Im ersten Teil meiner zweiteiligen Blogserie zur Fördermittelrecherche habe ich Ihnen die inhaltliche Vorbereitung der Suche in drei Schritten vorgestellt. Hier werden zuerst die internen Informationsmöglichkeiten ausgeschöpft, anschließend wird die Recherche auf regionale Informationsmedien ausgedeht um dann im dritten Schritt auch überregionale und thematische Datenbanken hinzuzuziehen.
Im zweiten Teil der Blogserie zur Fördermittelrecherche geht es jetzt um die praktische Arbeit in Fördermitteldatenbanken und Verzeichnissen. Auch hier gibt es drei Faktoren, die die effektive Fördermittelrecherche ermöglichen.
Die drei Erfolgsfaktoren für eine effektive Recherche
Die Vorbereitung
Nur wenn ich genau weiß, wofür ich eine Förderung einwerben soll, kann ich das gesamte Förderpotenzial nutzen. Aus diesem Grund übernehme ich nur Rechercheaufträge von Vorhaben, die ich inhaltlich verstanden habe und zu denen mir alle notwendigen Informationen vorliegen. Förderer erwarten von uns ein passend ausgearbeitetes, individuelles Angebot.
Die richtige Suchtechnik
Die Suche kann ich mir mit dem Einsatz der richtigen Tools deutlich vereinfachen. Man muss wissen, welche Informationsportale und Förderdatenbanken für den eigenen Bereich relevant sind und wie diese eingesetzt werden. Dabei spielt auch das selbst aufgebaute Fördererverzeichnis eine wichtige Rolle.
Ausreichend Zeit
Viele Förderanträge scheitern daran, dass sie zu spät (nach Projektbeginn) eingereicht werden oder nicht rechtzeitig zu einem fest vorgegebenen Antragstermin fertig werden. Daher ist es wichtig, die Suche nach den passenden Fördermöglichkeiten möglichst frühzeitig in die eigenen Prozesse einzuplanen. Beachten Sie auch, dass Recherchearbeit eine hohe Konzentration erfordert. Ohne die Einplanung von störungsfreien Arbeitsblöcken wird sie kaum gelingen.
Im folgenden Abschnitt werden wir uns genauer ansehen, wie Sie diese drei Faktoren bei der praktischen Arbeit berücksichtigen können.
Notwendige Informationen für eine sinnvolle Suche
Im ersten Teil unserer Blogserie finden Sie die genauen Fragen an die Verantwortlichen für das Vorhaben, für das Sie eine Förderung finden sollen.
Um möglichst effektiv und effizient zu suchen, ist es entscheidend, vor der Recherche die festgelegten Rahmenpunkte für Ihre Projektidee genau einzugrenzen. Häufig entscheiden die Details darüber, ob Ihr Vorhaben von einer Förderinstitution gefördert wird, oder nicht. Mit den Ergebnissen lassen sich schon erste Aussagen über die prinzipiellen Fördermöglichkeiten für Ihr Projekt treffen.
Wenn das Vorhaben in spätestens vier Wochen starten soll, Sie keinerlei Eigenmittel aufbringen können und eine externe Finanzprüfung kategorisch ausschließen, dann sollten Sie sich auf alternative Finanzierungswege konzentrieren. Fördermittel können Sie unter diesen Bedingungen grundsätzlich nicht gewinnen.
Eine effiziente Suchtechnik: Grob- und Detailrecherche in zwei Arbeitsschritte aufteilen
Nachdem Sie für sich entschieden haben, welche Informationsquellen Sie in der Suche nutzen möchten, müssen Sie auch eine Strategie für die Suche selbst festlegen. Um bei der Suche schnell voranzukommen und sich nicht in Details zu verzetteln, würde ich Grobrecherche und Detailrecherche als separate Arbeitsphasen voneinander trennen. Nach der Vorbereitung versuchen Sie sich zuerst einen Überblick über alle potenziellen Förderer zu verschaffen. Dazu wählen Sie die Suchkriterien erst einmal nicht zu eng aus. Wenn Sie dann eine Shortlist möglicher Förderer haben, schließt sich die genaue Auswertung an. Dazu müssen wir meist auf sekundäre Informationsquellen zurückgreifen.
Bei allen Schritten ist es wichtig, stets ein Suchprotokoll zu führen, damit Sie den Überblick behalten, welche Suchkombinationen und Informationsquellen Sie bereits ausgewertet haben.
1. Vorbereitung
Bei der Vorbereitung meiner Suche gehe ich wie folgt vor:
- Ich plane mir mindestens 60 Minuten ungestörte Arbeitszeit ein.
- Ich lege mir das Konzeptpapier über das Vorhaben bereit (wenn es noch nicht vorhanden ist, arbeiten Sie es sorgfältig aus).
- Ich überlege mir, welche Informationsquellen und Verzeichnisse ich nutzen möchte (siehe Teil 1 dieser Blogserie)
- Ich öffne mir eine Tabelle, um die Suche zu protokollieren.
- Ich erstelle mir einen eigenen Favoritenordner in meinem Internetbrowser.
2. Für den ersten Überblick: Die Grobrecherche
Dabei gehen wir wie folgt vor:
- Nutzung von Suchmaske / Inhaltsverzeichnis / Schlagwortverzeichnis der ausgewählten Informationsquellen
- Konzentration auf Ort, Thema / Zielgruppe, zeitliche und formale Vorgaben an den Antragsteller
- Test unterschiedlicher Kombinationen von Suchbegriffen
- Protokollierung der genutzten Suchkombinationen
- Speicherung der Ergebnisse in einer Favoritenliste
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3. Passt es wirklich zusammen? Die Detailrecherche
Neben den Angaben aus den Förderverzeichnissen analysieren ich nun systematisch alle Informationsquellen, die mir einen Einblick geben, was der Förderer wirklich möchte und was er von mir als Antragsteller erwartet. Hilfreich sind insbesondere:
- Ausschreibungstext und die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen
- Anleitungen zum Antragsprozess
- Dokumente mit den FAQ / häufige Fragen
- Ausschlussliste (Das fördern wir nicht …)
- Antragsformular
- Glossar
- Auswertung von sekundären Informationsquellen wie z. B. Internetseite des Förderers (geförderte Projekte, Jahresberichte)
- News über Förderer und geförderte Aktivitäten (über Suchmaschine)
4. Telefonische oder persönliche Kontaktaufnahme
In meinen Seminaren und bei Beratungsmandaten werde ich immer wieder gefragt, ob man vor der Antragstellung Kontakt zur Förderinstitution aufnehmen soll oder darf.
Meine Antwort lautet dann immer: JA!
Eine Grundregel aus unserer Beratungspraxis: Wir fangen mit der Antragstellung nicht an, bevor wir nicht direkten Kontakt mit dem Förderer aufgebaut haben.
In der Regel freuen sich die Mitarbeiter der Förderinstitution, wenn sie behilflich sein können. Das gehört mit zu ihrer Stellenbeschreibung. Klären Sie in einem persönlichen Gespräch alle Punkte der Förderbedingungen, bei denen Sie unsicher sind.
Durch die persönliche Ansprache können Sie Folgendes erreichen:
- Sie erfahren, ob ein Antrag überhaupt sinnvoll ist und ob es offene oder verdeckte Ausschlusskriterien gibt.
- Sie erhalten Informationen über die augenblickliche Antragssituation.
- Sie gewinnen zusätzliche Informationen über die Rahmenbedingungen einer Antragsstellung.
- Sie finden einen persönlichen Ansprechpartner oder Ansprechpartnerin und bauen eine Beziehung zu ihm auf.
Die Förderinstitution profitiert ebenfalls von diesem Gespräch
- Potenzielle Anträge, die grundsätzlich nicht in das Förderspektrum passen, werden gar nicht erst gestellt.
- Die Kontaktaufnahme ist ein erster Hinweis auf das hohe Engagement des Antragstellenden.
- Die Qualität der Anträge kann durch konkrete Vorschläge gesteigert werden.
Ich habe auf diesem Weg immer wieder hilfreiche Tipps bekommen, die in den Ausschreibungsunterlagen nicht zu finden waren.
Folgende Kommunikationswege stehen Ihnen in der Regel offen:
- Telefonischer Kontakt (ist unaufwendig, hat sehr persönlichen Charakter und verursacht auch beim Angerufenen relativ wenig Aufwand)
- E-Mail (flexibel, verbindlicher als das Telefon, Gefahr der „Schludrigkeit“ bei der Formulierung, zusätzlich geeignet zur Ergebnissicherung in Form einer Zusammenfassung eines Telefongesprächs)
- Brief (hat förmlichen Charakter und hohe Verbindlichkeit, ist relativ aufwendig in der Bearbeitung)
- Persönlicher Kontakt im Rahmen eines Besuchs oder Treffens (hat sicher die stärkste Wirkung, ist aber nur im Ausnahmefall möglich)
Nach meiner Erfahrung sind die meisten Gesprächspartner bei der mündlichen Kommunikation deutlich auskunftsfreudiger. Dabei gilt aber die Grundregel: Beachten Sie, welche Kommunikationswege die Ansprechpartner beim potenziellen Förderer bevorzugen.
Die Kontaktaufnahme sollte gut vorbereitet sein. Es ist schon sehr peinlich, wenn man Fragen stellt, die man sich mit einem Blick in die Ausschreibung sofort selbst beantworten könnte.
Sie sollten sich Ihre Konzeption bereit legen und überlegen, wie Sie Ihr Vorhaben mit drei oder vier Sätzen anschaulich darstellen können. Auch wenn Ihr Gesprächspartner Sie bittet, doch schnell mal eine Projektskizze zu e-mailen, sollte Sie das nicht in Verlegenheit bringen.
Seien Sie also nicht schüchtern, sondern nutzen Sie diese hervorragende Möglichkeit, zusätzliche Informationen zu gewinnen und eine persönliche Beziehung aufzubauen.
Aufbau des eigenen Förderverzeichnisses
Der Traum aller Fördermittel-Fundraiser und Fundraiserinnen ist ein öffentliches, am besten kostenloses Förderverzeichnis, in dem alle Fördermöglichkeiten für gemeinnützige Organisationen in Deutschland verzeichnet sind. Dieser Traum lässt sich im Großen aber leider nicht verwirklichen.
Kein Dienstleister kann die föderalistischen und dezentralen Förderstrukturen in Deutschland vollständig abbilden. Das scheitert zum einem an der schieren Anzahl von Fördermöglichkeiten. Ich gehe von weit mehr als 20.000 einzelnen Fördermöglichkeiten verstreut über die Bundesrepublik aus.
Zum anderen veröffentlichen viele Förderer keine Daten im Internet (weniger als 50 % der Stiftungen in Deutschland haben eine eigene Internetseite) und viele haben auch kein Interesse daran, allzu bekannt zu werden. Ein weiterer Nachteil eines solchen Verzeichnisses wäre für alle, die sich mit viel Mühe ihre eigenen Kontakte aufgebaut haben, dass auf einmal der Wettbewerb um Fördermittel exponentiell ansteigen würde.
Etwa 80 % aller Förderinstitutionen in Deutschland fördern regional und lokal begrenzt. Aus diesem Grund ist es so wichtig, sich mit einem eigenen Verzeichnis einen Überblick über diese Förderer aus der Nachbarschaft zu verschaffen.
Sie können aber gezielt ein eigenes Förderverzeichnis aufbauen, das genau zu Ihren Bedürfnissen passt. Dazu müssen Sie glücklicherweise aber nicht zehntausende Fördermöglichkeiten in Deutschland kennen. Sie suchen ja nur diejenigen Finanzierungsmöglichkeiten, die zu Ihrem Tätigkeitsfeld, Ihrem regionalen Umfeld und Ihrer Organisation passen.
Mit welcher Technik Sie Ihr Verzeichnis aufbauen, ist dabei eher sekundär.
Mögliche Tools für den Aufbau des eigenen Förderverzeichnisses:
- Karteikarten/Hängeregister
- Excel- oder Accesstabellen
- Google-Dokumente oder -Tabellen
- CRM-Tools/Kundendatenbanken
- Microsoft Teams oder andere Kooperations- und Projektmanagementtools
Wichtig ist, dass Sie möglichst schnell beginnen.
Mit der folgenden Checkliste haben Sie eine Übersicht, welche Datenfelder Ihr Förderverzeichnis berücksichtigen sollte.
Checkliste für die Felder eines eigenen Förderverzeichnisses
Informationen zur Förderinstitution
Informationen zu den konkreten Förderkriterien
Interne Ansprechpartner und Kontakhistorie
Immer am Ball bleiben: Laufende Informationssammlung
Der Fördermarkt ist in beständiger Bewegung. Jedes Jahr werden mehrere hundert neue Stiftungen gegründet. Durch politische Wechsel und gezielte Lobbyarbeit ergeben sich neue Fördermöglichkeiten durch die öffentliche Hand, sowohl vor Ort (in der Kommune und im Landkreis) als auch auf Landes-, Bundes- und EU-Ebene. Auch bestehende Förderinstitutionen überarbeiten regelmäßig ihre Förderausrichtung, wie z. B. die Allianz Foundation, die ihr Förderprogramm 2022/23 komplett neu ausgerichtet hat.
Wenn Ihre Organisationen von neuen Förderchancen profitieren soll, müssen Sie sich darum kümmern, von diesen Veränderungen zu erfahren. Dazu ist es zusätzlich notwendig, die bestehenden Förderbeziehungen zu pflegen, auch wenn gerade vielleicht kein gemeinsames Vorhaben durchgeführt wird.
Durch folgende Instrumente behalten Sie den Überblick über die Entwicklungen des Fördermarktes
- Regelmäßiger Besuch der Internetseiten Ihrer wichtigsten Förderer
- Teilnahme an Veranstaltungen von Förderern
- Persönlicher Kontakt auf Fachtagungen und -kongressen (z. B. consozial)
- Einladung der Förderer zu eigenen Veranstaltungen
- Abo der Newsletter von Förderern, Netzwerken, Dach- und Wohlfahrtsverbänden
- Regelmäßige Auswertung der Tages- und Fachpresse
- Eintragen in den Newsletter der Fachgruppe Fördermittel-Fundraising beim Deutschen Fundraising Verband DFRV
- Nutzung des Fördermittelführers Online. Das vierköpfige Redaktionsteam veröffentlicht wöchentlich Neuigkeiten aus der Welt der Fördermittel.
- Austausch mit Kolleginnen und Kollegen in Fachgruppen, Arbeitskreisen etc.
Fazit: Übung macht den Meister
Neben der guten Vorbereitung und konzentrierten Umsetzung der Recherche profitiert man in diesem Bereich stark von gemachten Erfahrungen. Die Qualität und die Funktionalität der verschiedenen Verzeichnisse und Datenbanken ist äußerst unterschiedlich. Häufig muss man einiges ausprobieren, bevor man befriedigende Ergebnisse bekommt. Je intensiver man in diesem Bereich arbeitet, desto schneller kommt man zu Ergebnissen.
Je mehr Sie recherchieren und insbesondere je weiter Sie Ihr eigenes Förderverzeichnis aufgebaut und gepflegt haben, desto weniger müssen Sie tatsächlich recherchieren. Aus diesem Grund spricht vieles dafür, die Recherche auf möglichst wenige Stellen in einer Organisation zu konzentrieren.
Mit der Zeit bekommt man ein Gefühl dafür, welche Themen sich grundsätzlich eignen und in welchen Fällen wahrscheinlich auch die intensivste Suche zu keinen Ergebnissen führen wird. Es gibt einfach Projektideen, die keine Förderaussichten haben.
Welche Erfahrungen haben Sie bei der Recherche gemacht? Welche Tools und Vorgehensweisen können Sie empfehlen? Ich freue mich auf Ihre Kommentare!
