In fünf Schritten Fördermittelprojekte beantragen und umsetzen

September 21, 2022


Ein Fördervorhaben zu beantragen kann eine große Herausforderung sein – einfacher wird es, wenn Sie sich das Vorhaben in Schritte aufteilen. So können Sie systematisch an die Planung und Durchführung von Projekten herangehen und verpassen keinen wichtigen Teil. In diesem Artikel möchten wir Ihnen die fünf Schritte vorstellen, die unserer Erfahrung nach essenziell für die erfolgreiche Beantragung und Durchführung von Fördervorhaben sind. 

Egal ob Sie 2.000 Euro von einer kleinen örtlichen Stiftung, 20.000 Euro von einem Medienfonds, wie den Sternstunden des Bayerischen Rundfunks, oder 200.000 Euro von der Deutschen Fernsehlotterie einwerben möchten, die notwendigen Arbeitsschritte sind weitgehend die Gleichen:

In fünf Schritten Fördermittel beantragen

Ausgangspunkt ist ein schlüssiges Konzept, in dem Sie genau beschreiben, wer Sie als Antragsteller sind und wofür Sie die Förderung einsetzen möchten. Anschließend machen Sie sich auf die Suche nach den passenden Förderquellen, sowohl in den bereits vorhandenen Netzwerken, als auch  über Verzeichnisse und Datenbanken.

Hat man eine passende Ausschreibung gefunden, muss der Antrag so (um-)formuliert werden, dass er den ausgewählten Förderer überzeugt. Danach trifft er die Auswahl, bei der Sie hoffentlich eine Zusage erhalten. Jetzt kann es endlich losgehen. In der Partnerschaft mit einem Förderer müssen Sie bei der Umsetzung des Vorhabens dann einige wichtige Vorgaben beachten.

Für das Einwerben von Fördermitteln benötigen Sie Zeit! Rechnen Sie mit einer Vorlaufzeit von minimal drei Monaten. Häufig sind auch sechs bis zwölf Monate und bei großen Bauprojekten auch mehr erforderlich. 

Erster Schritt: die Konzeption als Arbeitsgrundlage 

Um einen Förderer ansprechen zu können, müssen Sie ihm einen überzeugenden Eindruck von den Aktivitäten geben, die er unterstützen soll. Sie können sich und Ihr Vorhaben so positiv "verkaufen", dass die Förderinstitution bereit ist, in Sie zu investieren. Fördermittel werden nicht durch Bettelbriefe eingeworben, sondern durch ein überzeugendes Angebot, das zu den Zielen der Förderinstitution passt.
Um die richtigen Argumente zur Hand zu haben, empfehle ich, Ihr Vorhaben in einem Konzeptpapier zusammenzufassen. Dieses Konzept kann Ihnen auch bei der Kommunikation in anderen Fundraisingbereichen wertvolle Dienste leisten. Folgende Grafik veranschaulicht die vier Grundelemente des Konzepts einer Maßnahme, für die Fördermittel eingeworben werden sollen:

Wer bin ich und was habe ich zu bieten?

Nur wenn Sie sich als kompetenter und leistungsfähiger Partner darstellen, wird man Ihnen eine größere Summe Fördermittel anvertrauen! Kombinieren Sie dazu aussagekräftige eigene Daten mit überzeugenden externen Referenzen.

Folgende Punkte helfen Ihnen beim Zusammentragen der Informationen:

  • Was ist das Selbstverständnis Ihrer Organisation, was sind ihre Werte und Visionen?
  • Welche organisatorischen Kompetenzen hat Ihre Organisation? Auf welche Erfahrungen können Sie zurückgreifen?
  • Welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter engagieren sich für das Vorhaben? Welche Kompetenzen bringen diese mit?
  • Welche Erfahrungen haben Sie bereits mit Förderpartnern und Spender/-innen?
  • Welche Kooperationspartner unterstützen Sie? Auf welche Netzwerke können Sie zurückgreifen?
  • Welche externen Referenzen sprechen für Ihre Organisation?

Für manche Förderer spielt das Selbstverständnis einer Organisation eine wichtige Rolle. Eine kirchlich geprägte Förderstiftung achtet auf andere Eigenschaften des Projektträgers als eine anthroposophische. Aber auch dem Fördergeldempfänger wird es nicht völlig egal sein, von wem er unterstützt wird. Die meisten Umweltinitiativen hätten wahrscheinlich Probleme mit einer Förderung durch Unternehmensstiftungen wie denen von E.ON oder RWE.

Warum ist Ihr Vorhaben notwendig und warum werden Sie aktiv?

Bei den bekannten Förderern geht täglich eine Vielzahl von Förderanträgen ein. Die vorhandenen Fördersummen reichen in der Regel nur zur Förderung von einigen ausgewählten Vorhaben. Um Punkte für seinen Antrag zu sammeln, ist es daher hilfreich darzustellen, dass es für das eigene Thema einen besonders relevanten gesellschaftlichen Bedarf gibt.

Kein Förderer hat Interesse in Bereiche zu investieren, in denen es schon ein passendes Angebot gibt oder für die es nicht gelingt nachzuweisen, dass ein neues Angebot tatsächlich genutzt würde.

Bei der Bedarfsanalyse müssen Sie folgende Fragen beantworten:

  • Was ist der Auslöser für das Projekt?
  • Wer sind die direkt und indirekt Betroffenen?
  • Welcher konkrete Bedarf/Leidensdruck besteht bei den Betroffenen in der Ausgangssituation?
  • Was sind die kurz- und langfristigen Folgen?
  • Warum ist jetzt ein guter Zeitpunkt, aktiv zu werden?

Viele Förderinstitutionen konzentrieren sich auf die Unterstützung sehr eng definierter Zielgruppen. Nur wenn Ihr Projekt diese Vorgabe erfüllt, hat ein Antrag überhaupt Sinn.

Welche Wirkung wollen wir erzielen?

Für den Großteil der Förderer ist die Wirkung eines Vorhabens das zentrale Förderziel. Ein Hintergrund dafür ist, dass Förderer zunehmend häufig öffentlich belegen müssen, was mit der Förderung tatsächlich erreicht wird. Staatliche Stellen müssen nachweisen, dass sie unsere Steuergelder sinnvoll einsetzen. Private Förderer müssen Argumente dafür liefern, dass sie als gemeinnützige Organisationen oft Steuerprivilegien genießen.

Diese Tendenz hat sich in den letzten Jahren weiter verstärkt. Das kann man gut an den aktuellen Ausschreibungstexten und Antragsformularen sowohl privater als auch staatlicher Förderinstitutionen sehen. Darin nimmt der Begriff »Wirkung« einen sehr großen Raum ein.

In Bezug auf Ihr Vorhaben müssen Sie folgende Fragen beantworten:

  • Wie stellen Sie die Umsetzung des Vorhabens sicher?
  • Wie wollen Sie die Zielgruppe erreichen und von der Teilnahme überzeugen?
  • Wie wollen Sie das Wissen und die Fähigkeiten der Zielgruppe erhöhen?
  • Welche gesellschaftlichen Veränderungen sollen dadurch angestoßen werden?

Was ist der Plan?

Als letzten Schritt müssen Sie dann noch darstellen, mit welchem Plan Sie die Ziele erreichen möchten. Der Plan umfasst folgende Punkte:

  • Terminplan (Anfang, Ende, Dauer, Meilensteine)
  • Planungs-, Steuerungs-, Abstimmungs- und Informationsprozesse
  • Teilprojekte und Aufgabenpakete
  • Ressourcenplan
  • Qualitätssicherung und Monitoring
  • Budgetplan mit Einnahmen- und Ausgabenseite

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Alle vier Fragen zum Konzept sind gleich wichtig

Egal, ob Sie Ihr Vorhaben auf einer DIN-A-4-Seite beschreiben sollen oder dafür einen 50-seitigen Antrag ausfüllen müssen: immer geht es um diese vier Fragen, die für die Entscheidungsfindung des Förderers essenziell sind. Dabei ist die Beantwortung jeder der Fragen gleich wichtig.

Der schönste Plan überzeugt nicht, wenn der Investor nicht von der Dringlichkeit des dahinterliegenden Problems überzeugt ist und den Eindruck gewinnt, das Vorhaben diene vor allen dem Antragsteller selbst. Das inhaltlich beste Projekt hat keine Förderchancen, wenn der Förderer nicht überzeugt ist, dass der Träger vertrauenswürdig ist und die notwendigen Kompetenzen hat.

Wenn man selbst tief in einer Materie steckt, ist es gar nicht einfach, das Thema für einen Außenstehenden transparent und überzeugend darzustellen. Aus diesem Grund empfehlen wir, dass Sie Ihr Konzept von ein oder zwei Personen lesen lassen, die möglichst wenig in das Vorhaben involviert sind. Lassen Sie sich ein ehrliches Feedback geben, ob Ihre Beschreibung verständlich und überzeugend ist.

Die Ausarbeitung des Konzepts ist ein hartes Stück Arbeit. Je gründlicher Sie das Konzept ausarbeiten, desto mehr Zeit sparen Sie bei den folgenden Arbeitsschritten. 

Zweiter Schritt: Recherche – die Nadel im Heuhaufen 

Nachdem ein aussagefähiges Projektkonzept erstellt wurde, muss entschieden werden, welche Art der externen Unterstützung benötigt wird, um das Projekt erfolgreich umsetzen zu können. Dabei sollte kritisch hinterfragt werden, welche internen und externen Finanzierungsalternativen es gibt. Viele Förderinstitutionen setzen voraus, dass alle alternativen Finanzierungsquellen im Vorfeld überprüft wurden. Für die Recherche der geeigneten Förderquellen empfehle ich, in drei Phasen vorzugehen:

Phase 1: Überprüfung der organisationseigenen Informationsquellen

Leider werden bei der Suche nach Fördermöglichkeiten oft die in der eigenen Organisation schon vorhandenen Beziehungen und Erfahrungen übersehen. Bei Institutionen, welchen man bekannt ist, sind die Chancen generell besser, als wenn man den Kontakt in Form einer "Kaltakquise" erst aufbauen muss. Am Anfang der Suche sollten systematisch folgende Personenkreise bezüglich bestehender Kontakte und Erfahrungen angefragt werden:

  • Vorstände, Aufsichtsräte, Kuratorinnen und Kuratoren
  • Mentoren, Sponsoren, Förderinnen, Förderer und Spender/-innen
  • eigene Mitarbeiter/-innen (haupt- und ehrenamtliche)

Phase 2: regionale Informationsquellen

Etwa siebzig Prozent aller Fördermittel werden regional oder lokal ausgeschrieben. Vor diesem Hintergrund sollten die folgenden Ansprechpartner genutzt werden:

  • Kolleginnen und Kollegen aus benachbarten Social-Profit-Organisationen, Verbänden und Unternehmen
  • kommunale Ansprechpartner/-innen (Bürgermeister/-innen, Referentinnen und Referenten, Behörden)
  • Finanzinstitute
  • Pfarr- und Kirchengemeinden, Dekanate, Diözesen, Landeskirchen
  • lokale Medien und deren Archive
  • regionale Interessengruppen
  • Dachorganisationen der Wohlfahrtsverbände
  • regionale Bündnisse und Gruppierungen
  • regionale Fördermittelverzeichnisse und Datenbanken

Phase 3: überregionale Informationsquellen

In einer dritten Phase sollten Sie die verfügbaren Verzeichnisse und Informationsmedien mit überregionalem Charakter nutzen. Ein Medium mit einem allumfassenden Überblick zum Fördermarkt gibt es leider nicht. Über nachstehende Zugänge können Sie eine Fülle von Recherchemöglichkeiten und Förderverzeichnissen finden. 

In unserer zweiteiligen Blogserie zur Fördermittelrecherche bekommen Sie weitere Informationen und Praxistipps



Dritter Schritt: Antragstellung – ein unwiderstehliches Angebot

Fördermittelgeber erwarten in der Regel einen schriftlichen Antrag von Ihnen, auf dessen Basis sie dann über eine Förderung entscheiden können. Das kann im einen Fall ein einseitiges formloses Anschreiben sein, im anderen Fall vielleicht ein 30-seitiges Formular mit einer Vielzahl von Anlagen. Der Förderer bestimmt hier die Regeln, an die Sie sich auch halten sollten.

Erst anrufen – dann Antrag einreichen

In meinen Seminaren und bei Beratungsmandaten werde ich immer wieder gefragt, ob man vor der Antragstellung Kontakt zur Förderinstitution aufnehmen soll oder darf. Meine Antwort ist: Ich würde immer versuchen, zuerst mit einer Ansprechperson des Förderers zu sprechen, bevor ich mich an die Ausarbeitung (oder gar Zusendung) des Antrags mache. In der Regel freuen sich die Mitarbeiter/-innen der Förderinstitution, wenn sie behilflich sein können. Das gehört mit zu ihrer Stellenbeschreibung.

Klären Sie in einem persönlichen Gespräch alle Punkte der Förderbedingungen, bei welchen Sie unsicher sind. Durch die persönliche Ansprache können Sie Folgendes erreichen:

  • Sie erfahren, ob eine Antragstellung überhaupt Sinn hat und ob es offene oder
    verdeckte Ausschlusskriterien gibt.
  • Sie erhalten Informationen über die augenblickliche Antragssituation.
  • Sie gewinnen zusätzliche Informationen über die Rahmenbedingungen
    eines Antrags.
  • Sie finden einen persönlichen Ansprechpartner oder eine Ansprechpartnerin und bauen eine Beziehung zu ihr oder ihm auf.

Die Förderinstitution profitiert ebenfalls von diesem Gespräch:

  • Potenzielle Anträge, welche grundsätzlich nicht in das Förderspektrum passen, werden gar nicht erst gestellt.
  • Die Kontaktaufnahme ist ein erster Hinweis auf das hohe Engagement des Antragstellers.
  • Die Qualität der Anträge kann durch konkrete Vorschläge gesteigert werden.

Ich habe auf diesem Weg immer wieder hilfreiche Tipps bekommen, die in den Ausschreibungsunterlagen nicht zu finden waren.

Gestalten Sie den Antrag lesefreundlich

Bei Förderinstitutionen gehen manchmal Hunderte von Anträgen ein. Dabei sind die Kapazitäten, alle Anträge genau zu prüfen, meist begrenzt. Die Anträge werden in der Regel erst einmal in wenigen Minuten quergelesen. Nur wenn Sie dabei einen ersten guten Eindruck hinterlassen, wird man sich näher mit Ihrem Anliegen beschäftigen. Der Antragstext muss schnell und einfach weiterverarbeitet werden können: Benutzen Sie kurze Sätze, Aufzählungszeichen, Zwischenüberschriften, Unterstreichungen und eine verständliche und attraktive Sprache. 

Bis zu 50 Prozent scheitern an den Formalien

Bitte bedenken Sie, dass 25 bis 50 Prozent aller Förderanträge aus formellen Gründen abgelehnt werden. Wenn Sie nicht den geforderten rechtlichen Status nachweisen können, Ihr Projekt nicht in der Förderregion liegt, die falsche Person unterschrieben hat oder Sie den Antrag zum falschen Termin einreichen, war Ihre Arbeit völlig umsonst. Lassen Sie die Qualität des Antrags vor dem Versand penibel überprüfen.

Vierter Schritt: Entscheidung über die Zusammenarbeit

Nach der Antragstellung wird der Förderantrag im Detail überprüft und entschieden, ob ein Zuschuss vergeben wird. Wenn der Wettbewerb unter den Antragstellern sehr groß ist, wird manchmal nur ein kleiner Bruchteil von ihnen gefördert. Viele Förderprogramme haben aber auch Förderquoten von 50 oder mehr Prozent. Es gibt auch Förderinstitutionen, welche ihr Geld nicht loswerden können oder solche, die von sich aus aktiv auf potenzielle Förderpartner zugehen. Und zwischen Stiftungen läuft manchmal sogar ein Wettbewerb, wer die besten Projekte fördert.

Wenn man nach langwieriger Konzeption und Antragstellung endlich die Zusage der Förderinstitution in Händen hält, ist die Freude groß. Endlich kann es mit dem Vorhaben losgehen! Die eigentliche Vergabe der Fördermittel wird in der Regel in einem Vertrag oder einer Vereinbarung festgelegt. Sie verpflichten sich darin, alles zu versuchen, die angestrebten Ziele mit den im Antrag beschriebenen Maßnahmen zu erreichen. Darüber hinaus werden die Details der Zusammenarbeit zwischen Förderinstitution und Gefördertem festgelegt.

Sie als Antragsteller müssen sich nun entscheiden, ob Sie die Förderung wirklich annehmen möchten. Möglicherweise haben sich in der Zeit zwischen Antragstellung und Zusage wichtige Rahmenfaktoren geändert, zum Beispiel durch Personalfluktuation, Ausfall von Projektpartnern oder eine veränderte Finanzierungslage. Besser, Sie lehnen eine Förderung frühzeitig ab, als dass Sie mit schlechten Ausgangsbedingungen in ein gefördertes Vorhaben starten. 

So manche Förderung ist daran gescheitert, dass der Fördervertrag nicht rechtzeitig unterschrieben und zurück an den Förderer gesandt wurde. In der Regel muss eine Förderzusage immer schriftlich bestätigt werden!

Fünfter Schritt: Projektumsetzung

Mit dem Start der Projektaktivitäten wechseln oft die für das Förderprojekt verantwortlichen Personen. Oft sind die Verantwortlichen für die Antragstellung nicht für die Umsetzung des Projekts zuständig. Von den externen Kooperationspartnern können neue Personen zum Projektteam stoßen. Die Abrechnung wird vielleicht von Fachleuten aus der Buchhaltung übernommen, die von dem Vorhaben noch gar nichts wissen.

Damit keine wichtigen Informationen verloren gehen, empfehle ich, einen Projekt-Kick-off mit allen Beteiligten einzuberufen. Das Ziel ist, einen gleichen Informationsstand über das Vorhaben und die Bedingungen der Zusammenarbeit mit dem Förderpartner sicherzustellen.

Die Form der Zusammenarbeit hängt in hohem Maße von den Wünschen des Förderers ab. Es gibt Partner, die Projekte "an der langen Leine" laufen lassen und nur bei großen Abweichungen informiert werden wollen, und es gibt Institutionen, die eine sehr enge Zusammenarbeit wünschen. Wie sich die konkreten Bedingungen bei Ihrem Partner darstellen, sollten Sie gezielt herausfinden, um die Kommunikationsprozesse entsprechend gestalten zu können.

In den seltensten Fällen wird sich ein Projekt zu hundert Prozent so umsetzen lassen, wie es ursprünglich geplant wurde. Diese Tatsache kennen auch erfahrene Mitarbeiter/-innen der Förderorganisationen. Man muss sich aber bewusst machen, dass nur wenig das Vertrauen stärker zerstören kann, als eine unzureichende Information des Partners.

Wenn das Projekt nicht wie geplant läuft und es größere Abweichungen gibt, dann informieren Sie den Förderer frühzeitig. Gemeinsam können Sie dann nach Lösungen suchen und Änderungen absprechen. 

Die meisten Zuwendungsgeber fordern eine detaillierte Abrechnung wenige Wochen nach Beendigung des Projekts. In vielen Organisationen ist die Motivation dafür zu diesem Zeitpunkt nicht mehr sehr hoch, da das Projekt bereits inhaltlich abgeschlossen wurde und viele den bürokratischen Aufwand scheuen. Wer hier aber nicht sauber arbeitet, kann eine böse Überraschung erleben.

Auch werden meist die letzten 20 Prozent der Fördersumme erst nach Einreichen der Abschlussrechnung ausgezahlt. Förderer behalten sich häufig vor, Gelder zurückzufordern, die nicht ordnungsgemäß ausgegeben wurden. Das kann bei größeren Projekten schnell zu einer Summe anwachsen, die den Fortbestand einer Organisation gefährdet.

Ein Hauptfehler, der leider immer wieder gemacht wird, ist, auf ein laufendes Projektcontrolling der Finanzmittel zu verzichten. Solange genügend Geld auf dem Projektkonto ist, scheint alles in Ordnung und die Rechnungen werden nicht selten unsortiert gesammelt. Die Aufarbeitung wird bis nach dem Projektende verschoben! Selbst bei einem inhaltlich hervorragend abgeschlossenen Projekt kann eine fehlerhafte und unvollständige Abrechnung die Bewertung durch den Förderer stark verschlechtern. Im Nachhinein ist es häufig unmöglich oder extrem zeitaufwendig, bestimmte Vorgaben zu erfüllen (so, wenn Sie Fahrscheine im Original einreichen müssen und diese nicht gesammelt wurden oder wenn Sie nachweisen müssen, dass Sie vor einer Beauftragung von externen Dienstleistern Vergleichsangebote eingeholt haben). 

Lesen Sie zum Thema auch unseren Blogartikel zum Verwendungsnachweis.


Unsere aktuellen Weiterbildungen:


Nach dem Antrag ist vor dem Antrag

Unabhängig davon, ob der Antrag erfolgreich war oder abgelehnt wurde, haben Sie für die nächste Antragstellung wichtige Erfahrungen gesammelt. Auch bei einer Absage haben Sie möglicherweise neue Projektideen oder Kooperationspartner gewonnen. Viele Stiftungen sind untereinander gut vernetzt und können Ihnen Tipps geben, wo Sie es mit Ihrem Antrag erneut versuchen können. Bei regelmäßigen Ausschreibungen besteht zudem die Chance, sich mit einem modifizierten Projekt erneut zu bewerben.

Bei einer erfolgreichen Kooperation mit einem Förderpartner sollte systematisch der Ausbau der Zusammenarbeit geprüft werden. Am besten ist es, wenn im ersten Antrag bereits ein Folgeprojekt skizziert wurde (etwa die Verbreitung der Projektergebnisse eines Pilotprojekts). Wenn der Antragsteller gute Arbeit abliefert, bekommt er vielleicht die Chance, sich als fester Partner der Förderinstitution zu etablieren.

Mit den dargestellten fünf Schritten der Fördermittelakquise haben wir in den letzten Jahren sehr gute Erfahrungen gemacht. Wie sind Ihre Erfahrungen? Welche Vorgehensweise können Sie empfehlen oder welche weitere Tipps können Sie geben? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare!

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Torsten Schmotz

Über den Autor/die Autorin

Gründer und Geschäftsführer des Unternehmens Förderlotse Torsten Schmotz, Seniorberater, Hochschuldozent und Fachautor, seit 2006 ist das Fördermittel-Fundraising sein beruflicher Schwerpunkt.



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