare Unterstützung für gemeinnützige Organisationen in der Fördermittelgewinnung. Von der Namensfindung bis zur Textoptimierung bietet KI maßgeschneiderte Lösungen für jede Phase des Prozesses. Gemeinnützige Organisationen sollten diese Technologie als Chance begreifen, ihre Ressourcen effizienter zu nutzen und ihre Projekte noch wirkungsvoller zu gestalten.

Wir hoffen, dass diese Ausführungen die vielfältigen Möglichkeiten aufgezeigt haben, wie Künstliche Intelligenz den Prozess der Fördermittelantragstellung unterstützen kann. Selbstverständlich können Texte und Erklärungen alleine nur einen begrenzten Einblick bieten.

Für alle, die dieses Thema vertiefen möchten, weisen wir auf ein aktuelles Online-Fortbildungs-Angebot von Förderlotse Torsten Schmotz hin. In der berufsbegleitenden 6-wöchigen Weiterbildung lernen Sie den Einsatz von KI für Konzeption, Antragstellung und Recherche und Sie erhalten Schritt-für-Schritt-Anleitungen sowie persönliche Betreuung. Die Online-Fortbildung zum praktischen Einsatz von KI-Tools für die Fördermittelgewinnung ist als wöchentliches Gruppencoaching aufgebaut und ermöglicht durch ein flexibles Blended-Learning-Konzept die Integration in Ihren Berufsalltag.