Software für das Fördermittelmanagement (Teil 2)


Im ersten Teil unseres zweiteiligen Blogartikels haben wir die Anforderungen an eine integrierte Softwarelösung für das Fördermittelmanagement beschrieben. In diesem Teil gebe ich Ihnen einen Überblick über das aktuelle Marktangebot sowie Einschätzungen zum notwendigen Budget. Zudem nenne ich Ihnen wichtige Argumente, mit denen Sie bei Bedarf die Geschäftsführung überzeugen können, dass sich die Investitionen in eine integrierte Software für das Fördermittelfundraising lohnen.

Vor sieben Jahren habe ich mich das erste Mal mit dem Thema Software für die Fördermittelakquise und die Fördermittelverwaltung am Markt umgesehen. Damals gab es kaum Unternehmen mit einem halbwegs überzeugenden Angebot. Inzwischen hat sich der Markt entwickelt und man hat eine gewisse Auswahl an unterschiedlichen Softwares mit verschiedenen Profilen und Funktionalitäten.

Überblick über das Softwareangebot für das Fördermittelmanagement

Ein Blick in das Mutterland des Fundraisings lohnt sich

Um einen Eindruck zu erhalten, was eine Software leisten können sollte, lohnt sich ein Blick über den Ozean in das Mutterland des Fundraisings. Dort ist man dem deutschen Markt nämlich um einige Jahre voraus. Das Thema Fördermittelmanagement findet sich in den USA unter dem Begriff „Grant Management for nonprofits“.
Zwei Lösungen, die ich mir genauer angesehen habe, sind:

Bei den beiden Angeboten hat mich vor allem die userfreundliche Arbeitsoberfläche überzeugt und die direkte Einbindung von externen Fördermittelverzeichnissen für die Recherche. Leider sind die beiden Angebote allein auf den US-Markt ausgerichtet, was die Sprachenunterstützung und die Datenschutzbestimmungen angeht, aber man hat hier schon mal Vorbilder, wie eine Lösung aussehen könnte und welche Funktionalitäten hilfreich sind.

Unterschiedliche technische Lösungsansätze

Aber auch in Deutschland hat sich mittlerweile einiges getan. Wenn man die Anbieter unter die Lupe nimmt, lassen sich drei unterschiedliche Lösungsansätze erkennen:

  • Softwares, welche speziell für das Fördermittelmanagement von Mittelgebenden als auch Antragstellenden entwickelt wurden
  • Fundraisingsoftware, welche das Fördermittelmanagement mitberücksichtigt
  • Prozess- und CRM-Software, welche sich auf das Fördermittelmanagement anpassen lässt

Bei der technischen Umsetzung gibt es zwei verschiedene Ansätze:

  • Cloudlösungen, häufig auch als „Software as a Service (SAAS)“ beschrieben. Hier greifen Sie über das Internet auf die Software zu. Das hat den Vorteil, dass Sie, bzw. Ihre IT-Abteilung sich nicht um die technische Bereitstellung kümmern müssen. Ohne ausreichende Internetverbindung lässt sich dann aber auch nicht arbeiten und das Thema Datenschutz muss extra geprüft werden.
  • Serverlösung, d.h. Sie installieren die Lösung auf einem Server in Ihrem internen Netzwerk. Hier haben sie selbst die absolute Datenhoheit, müssen sich aber auch um die technische Bereitstellung, Backups u.ä. kümmern.

Einige Anbieter bieten beide Lösungen an, andere nur eine Variante davon.

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Spezialisten für das Thema Fördermittelmanagement

Es gibt einige Anbieter, welche ihre Software speziell für das Fördermittelmanagement entwickelt haben. Nicht selten haben sie zuerst eine Lösung für Fördermittelgeber entwickelt, d.h. die Prozessschritte Antragstellung, Auswahlprozess, Zahlungsplanung und Verwendungsnachweis standen zuerst einmal im Mittelpunkt. Im nächsten Schritt wurde dann aber auch der Part der Antragstellenden für Fördermittel integriert.

Die mir bekannten Anbieter sind:

Folgende Anbieter bieten nur Lösungen für Fördermittelgeber an:

Fördermittelmanagement von SAP

Die Lösungen von SAP sind bei größeren Verbänden, Kirchen und Komplexträgern relativ weit vertreten. Auch SAP bietet eine Komponente zum Fördermittelmanagement (GM).
Dabei werden die beiden Teilkomponenten Fördermittelvergabe und Fördermittelverwendung unterschieden. Ausgerichtet ist das Angebot insbesondere auf den Öffentlichen Sektor.

Zudem haben wir noch einen Anbieter recherchiert, welcher ein spezialisiertes SAP Add-On anbietet: die Fördermittelakte von top flow.

Fördermittel als Teil einer Fundraisingsoftware

Nicht selten arbeiten Fördermittelmanagement und klassisches Spendenfundraising eng zusammen. Da liegt es natürlich nahe, nach Tools und Systemen zu schauen, die beide Bereiche gleichermaßen berücksichtigen. Die Herausforderung dabei ist aber, dass die Prozesse sehr unterschiedlich sind. Bei der Spendengewinnung steht in der Regel die Durchführung von Spendenkampagnen und die Verbuchung und Auswertung von Einzelspenden im Mittelpunkt. Für das Fördermittelfundraising müssen aber zusätzlich die Prozessschritte Konzeption, Recherche, Antragstellung, Zuwendungsverwaltung und Verwendungsnachweis abgebildet werden. Das sind ganz andere Funktionalitäten. Aus diesem Grund ist das Angebot noch übersichtlich:

Business Software für das Fördermittelmanagement

Neben den oben genannten Branchenlösungen gibt es allgemeine Business-Softwarelösungen, welche sich sehr gut individuell auf die Prozesse des Fördermittelmanagements anpassen und einstellen lassen. Besonders geeignet sind hier aus unserer Erfahrungen Anbieter, bei denen ein individueller Vertriebsprozess im Mittelpunkt steht. Dort gibt es viele Parallelen zur Akquise und Abwicklung von Förderprojekten. Die Anbieter verbinden Funktionalitäten des Kundenmanagements (Customer Relationship Management / CRM) mit Aufgaben- und Terminmanagementtools. Zudem werden in der Regel umfassende Auswertungs- und Reportingmöglichkeiten angeboten. Die Tools sind meist sehr nutzerfreundlich und intuitiv designed, so dass sich auch viele Anpassungen selbst durchführen lassen.

Über eine Vielzahl von Schnittstellen und Apps lassen sich Verbindungen zu externen Programmen wie Outlook, MS Office 365 oder zu gängigen Buchhaltungssoftwares herstellen. Die Anpassung und Implementierung dieser Softwarepakete erfolgt meist über Partnerunternehmen, wie z.B. die Firma Hirschtec für das Angebot Bitrix24.

Anbieter von Unternehmenssoftware für den gemeinnützigen Bereich sind beispielsweise:

Nur mit einem strukturierten Auswahlprozess kommen Sie ans Ziel

Sie sehen, das Angebot ist groß und vielfältig. Weil die Anforderungen der Non-Profit Organisationen je nach Aufgabenfeldern und Organisationsstruktur aber auch sehr unterschiedlich sind, gibt es nicht die eine perfekte Lösung, welche für alle passend ist und umgehend genutzt werden kann. Entscheidend ist ein strukturierter Auswahlprozess wie wir ihn im Teil 1 dieser Blogserie genauer beschrieben haben.


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Mit welchen Kosten ist bei der Softwareauswahl und -einführung zu rechnen

Bei der Einführung einer neuen Software für das Fördermittelmanagement sind unterschiedliche Kostenpositionen zu berücksichtigen. Neben den externen Kosten sollten auch die internen Kosten nicht unterschätzt werden. Die Bedarfsanalyse, die Auswahl der passenden Lösung und die Einführung wird erhebliche interne Ressourcen benötigen. In dieser Zeit werden andere Aufgaben liegen bleiben.

Eine Vielzahl von unterschiedlichen Kostenblöcken

Grundsätzlich können Sie überlegen, ob Sie die Auswahl und Einführung einer passenden Software im Alleingang durchführen wollen, oder ob Sie sich dabei beraten lassen wollen. Mein Unternehmen Förderlotse bietet eine solche Beratung und Begleitung an.

Folgende Kostenblöcke sollten Sie im Auge behalten:

  • Bedarfsanalyse und Zusammenstellung des Anforderungsprofils
  • Auswahlprozess (Vorauswahl, Kontaktaufnahme, Präsentation, Endauswahl, Verhandlung und Vertragsschluss)
  • Einführungsprozess (Installation und Einrichtung, Schulung der Mitarbeitenden, Datenübernahme, Einführungsphase)

Wichtig ist natürlich auch, welche laufenden Kosten im Betrieb entstehen. Diese können sich wie folgt zusammensetzen:

  • Laufende Lizenzkosten
  • Support durch den Softwareanbieter
  • Ggf. Kosten für Server/Hardware

Unterschiedliche Kalkulationsgrundlagen machen den Preisvergleich schwierig

So unterschiedlich die verschiedenen Anbieter der Softwares sind, so unterschiedlich sind auch die einzelnen Angebotsmodelle. Von einem Jahrespreis bei dem alle Leistungen inklusive sind bis zu individuellen Servicepaketen habe ich schon die verschiedensten Angebote gesehen.

Im Rahmen der Softwareauswahl sollten Sie aufgrund der Komplexität sorgsam einen Kostenvergleich anstellen. Das ist zwar meist extrem schwierig, weil die Berechnungsgrundlagen z.B. der Lizenzkosten sehr unterschiedlich sind oder einmal die Anzahl der User entscheidend ist und ein anderes Mal die Anzahl der "Kundenkontakte". Dennoch habe ich große Preisunterschiede festgestellt. Und je nach vorhandenem Budget ist auch das preisliche Angebot ein wichtiger Faktor bei der Entscheidungsfindung. Meiner Erfahrung nach sind die Anpassungs- und Implementierungskosten im Vorfeld nur schwer einzuschätzen.

Hier kann sich eine realistische Kalkulation aufgrund der vorangegangenen Vorarbeiten bei der Analyse und Bedarfsbeschreibung auszahlen.

Am Ende sind natürlich auch der Umfang der Funktionalitäten und die Einbindung verschiedener Abteilungen sowie Kompatibilitätsmöglichkeiten und Schnittstellen ein wesentlicher Kostentreiber.

Für einen Träger, der eine einfache und übersichtliche Insellösung für das Fördermittelmanagement einsetzen möchte, betragen die Kosten für die Auswahl, Implementierung und den laufenden Betrieb im besten Fall einen niedrigen vierstelligen Betrag.

Für komplexere Softwarelösungen kann man sich dagegen schnell im fünfstelligen und sechsstelligen Bereich bewegen.


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Argumente für die Einführung einer professionellen Software

Diese finanziellen Größenordnungen können bei den Entscheidern natürlich schnell zu einer Schnappatmung führen. Das Fördermittelfundraising hat aber den Vorteil, dass man diese Investitionen in direkte Relation zu den akquirierten Fördersummen setzen kann. Wenn meine Abteilung jährlich für die Gewinnung und Verwaltung von Fördermitteln in Höhe von 750.000 Euro verantwortlich ist, dann entspricht eine Investitionssumme von 15.000 Euro einem Kostenanteil von lediglich 2 Prozent!

In der klassischen Fundraisingarbeit zur Spendengewinnung ist der Einsatz einer spezifischen Softwareanwendung eher die Regel als die Ausnahme, obwohl das Volumen des Fördermittelmarktes für gemeinnützige Organisationen gut dreimal so groß ist, wie das Volumen von Spenden und  Sponsoring zusammen (ca. 60 Mrd. Euro/jährlich). Ein weiterer Grund, in eine integrierte Softwarelösung für das Fördermittelmanagment zu investieren.

Eine integrierte Datenbanklösung für die Bearbeitung von Fördermitteln bietet vielfältige Vorteile in Bezug auf die Auswertung, die Optimierung und die strategische Planung des Fördermittel-Fundraisings.

Exemplarische Anwendungsfälle, die den großen Nutzen der Arbeit mit einer Software beim Fördermittelmanagement verdeutlichen, habe ich Ihnen nachstehend aufgeführt:

1

Optimierung von Prozessen

• Wie viele laufende Projekte und Antragstellungen haben wir (Zeitachse)?

• Wann sind wichtige Zeitpunkte oder Meilensteine? (z. B. Antragsfristen, Berichte, Verwendungsnachweise)?

• Wie ist der personelle Arbeits- und Ressourceneinsatz in Bezug auf Fördermittelanträge?

• Was waren die Gründe für Ablehnungen von einzelnen Förderanfragen?

• Was ist das wichtigste „interne“ Wissen in Bezug auf unsere Förderprojekte (wichtige Ansprechpartner/innen, interne Agendas von Förderpartnern)?

• Wo tauchen Fehler oder Schwierigkeiten in den Prozessen auf? Wo gibt es ungenutzte Potenziale zu heben?

• Welche Förderpartner sollten eine strategische oder organisatorische Priorisierung erfahren?

2

Auswertungsmöglichkeiten und Controlling

• Wer waren die wichtigsten Förderpartner unserer Arbeit in den letzten Jahren?

• Wie hoch ist die Summe der eingeworbenen Fördermittel durch Stiftungen, öffentliche Förderungen, europäische Programme und Förderfonds?

• Wie viele Förderanträge haben wir gestellt?

• Wie viele Bewilligungen / Ablehnungen haben wir für welche Maßnahmen erhalten?

• Wo haben wir das Förderpotenzial nicht ausgeschöpft?

• Wie viele bzw. welche Förderpartner haben wir überprüft und angefragt, welche Optionen verworfen?

• Welche Kosten sind durch Förderprojekte entstanden?

3

Strategische Planung 

• Welches Potenzial bietet der Fördermarkt für die Finanzierung unserer Arbeit?

• Welche interessanten Förderpartner sollten wir überprüfen oder mit ihnen in Kontakt treten?

• Wie wird sich die Förderung in nächster Zeit verändern? Welche Förderoptionen kommen hinzu, welche stehen nicht mehr zur Verfügung?

• Wo ist eine Zusammenarbeit weniger sinnvoll?

4

Unterstützung der Organisationsentwicklung

• Die Akquise von Fördermitteln erfordert spezifisches Knowhow und Ressourcen der Beteiligten.

• Erfolgreiches Fördermittelmanagement benötigt definierte Prozesse und Schnittstellen.

• Die Mitarbeitenden der Organisationen müssen die speziellen Bedingungen von externen Förderungen verstehen und dafür offen sein.

• Eruierung und strukturierte Integration aller erforderlichen innerorganisatorischen Schnittstellen.

• Langfristige Erhöhung der zu nutzenden Fördermittel für die eigene Organisation.

Sowohl aus meiner eigenen täglichen Arbeit auf dem Fördermittelmarkt heraus, als auch durch meine jahrelange Beratungserfahrung bei unzähligen Non Profit Organisationen in Deutschland kann ich eindeutig sagen:

Die Nutzung einer geeigneten Software für die speziellen Anforderungen im Fördermittelmanagement bringt immense Vorteile mit sich. Zum einen hinsichtlich der Höhe der akquirierten Fördermittel und zum anderen in Bezug auf ressourcenorientierte und strukturierte Arbeitsabläufe. Meiner Meinung lohnt sich die Investition in eine Softwareanwendung schon nach absehbarer Zeit!

Wie ist Ihre Meinung dazu? Arbeiten Sie vielleicht bereits mit einer Softwarelösung? Oder kennen Sie noch weitere Anbieter? Bitte schreiben Sie doch Ihre Erfahrungen gerne in den Kommentarbereich. Vielen Dank!

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    Torsten Schmotz

    Über den Autor/die Autorin

    Gründer und Geschäftsführer des Unternehmens Förderlotse Torsten Schmotz, Seniorberater, Hochschuldozent und Fachautor, seit 2006 ist das Fördermittel-Fundraising sein beruflicher Schwerpunkt.



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